Die Kilometerpauschale 2026 ermoeglicht Arbeitnehmern und Arbeitgebern den pauschalen Ansatz von Fahrtkosten. Dieser Glossar-Eintrag zeigt aktuelle Saetze, Berechnungsbeispiele, Unterschiede zwischen Reisekosten- und Entfernungspauschale sowie typische Fehler.
Die Kilometerpauschale 2026 regelt, wie viel Arbeitnehmer und Arbeitgeber pro gefahrenen Kilometer steuerfrei abrechnen koennen. Fuer Dienstreisen mit Privat-Pkw gilt der Satz von 0,30 Euro je Kilometer; fuer Pendler die Entfernungspauschale. Dieser Glossar-Eintrag fasst alles Wichtige fuer Arbeitgeber zusammen.
Die Kilometerpauschale ist ein gesetzlich festgelegter Pauschalsatz, mit dem Fahrtkosten steuerlich abgerechnet werden, ohne Einzelnachweise fuer Benzin, Versicherung oder Verschleiss fuehren zu muessen. Sie kommt in zwei Varianten vor: als Reisekostenpauschale bei Dienstreisen mit privatem Pkw und als Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) fuer den Arbeitsweg.
Rechtsgrundlage fuer Dienstreisen ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG in Verbindung mit dem BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten. Die Entfernungspauschale regelt § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG.
Der Unterschied ist wichtig: Reisekostenpauschale wird vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet (oder als Werbungskosten abgesetzt) und gilt fuer jeden gefahrenen Kilometer. Entfernungspauschale wird nur fuer die einfache Entfernung Wohnung-Arbeit angesetzt und nur bei der Steuererklaerung des Arbeitnehmers als Werbungskosten geltend gemacht.
Wer mit dem Privat-Pkw Dienstreisen unternimmt, kann pro gefahrenen Kilometer (Hin- und Rueckfahrt) 0,30 Euro vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen oder als Werbungskosten in der Steuererklaerung absetzen.
Arbeitnehmer mit eigenem Hausstand erhalten die Entfernungspauschale: 0,30 Euro je Entfernungskilometer fuer die ersten 20 km, 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer (Stand 2026). Maximal angesetzt werden 4.500 Euro pro Jahr, sofern kein eigenes Fahrzeug genutzt wird.
Bei betrieblicher Nutzung des Privat-Pkw koennen 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer als Betriebsausgabe abgezogen werden. Voraussetzung: Fahrtenbuch oder einfache Aufzeichnung von Datum, Ziel und Zweck.
Fuer mitgenommene Kollegen kommen 0,02 Euro je Kilometer hinzu (Mitnahmeentschaedigung); fuer Motorrad-Mitfahrer gelten gesonderte Saetze.
Ein Arbeitnehmer faehrt mit dem Privat-Pkw 250 km zum Kunden und 250 km zurueck. Berechnung: 500 km x 0,30 EUR = 150 Euro steuerfreie Reisekostenerstattung.
Entfernung Wohnung-Arbeit: 35 km. Arbeitstage: 220 pro Jahr. Berechnung: (20 km x 0,30 EUR + 15 km x 0,38 EUR) x 220 Tage = (6,00 + 5,70) x 220 = 11,70 x 220 = 2.574 Euro Werbungskosten.
| Anwendung | Satz 2026 | Hinweis |
|---|---|---|
| Dienstreise Pkw | 0,30 EUR/km gefahren | Hin- und Rueckfahrt |
| Dienstreise Motorrad/Roller | 0,20 EUR/km | Auch E-Bike |
| Mitnahme Kollege | +0,02 EUR/km | Je Person |
| Pendler 1.-20. km | 0,30 EUR/km | Einfache Entfernung |
| Pendler ab 21. km | 0,38 EUR/km | Befristet bis 2026 |
Wer einen Dienstwagen nutzt, kann keine Kilometerpauschale ansetzen. Stattdessen erfolgt die Versteuerung des geldwerten Vorteils nach der 1-Prozent-Regelung oder per Fahrtenbuch.
Beide Pendler koennen die Entfernungspauschale fuer ihre jeweils einfache Wegstrecke ansetzen - ohne dass sie tatsaechlich selbst fahren. Der Fahrer profitiert zudem von der Mitnahmeentschaedigung bei Dienstreisen.
Bei beruflich bedingtem Zweitwohnsitz koennen woechentliche Heimfahrten mit der Entfernungspauschale abgerechnet werden - eine pro Woche zwischen Zweitwohnsitz und Familienwohnsitz.
Arbeitgeber, die Pendlerfahrten als Dienstreisen erstatten, verursachen Lohnsteuernachforderungen und Saeumniszuschlaege. Die strikte Trennung von regelmaessiger Arbeitsstaette und auswaertiger Taetigkeit ist Pflicht.
Die Reisekostenpauschale fuer Dienstreisen mit Privat-Pkw bleibt 2026 unveraendert bei 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer. Eine im Koalitionsvertrag diskutierte Anhebung wurde bislang nicht umgesetzt.
Die erhoehte Entfernungspauschale von 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer ist bis Ende 2026 befristet. Ohne Verlaengerung gilt ab 2027 wieder einheitlich 0,30 Euro - Arbeitgeber sollten Erstattungssysteme rechtzeitig anpassen.
Neu ab 2026: Die elektronische Belegfuehrung in Reisekostenabrechnungen ist im Rahmen der E-Rechnungspflicht (Wachstumschancengesetz) zunehmend Standard - manuelle Excel-Vorlagen werden in Pruefungen kritischer hinterfragt.
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