Die Entgeltabrechnung dokumentiert das Arbeitsentgelt eines Mitarbeitenden nach gesetzlichen Vorgaben. Dieser Glossar-Eintrag erklärt Pflichtinhalte nach § 108 GewO, SV-Beiträge, Lohnsteuerklassen und neue Anforderungen 2026.
Die Entgeltabrechnung (auch: Gehaltsabrechnung, Lohnabrechnung) ist die monatliche Aufstellung über Brutto-, Netto- und gesetzliche Abzüge eines Arbeitnehmers. § 108 GewO macht sie zur Pflicht. Dieser Glossar-Eintrag fasst alles Wichtige für Arbeitgeber zusammen.
Die Entgeltabrechnung ist ein schriftliches Dokument, in dem der Arbeitgeber den monatlichen Lohn eines Beschäftigten transparent darstellt. Sie umfasst Bruttoentgelt, gesetzliche Abzüge (Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge), freiwillige Abzüge (z.B. VWL) und das auszuzahlende Nettoentgelt.
Rechtsgrundlage ist § 108 Gewerbeordnung (GewO): Der Arbeitgeber muss bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform erteilen, die über Abrechnungszeitraum, Zusammensetzung des Arbeitsentgelts und Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen und Abzüge informiert.
Die Entgeltabrechnung dient drei Zwecken: Information des Arbeitnehmers, Nachweis gegenüber Behörden (Finanzamt, Sozialversicherung, Prüfdienst) und Beleg für Banken, Vermieter oder Förderstellen.
Unabhängig von Betriebsgröße oder Beschäftigungsart - vom Minijob über Teilzeit bis Vollzeit - muss jede Lohnzahlung mit einer Entgeltabrechnung dokumentiert werden.
Auch für geringfügig Beschäftigte ist eine Abrechnung verpflichtend, obwohl die Abzüge geringer sind (pauschale Beiträge an Minijob-Zentrale).
Die Ausbildungsvergütung erfordert ebenfalls eine Entgeltabrechnung mit allen Pflichtangaben.
Spezielle Regelungen zur Sozialversicherung gelten - die Abrechnung muss diese korrekt abbilden (z.B. Werkstudentenprivileg).
| Block | Inhalt |
|---|---|
| Kopf | Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Personalnummer, SV-Nummer, Steuerklasse, Konfession |
| Brutto | Grundgehalt, Zuschläge, Sachbezüge, geldwerte Vorteile |
| Steuerabzug | Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag (bei Schwellen), Kirchensteuer |
| SV-Abzug | Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung (AN-Anteil) |
| Netto | Auszahlungsbetrag, Konto, Verwendungszweck |
Bruttogehalt: 3.500 EUR, Steuerklasse I, keine Kirche, 30 Jahre, Pflichtmitglied GKV. Abzüge:
Lohnsteuer: ca. 480 EUR Solidaritätszuschlag: 0 EUR (unter Freigrenze) Krankenkasse (AN): ca. 270 EUR (7,3% + ZB) Rentenversicherung: ca. 325 EUR (9,3%) Arbeitslosenvers.: ca. 46 EUR (1,3%) Pflegeversicherung: ca. 63 EUR (1,8% + Kinderzuschläge) Summe Abzüge: ca. 1.184 EUR Netto: ca. 2.316 EUR
Hinweis: Werte sind illustrativ; tatsächliche Beitragssätze 2026 können abweichen (Sonderbeitrag GKV ca. 1,7-2,0%, Pflegeversicherung mit Kinderabschlägen nach KVPpV).
Sachbezüge wie Dienstwagen, Kantine oder Jobticket müssen brutto angegeben und sozialversicherungspflichtig abgerechnet werden. Die 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch sind zu beachten.
Urlaubs- und Weihnachtsgeld unterliegen der Märzklausel (Aufrollung) und der Verteilung auf Beitragsbemessungsgrenzen. Falsche Abrechnung führt zu Nachforderungen.
Bei Lohnpfändungen ist der pfändungsfreie Betrag nach § 850c ZPO zu beachten. Fehler können Schadenersatzansprüche auslösen.
Änderungen werden ab dem Folgemonat der Mitteilung angewendet. Rückwirkende Änderungen sind nur bis zum Jahresende möglich.
Wichtige Änderungen 2026: Die Beitragsbemessungsgrenzen steigen wie üblich. Die Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung wird jährlich angepasst. Aktuelle Werte können über die BMAS-Webseite oder bei der Deutschen Rentenversicherung abgerufen werden.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist seit 2023 Pflicht - sie läuft direkt zwischen Krankenkasse und Arbeitgeber. Fehlerhafte Abrufverfahren können zu falscher Lohnfortzahlung führen.
Mindestlohn 2026: 13,90 Euro pro Stunde. Die Entgeltabrechnung muss bei Stundenlöhnern dies klar dokumentieren - sonst drohen Bußgelder bis 500.000 Euro nach MiLoG.
Die elektronische Lohnsteueranmeldung und der Datenübermittlungsstandard ELStAM bleiben Pflicht; Abrechnungen müssen technisch dazu passen.
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