Spesen-Pauschalen ersetzen Mehraufwendungen auf Dienstreisen ohne Einzelnachweis: 14 Euro Verpflegung ab 8 Stunden, 28 Euro bei 24 Stunden, 20 Euro Übernachtungspauschale. Kürzungen bei gestelltem Frühstück oder Mittagessen, Auslandssätze und Praxis für Arbeitgeber 2026.
Die Spesen-Pauschale ist die steuerfreie Erstattung von Verpflegungs- und Übernachtungsmehraufwand auf Dienstreisen. Werte 2026: 14/28 Euro Verpflegung, 20 Euro Übernachtung, länderspezifische Auslandspauschalen. Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten und die Drei-Monats-Frist sind die wichtigsten Stolperfallen. Dieser Glossar-Eintrag fasst alles Wichtige für Arbeitgeber zusammen.
Der Begriff "Spesen" stammt aus dem Italienischen (spese = Ausgaben) und bezeichnet im deutschen Steuerrecht beruflich veranlasste Mehraufwendungen auf Auswärtstätigkeiten. Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 4a EStG für Verpflegung und R 9.7 LStR für Übernachtungen.
Die Pauschale ist ein vom Bundesfinanzministerium festgelegter Betrag, den Arbeitgeber ohne Einzelnachweis steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten dürfen – das spart Belegaufwand und vereinfacht die Reisekostenabrechnung.
Jeder Mitarbeiter hat höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Diese ist der ortsfeste Standort, dem der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Erst Tätigkeiten außerhalb dieser Stätte sind Dienstreisen.
Ein gesetzlicher Anspruch auf Erstattung besteht nicht unmittelbar aus dem Steuerrecht – meist regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung den Anspruch. Häufig wird auf das Reisekostenrecht des Bundes verwiesen.
| Abwesenheit | Pauschale 2026 |
|---|---|
| Mehr als 8 Stunden (eintägig) | 14 Euro |
| 24 Stunden (voller Tag) | 28 Euro |
| An- und Abreisetag (mehrtägig) | 14 Euro je Tag |
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen nach BMF-Schreiben. Beispiele 2026:
Wird ein privater Pkw für Dienstfahrten genutzt, erstattet der Arbeitgeber 0,30 Euro pro Kilometer (für Motorrad/Moped 0,20 Euro). Mehr dazu im Glossar Kilometerpauschale 2026.
Stellt der Arbeitgeber Verpflegung (z. B. Hotelfrühstück, Geschäftsessen), wird die Tagespauschale gekürzt:
Bei längerfristigen Einsätzen am gleichen Ort entfällt die Verpflegungspauschale nach drei Monaten. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen.
Bei berufsbedingter doppelter Haushaltsführung gelten die Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate.
Zahlt der Arbeitgeber höhere Verpflegungspauschalen als gesetzlich vorgesehen, kann der übersteigende Teil bis zur doppelten Pauschale mit 25 Prozent pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 EStG).
Die inländischen Verpflegungspauschalen wurden in den letzten Jahren mehrfach diskutiert. Stand Mai 2026 gelten weiterhin 14/28 Euro im Inland und 20 Euro Übernachtungspauschale. Auslandspauschalen werden jährlich vom BMF aktualisiert (Schreiben für 2026).
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