Was die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung 2026 umfasst, welche Gesetze und Urteile gelten, welche Methoden zulässig sind, was der Reformentwurf vorsieht und wie Arbeitgeber sie praktisch umsetzen.
Kurz beantwortet: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen – Beginn, Ende und Dauer einschließlich Überstunden. Das folgt aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) in Verbindung mit § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz und gilt für alle Betriebe, unabhängig von der Größe. Die Form ist derzeit frei: Papier, Excel, App oder Terminal sind zulässig, solange das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Ein Referentenentwurf des BMAS vom Juni 2026 sieht künftig eine elektronische Erfassung mit gestaffelten Übergangsfristen vor; beschlossen ist er noch nicht.
Stand: Oktober 2026.
| Quelle | Inhalt |
|---|---|
| EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 | Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystem verpflichten |
| BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 | Pflicht zur Erfassung besteht in Deutschland bereits heute, abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich aufzeichnen, zwei Jahre aufbewahren |
| § 17 MiLoG | Minijobs und Branchen nach § 2a SchwarzArbG: Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum siebten Tag aufzeichnen, zwei Jahre aufbewahren |
| § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG | Betriebsrat bestimmt bei technischen Erfassungssystemen mit (über das Wie, nicht das Ob) |
Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber und gilt für alle Arbeitnehmer: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Werkstudierende, Auszubildende, Homeoffice und Außendienst. Ausgenommen sind leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG (§ 18 ArbZG). Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden; verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.
| Pflicht | Empfehlung |
|---|---|
| Beginn der Arbeitszeit | Pausen mit Beginn und Ende |
| Ende der Arbeitszeit | Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) |
| Dauer inkl. Überstunden | Kennzeichnung von Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit für Zuschläge |
| Methode | Zulässig heute | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
| Stundenzettel auf Papier | ja | kostenlos, sofort einsetzbar | fehleranfällig, kaum auswertbar |
| Excel-Vorlage | ja | einfach, auswertbar | Manipulation leicht, manuelle Übertragung |
| Terminal / Stempeluhr | ja | objektiv, verlässlich | ortsgebunden, Hardwarekosten |
| App / Software | ja (künftig Standard) | mobil, Schnittstelle zur Lohnabrechnung | Einführung und Mitbestimmung nötig |
Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit verzichtet – nicht auf ihre Erfassung. Beschäftigte können ihre Zeiten selbst aufzeichnen; der Arbeitgeber muss Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten erkennen können. Mehr dazu: Vertrauensarbeitszeit 2026.
Der Referentenentwurf des BMAS vom Juni 2026 ist noch nicht vom Kabinett beschlossen; Inhalte können sich im Verfahren ändern. Geplant ist:
| Punkt | Entwurf (Stand Juni 2026) |
|---|---|
| Form | elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer am Tag der Arbeitsleistung |
| Aufbewahrung | mindestens zwei Jahre |
| Übergang | 1 Jahr für alle, 2 Jahre unter 250 Beschäftigte, 5 Jahre unter 50 Beschäftigte |
| Kleinbetriebe | bis 10 Beschäftigte dauerhaft auch nicht-elektronisch |
| Tarifverträge | können Ausnahmen und eine Erfassung bis zu sieben Tage später zulassen |
| Wochenhöchstarbeitszeit | statt täglicher Höchstgrenze per Tarifvertrag möglich; 48 Stunden im Durchschnitt bleiben |
Details: Arbeitszeitgesetz-Reform 2026.
Die erfassten Zeiten sind die Grundlage für Überstundenvergütung, steuerfreie Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge (§ 3b EStG verlangt Einzelaufzeichnung), Mindestlohnprüfung und Arbeitszeitkonten. Mit der Taxmaro-Zeiterfassung landen die Stunden direkt bei der Kanzlei, die sie in die Abrechnung übernimmt.
Taxmaro ist die Austauschplattform zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei. Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Fahrten und Personaldokumente werden einmal digital erfasst und gehen strukturiert an die Kanzlei, die damit in ihrem Lohnprogramm (zum Beispiel DATEV, Addison oder Agenda) abrechnet. Rückfragen und Belege laufen über denselben Kanal statt über E-Mail und Papier.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Ja. Der Arbeitgeber verzichtet dabei auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit, nicht auf die Erfassung. Beschäftigte können ihre Zeiten selbst aufzeichnen.
