Die Arbeitszeiterfassung per Excel-Vorlage ist für viele Unternehmen der einfachste Einstieg in eine rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeiten. Spätestens seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden lückenlos dokumentieren. Eine Excel-Vorlage ist dabei oft die pragmatische Lösung – besonders für kleine und mittlere Unternehmen.
Eine Excel-Arbeitszeiterfassung ist eine Tabelle, in der Mitarbeitende täglich dokumentieren:
Sie dient als Nachweis gegenüber Behörden, als Grundlage für die Lohnabrechnung und als Schutz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen (§ ArbSchG i. V. m. BAG-Urteil).
Dabei gilt:
✅ Arbeitszeiten müssen täglich und vollständig erfasst werden
✅ Beginn, Ende und Pausen müssen dokumentiert sein
✅ Aufbewahrungspflicht der Daten (mind. 2 Jahre, teilweise länger aus Nachweisgründen)
✅ Kontrolle, dass Mitarbeitende die Zeiten tatsächlich führen
✅ Datenschutz beachten (personenbezogene Daten)
Wichtig: Die Verantwortung liegt immer beim Arbeitgeber, auch wenn der Mitarbeiter die Tabelle selbst ausfüllt.
Arbeitnehmer sind verpflichtet:
Falsche oder fehlende Einträge können arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.
Die Excel-Zeiterfassung ist oft die Basis für die Lohnabrechnung, insbesondere bei:
Fehlerhafte Zeiterfassung führt direkt zu falscher Lohnabrechnung – und damit zu Haftungsrisiken für Arbeitgeber.
Eine digitale Lösung wie Taxmaro automatisiert diesen Prozess und überträgt Zeiten direkt in die Lohnabrechnung.
Excel ist ein guter Start, aber:
❌ keine automatische Plausibilitätsprüfung
❌ keine direkte Übergabe an die Lohnsoftware
❌ fehleranfällig bei manueller Berechnung
❌ hoher Verwaltungsaufwand
Daher wechseln viele Unternehmen später zu einer digitalen Zeiterfassung mit direkter Payroll-Anbindung.
Diese Vorlage enthält alle erforderlichen Felder für eine rechtssichere Dokumentation:
Die Arbeitszeiterfassung per Excel-Vorlage erfüllt die gesetzlichen Mindestanforderungen und eignet sich besonders für kleine Unternehmen. Für eine fehlerfreie Lohnabrechnung und weniger Verwaltungsaufwand empfiehlt sich jedoch eine digitale Lösung mit direkter Payroll-Integration wie Taxmaro.
