Die Kilometerpauschale 2026 ermöglicht Arbeitnehmern und Arbeitgebern den pauschalen Ansatz von Fahrtkosten. Neu seit 1.1.2026: einheitlich 0,38 Euro pro Pendler-Kilometer ab dem ersten Kilometer (Steueränderungsgesetz 2025). Dienstreisen bleiben bei 0,30 EUR/km.
Die Kilometerpauschale 2026 regelt, wie viel Arbeitnehmer und Arbeitgeber pro gefahrenen Kilometer steuerfrei abrechnen können. Für Dienstreisen mit Privat-Pkw gilt der Satz von 0,30 Euro je Kilometer (unverändert). Für Pendler gilt seit dem 1. Januar 2026 die vereinheitlichte Entfernungspauschale von 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer – die bisherige Staffelung entfällt. Dieser Glossar-Eintrag fasst alles Wichtige für Arbeitgeber zusammen.
Die Kilometerpauschale ist ein gesetzlich festgelegter Pauschalsatz, mit dem Fahrtkosten steuerlich abgerechnet werden, ohne Einzelnachweise für Benzin, Versicherung oder Verschleiß führen zu müssen. Sie kommt in zwei Varianten vor: als Reisekostenpauschale bei Dienstreisen mit privatem Pkw und als Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) für den Arbeitsweg.
Rechtsgrundlage für Dienstreisen ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG in Verbindung mit dem BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten. Die Entfernungspauschale regelt § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG.
Der Unterschied ist wichtig: Reisekostenpauschale wird vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet (oder als Werbungskosten abgesetzt) und gilt für jeden gefahrenen Kilometer. Entfernungspauschale wird nur für die einfache Entfernung Wohnung-Arbeit angesetzt und nur bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers als Werbungskosten geltend gemacht.
Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 (Bundestag-Beschluss vom 4.12.2025, Bundesrats-Zustimmung am 19.12.2025) wurde die Entfernungspauschale grundlegend reformiert. Seit dem 1. Januar 2026 gilt:
Politische Begründung: Berufspendler werden ab 2026 um insgesamt rund 1,1 Milliarden Euro jährlich entlastet, ab 2027 sogar rund 1,9 Milliarden. Insbesondere Pendler mit kurzen Wegen profitieren – sie hatten zuvor nur 0,30 EUR für alle ihre Kilometer.
Wer mit dem Privat-Pkw Dienstreisen unternimmt, kann pro gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt) 0,30 Euro vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen oder als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen. Der Reisekostensatz bleibt 2026 unverändert bei 0,30 EUR/km.
Arbeitnehmer mit eigenem Hausstand erhalten die Entfernungspauschale: 0,38 Euro je Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer (Stand 2026, einheitlich seit 1.1.2026). Maximal angesetzt werden 4.500 Euro pro Jahr, sofern kein eigenes Fahrzeug genutzt wird.
Bei betrieblicher Nutzung des Privat-Pkw können 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer als Betriebsausgabe abgezogen werden. Voraussetzung: Fahrtenbuch oder einfache Aufzeichnung von Datum, Ziel und Zweck.
Für mitgenommene Kollegen kommen 0,02 Euro je Kilometer hinzu (Mitnahmeentschädigung); für Motorrad-Mitfahrer gelten gesonderte Sätze.
Ein Arbeitnehmer fährt mit dem Privat-Pkw 250 km zum Kunden und 250 km zurück. Berechnung: 500 km x 0,30 EUR = 150 Euro steuerfreie Reisekostenerstattung.
Entfernung Wohnung-Arbeit: 35 km. Arbeitstage: 220 pro Jahr. Berechnung: 35 km x 0,38 EUR x 220 Tage = 2.926 Euro Werbungskosten.
Zum Vergleich – vor der Reform (2025): 35 km x (20 x 0,30 + 15 x 0,38) x 220 = (6,00 + 5,70) x 220 = 2.574 Euro. Die Reform bringt diesem Pendler +352 Euro Werbungskosten pro Jahr.
| Anwendung | Satz 2026 | Hinweis |
|---|---|---|
| Dienstreise Pkw | 0,30 EUR/km gefahren | Hin- und Rückfahrt |
| Dienstreise Motorrad/Roller | 0,20 EUR/km | Auch E-Bike |
| Mitnahme Kollege | +0,02 EUR/km | Je Person |
| Pendlerpauschale (NEU) | 0,38 EUR/km einheitlich | Ab km 1, einfache Entfernung |
| Entfernung Wohnung-Arbeit | Pendlerpauschale 2025 (alt) | Pendlerpauschale 2026 (neu) | Mehr Werbungskosten/Jahr |
|---|---|---|---|
| 10 km | 660 € | 836 € | +176 € |
| 20 km | 1.320 € | 1.672 € | +352 € |
| 35 km | 2.574 € | 2.926 € | +352 € |
| 50 km | 3.834 € | 4.180 € | +346 € |
Berechnung jeweils mit 220 Arbeitstagen pro Jahr.
Wer einen Dienstwagen nutzt, kann keine Kilometerpauschale ansetzen. Stattdessen erfolgt die Versteuerung des geldwerten Vorteils nach der 1-Prozent-Regelung oder per Fahrtenbuch.
Beide Pendler können die Entfernungspauschale für ihre jeweils einfache Wegstrecke ansetzen – ohne dass sie tatsächlich selbst fahren. Der Fahrer profitiert zudem von der Mitnahmeentschädigung bei Dienstreisen.
Bei beruflich bedingtem Zweitwohnsitz können wöchentliche Heimfahrten mit der Entfernungspauschale abgerechnet werden – eine pro Woche zwischen Zweitwohnsitz und Familienwohnsitz.
Arbeitgeber, die Pendlerfahrten als Dienstreisen erstatten, verursachen Lohnsteuernachforderungen und Säumniszuschläge. Die strikte Trennung von regelmäßiger Arbeitsstätte und auswärtiger Tätigkeit ist Pflicht.
Die Reisekostenpauschale für Dienstreisen mit Privat-Pkw bleibt 2026 unverändert bei 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer. Eine im Koalitionsvertrag diskutierte Anhebung wurde bislang nicht umgesetzt.
Die Entfernungspauschale wurde mit dem Steueränderungsgesetz 2025 ab dem 1.1.2026 auf einheitlich 0,38 Euro pro Kilometer ab dem ersten Kilometer angehoben – die bisherige Befristung der erhöhten Pauschale wurde damit überholt. Auch die Mobilitätsprämie für Geringverdiener wurde dauerhaft entfristet.
Neu ab 2026: Die elektronische Belegführung in Reisekostenabrechnungen ist im Rahmen der E-Rechnungspflicht (Wachstumschancengesetz) zunehmend Standard – manuelle Excel-Vorlagen werden in Prüfungen kritischer hinterfragt.
Reisekosten korrekt abrechnen 2026
Taxmaro hilft Arbeitgebern bei der rechtssicheren Abrechnung von Kilometerpauschalen, Dienstreisen und Pendlerpauschale.
-> Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.
