Die Entgeltabrechnung dokumentiert das Arbeitsentgelt eines Mitarbeitenden nach gesetzlichen Vorgaben. Dieser Glossar-Eintrag erklaert Pflichtinhalte nach § 108 GewO, SV-Beitraege, Lohnsteuerklassen und neue Anforderungen 2026.
Die Entgeltabrechnung (auch: Gehaltsabrechnung, Lohnabrechnung) ist die monatliche Aufstellung ueber Brutto-, Netto- und gesetzliche Abzuege eines Arbeitnehmers. § 108 GewO macht sie zur Pflicht. Dieser Glossar-Eintrag fasst alles Wichtige fuer Arbeitgeber zusammen.
Die Entgeltabrechnung ist ein schriftliches Dokument, in dem der Arbeitgeber den monatlichen Lohn eines Beschaeftigten transparent darstellt. Sie umfasst Bruttoentgelt, gesetzliche Abzuege (Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeitraege), freiwillige Abzuege (z.B. VWL) und das auszuzahlende Nettoentgelt.
Rechtsgrundlage ist § 108 Gewerbeordnung (GewO): Der Arbeitgeber muss bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform erteilen, die ueber Abrechnungszeitraum, Zusammensetzung des Arbeitsentgelts und Art und Hoehe der Zuschlaege, Zulagen und Abzuege informiert.
Die Entgeltabrechnung dient drei Zwecken: Information des Arbeitnehmers, Nachweis gegenueber Behoerden (Finanzamt, Sozialversicherung, Pruefdienst) und Beleg fuer Banken, Vermieter oder Foerderstellen.
Unabhaengig von Betriebsgroesse oder Beschaeftigungsart - vom Minijob ueber Teilzeit bis Vollzeit - muss jede Lohnzahlung mit einer Entgeltabrechnung dokumentiert werden.
Auch fuer geringfuegig Beschaeftigte ist eine Abrechnung verpflichtend, obwohl die Abzuege geringer sind (pauschale Beitraege an Minijob-Zentrale).
Die Ausbildungsverguetung erfordert ebenfalls eine Entgeltabrechnung mit allen Pflichtangaben.
Spezielle Regelungen zur Sozialversicherung gelten - die Abrechnung muss diese korrekt abbilden (z.B. Werkstudentenprivileg).
| Block | Inhalt |
|---|---|
| Kopf | Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Personalnummer, SV-Nummer, Steuerklasse, Konfession |
| Brutto | Grundgehalt, Zuschlaege, Sachbezuege, geldwerte Vorteile |
| Steuerabzug | Lohnsteuer, Solidaritaetszuschlag (bei Schwellen), Kirchensteuer |
| SV-Abzug | Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung (AN-Anteil) |
| Netto | Auszahlungsbetrag, Konto, Verwendungszweck |
Bruttogehalt: 3.500 EUR, Steuerklasse I, keine Kirche, 30 Jahre, Pflichtmitglied GKV. Abzuege:
Lohnsteuer: ca. 480 EUR Solidaritaetszuschlag: 0 EUR (unter Freigrenze) Krankenkasse (AN): ca. 270 EUR (7,3% + ZB) Rentenversicherung: ca. 325 EUR (9,3%) Arbeitslosenvers.: ca. 46 EUR (1,3%) Pflegeversicherung: ca. 63 EUR (1,8% + Kinderzuschlaege) Summe Abzuege: ca. 1.184 EUR Netto: ca. 2.316 EUR
Hinweis: Werte sind illustrativ; tatsaechliche Beitragssaetze 2026 koennen abweichen (Sonderbeitrag GKV ca. 1,7-2,0%, Pflegeversicherung mit Kinderabschlaegen nach KVPpV).
Sachbezuege wie Dienstwagen, Kantine oder Jobticket muessen brutto angegeben und sozialversicherungspflichtig abgerechnet werden. Die 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch sind zu beachten.
Urlaubs- und Weihnachtsgeld unterliegen der Maerzklausel (Aufrollung) und der Verteilung auf Beitragsbemessungsgrenzen. Falsche Abrechnung fuehrt zu Nachforderungen.
Bei Lohnpfaendungen ist der pfaendungsfreie Betrag nach § 850c ZPO zu beachten. Fehler koennen Schadenersatzansprueche ausloesen.
Aenderungen werden ab dem Folgemonat der Mitteilung angewendet. Rueckwirkende Aenderungen sind nur bis zum Jahresende moeglich.
Wichtige Aenderungen 2026: Die Beitragsbemessungsgrenzen steigen wie ueblich. Die Sozialversicherungsrechengroessen-Verordnung wird jaehrlich angepasst. Aktuelle Werte koennen ueber die BMAS-Webseite oder bei der Deutschen Rentenversicherung abgerufen werden.
Die elektronische Arbeitsunfaehigkeitsbescheinigung (eAU) ist seit 2023 Pflicht - sie laeuft direkt zwischen Krankenkasse und Arbeitgeber. Fehlerhafte Abrufverfahren koennen zu falscher Lohnfortzahlung fuehren.
Mindestlohn 2026: 13,90 Euro pro Stunde. Die Entgeltabrechnung muss bei Stundenloehnern dies klar dokumentieren - sonst drohen Bussgelder bis 500.000 Euro nach MiLoG.
Die elektronische Lohnsteueranmeldung und der Datenuebermittlungsstandard ELStAM bleiben Pflicht; Abrechnungen muessen technisch dazu passen.
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