Lohnabrechnung-Software 2026 für KMU: DATEV-Schnittstelle, eAU, GoBD-konform, Self-Service. Vergleich Taxmaro, DATEV, Lexware, Personio – mit Preisen und Implementierungsplan.
Lohnabrechnung war 2015 noch ein Excel-Sheet beim Steuerberater. 2026 ist sie ein vernetztes Compliance-System mit eAU-Schnittstelle, automatisierten SV-Meldungen, GoBD-fester Aufbewahrung und DATEV-Echtzeit-Übergabe. Wer als KMU mit 5 bis 100 Mitarbeitenden eine Lohnabrechnung-Software sucht, steht 2026 vor einer entscheidenden Weichenstellung: selbst rechnen, beim Steuerberater bleiben oder hybrid mit moderner HR-Software arbeiten? Dieser Leitfaden zeigt, was Lohnabrechnung-Software heute leisten muss, was sie kostet und welche Lösung zu welchem Setup passt. Taxmaro fokussiert auf den hybriden Weg: digitale Personalakte und Bewegungsdatenpflege im Unternehmen, Lohnabrechnung beim Steuerberater per nativer DATEV-Schnittstelle. GoBD-konform, ab dem ersten Tag, mit Microsoft-365-Integration und in 6 bis 8 Wochen produktiv.
Lohnabrechnung-Software (auch: Payroll-Software, Gehaltsabrechnung-Software oder Lohnsoftware) berechnet, dokumentiert und meldet die monatliche Vergütung der Mitarbeitenden eines Unternehmens. Sie übernimmt drei Aufgaben gleichzeitig: Berechnung (Brutto, Netto, Steuern, Sozialabgaben, Zuschläge, Sachbezüge, Mehrarbeitszuschläge, Sonn- und Feiertagsstunden), Meldung (Lohnsteueranmeldung an Finanzamt, SV-Meldungen an Krankenkassen, Berufsgenossenschaft, Statistisches Bundesamt) und Dokumentation (Lohnabrechnung als PDF, Lohnkonto, Lohnjournal, Verfahrensdokumentation, GoBD-Aufbewahrung). 2026 sind alle drei Schritte digital, weitgehend automatisiert und revisionssicher.
Im deutschen Markt 2026 dominieren drei Modelle. Modell A: Steuerberater rechnet ab, das Unternehmen liefert nur Bewegungsdaten (Stunden, Boni, Abwesenheiten). Vorteil: fachliche Verantwortung beim Berater, geringer interner Aufwand. Nachteil: Datenbruch und doppelte Pflege. Modell B: Eigene Lohnbuchhaltung, das Unternehmen rechnet selbst mit DATEV LODAS, Lexware lohn+gehalt oder sage Lohn. Vorteil: volle Kontrolle. Nachteil: hoher Personalaufwand, eigene Verantwortung bei Lohnsteueraußenprüfungen. Modell C: Hybrid – das Unternehmen pflegt Stamm- und Bewegungsdaten in einer modernen HR-Software (Taxmaro, Personio, HRworks), die Software übergibt monatlich per DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater. Modell C kombiniert Software-Komfort mit fachlicher Steuerberater-Hoheit und ist für KMU mit 10 bis 80 Mitarbeitenden meist die wirtschaftlichste Variante.
Historisch begann Lohnabrechnung als Hand-Berechnung mit Lohnsteuertabellen, wurde Anfang der 1980er Jahre von DATEV automatisiert und wechselte ab 2015 in die Cloud. Treiber sind die zunehmende Komplexität (Tarifverträge, Pfändungen, betriebliche Altersvorsorge, Mobilitätsbudgets, E-Dienstwagen), die Digitalisierungspflichten (eAU seit 2023, ELStAM, elektronische Beitragsnachweise, A1) und die GoBD-Verschärfung 2027. Eine moderne Lohnabrechnung-Software muss heute wesentlich mehr leisten als reine Berechnung – sie ist die Compliance-Drehscheibe des Unternehmens. Ein Fehler in der Lohnabrechnung kostet nicht nur Vertrauen bei Mitarbeitenden, sondern bei Außenprüfungen schnell fünf- bis sechsstellige Nachzahlungen.
Ab 1.1.2027 müssen Lohn- und SV-Unterlagen 10 Jahre revisionssicher digital aufbewahrt werden. Eine Lohnabrechnung-Software muss daher: jeden Zugriff protokollieren, Änderungen versionieren, Storno- und Korrekturläufe nachvollziehbar machen, ein Audit-Log auf Knopfdruck liefern und eine Verfahrensdokumentation automatisch generieren. DSGVO-Anforderungen kommen hinzu: Datenminimierung, Pseudonymisierung wo möglich, klare Lösch- und Aufbewahrungslogik, technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM-Konzept) und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Software-Anbieter nach Art. 28 DSGVO.
Die meisten deutschen Steuerberater rechnen mit DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt ab. Eine HR- oder Lohn-Software ohne native DATEV-Schnittstelle bedeutet doppelte Erfassung oder fehleranfällige CSV-Exporte, die in der Lohnsteueraußenprüfung schnell auffallen. Wichtig sind: bidirektionale Datenübergabe, automatische Mandanten-Synchronisation, Übergabe von Stammdaten, Bewegungsdaten, Abwesenheiten, Pfändungen und Auszahlungen. Im Idealfall wird der Steuerberater per DATEV Unternehmen online direkt eingebunden.
Seit 2023 müssen Arbeitgeber AU-Bescheinigungen elektronisch bei Krankenkassen abrufen (eAU). Die SV-Meldungen (Beitragsnachweis, Anmeldungen, Abmeldungen, Jahresmeldungen, Sofortmeldungen, GKV-Monatsmeldungen) gehen über das DEÜV-Verfahren elektronisch an die Sozialversicherungsträger. ELStAM (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) werden monatlich beim Finanzamt abgerufen. Bei Auslandsentsendungen ist die A1-Bescheinigung zu beantragen. Eine moderne Lohn-Software automatisiert all das ohne manuelle Schritte – wer 2026 noch Beitragsnachweise per Hand ausfüllt, hat keine produktive Lohnabrechnung.
Das SBV-Verfahren (Schwerbehindertenvertretungs- und Arbeitgeberbeitrag-Verfahren) verlangt elektronische Meldung der Ausgleichsabgabe. Die BEA-Bescheinigung (Bescheinigungen elektronisch annehmen) wird seit 2023 verpflichtend an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt – das spart Mitarbeitenden den Behördengang bei Arbeitslosigkeit oder Elterngeld-Anträgen. Im DEÜV-Verfahren sind 2026 zudem die rDBaV (rückwirkende Datenbestandsabgleiche) für Sozialversicherungsträger und die elektronischen GKV-Monatsmeldungen Pflicht. Taxmaro automatisiert diese Meldungen über die DATEV-Schnittstelle: jede neue oder geänderte Stammdate löst den passenden Meldelauf aus, die Antworten der Krankenkassen werden automatisch in die Personalakte zurückgespielt, und Fristen werden über ein Compliance-Cockpit überwacht. Stolperfallen sind Krankschreibungen über mehrere Monate: Nach Ablauf der 6-wöchigen Lohnfortzahlung beginnt der Krankengeldzuschuss, gleichzeitig sind Beitragsnachweise differenziert zu führen (Beiträge laufen bis zum 78-Wochen-Limit weiter, danach beginnt die ausgesteuerte Phase). Bei rückwirkend nachgereichter eAU müssen frühere Abrechnungen korrigiert, der GKV-Monatsmeldungs-Datensatz storniert und neu eingereicht werden – ein klassischer Fehlerherd, den eine moderne Software automatisch erkennt und vorschlägt.
Mutterschutzlohn, Krankengeldzuschuss, Elternzeit, Pfändungen mit Schutzgrenzen nach §850c ZPO, betriebliche Altersvorsorge nach BetrAVG (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds), Sachbezüge (50-€-Sachbezugsfreigrenze), 49-€-Ticket, E-Dienstwagen-Privatnutzung mit reduzierter Bemessungsgrundlage, Erholungsbeihilfe – die Sonderfälle sind zahlreich und ändern sich jährlich mit jedem Steuer- und Sozialgesetz. Die Software muss diese Fälle out-of-the-box abbilden, nicht erst nach Custom-Entwicklung. Achten Sie darauf, ob der Anbieter regelmäßige Updates zu Beitragsbemessungsgrenzen, Mindestlohn, Pfändungstabelle und Steuerklassen einspielt.
Lohnabrechnungen werden nachträglich korrigiert (vergessene Stunden, falsche Steuerklasse, rückwirkende Tariferhöhung, nachgereichte AU-Bescheinigung). Eine professionelle Software protokolliert jede Korrektur revisionssicher, ohne die Originalabrechnung zu löschen. Mehrere Korrekturen pro Monat sind möglich, Stornos werden nachvollziehbar markiert, und die Differenzen fließen automatisch in den nächsten Beitragsnachweis ein.
Mitarbeitende erwarten 2026, dass sie ihre Lohnabrechnung als verschlüsselte PDF im eigenen Portal abrufen, Bescheinigungen (Verdienstbescheinigung, Arbeitgeberbescheinigung, Bescheinigung für Elterngeld) selbst beantragen und ihre Stammdaten (Adresse, Bankverbindung, Konfession, Steuer-ID) selbst pflegen können. Das spart der HR-Abteilung pro Mitarbeitendem rund eine Stunde pro Jahr und verbessert die Datenqualität signifikant.
Deutsches Cloud-Hosting im ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum ist 2026 Standard. Verschlüsselung in Transit (TLS 1.3) und at Rest (AES-256), Multi-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Penetrationstests und ein Datenschutzbeauftragter beim Anbieter sollten selbstverständlich sein. Bei sensiblen Lohndaten ist ein zusätzlicher Single-Tenant-Mode oft sinnvoll.
Steuerberater und Holdings arbeiten mit Mehrmandanten-Software. Aber auch wachsende Unternehmen brauchen die Möglichkeit, mehrere Tochtergesellschaften, Betriebsstätten oder Lohnarten parallel zu führen. Achten Sie auf flexible Mandanten-Strukturen ohne lineare Preisexplosion und auf einen sauberen Berechtigungs-Mechanismus pro Mandant.
Personen, Verträge, Steuerklassen, Konfession, Krankenkasse, SV-Schlüssel, Sachbezüge, Bankverbindung, Pfändungen, BAV-Verträge. Versionshistorie pro Feld, granular regelbare Zugriffsrechte. Anbindung an die digitale Personalakte mit GoBD-fester Ablage.
Vollautomatische Berechnung mit aktuellen Lohnsteuertabellen, Sozialversicherungsbeiträgen, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Beitragsbemessungsgrenzen für 2026. Tarifverträge und Mehrarbeitszuschläge werden parametriert, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge gemäß §3b EStG steuerfrei berücksichtigt.
Beitragsnachweis, Anmeldung, Abmeldung, Jahresmeldung, Sofortmeldung, GKV-Monatsmeldung, A1-Bescheinigung, Unterbrechungsmeldungen. Vollelektronische Übermittlung an Krankenkassen, Berufsgenossenschaft, Künstlersozialkasse und Statistisches Bundesamt.
Automatischer Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse, Ablage in der Personalakte, Anstoß der Lohnfortzahlung beziehungsweise des Krankengeldzuschusses. Manuelle eAU-Abfragen entfallen vollständig.
Monatliche oder vierteljährliche Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt über ELSTER. Monatlicher ELStAM-Abruf für jeden Mitarbeitenden, automatische Aktualisierung von Steuerklasse, Freibeträgen und Konfession. Bei Doppelbeschäftigung und Steuerklassenwechsel wird automatisch reagiert.
Dienstwagen (1-Prozent-Regelung, Fahrtenbuch, E-Dienstwagen mit reduzierter Bemessung), Mahlzeitengewährung, Jobticket, Erholungsbeihilfe, Sachgeschenke, Internetpauschale, Kindergartenzuschuss – inklusive korrekter Verbeitragung und gegebenenfalls Pauschalversteuerung nach §40 EStG.
Gerichtliche Pfändungen, Abtretungen, Insolvenz-Vorfinanzierung. Die Software berechnet Pfändungs-Freigrenzen nach §850c ZPO automatisch, berücksichtigt Unterhaltspflichten und überweist den pfändbaren Anteil per SEPA an den Gläubiger.
Verpflegungsmehraufwand nach §9 EStG, Übernachtungspauschale, Fahrtkosten, Kilometerpauschale, Tankquittungen, Bewirtungskosten. Direkter Übertrag in die Lohnabrechnung als steuerfreie oder steuerpflichtige Erstattung, Anbindung an Reisekostentools wie Circula oder Mobilexpense.
Lohnjournal, Lohnkonto, Bruttolohnliste, Beitragsnachweis-Übersicht, Lohnsteueranmeldung-Übersicht, Verdienstbescheinigung, Arbeitsbescheinigung, Bescheinigung für Elterngeld, Krankenkasse, Bundesagentur für Arbeit, Bescheinigung für Wohngeld und Eltern-Hilfen.
Verschlüsselter Login mit Multi-Faktor-Authentifizierung, monatliche Lohnabrechnung als signiertes PDF, Stammdaten-Selbstpflege, Bescheinigungen anfordern, Reisekosten einreichen, Urlaubsstand einsehen, betriebliche Altersvorsorge verwalten.
Automatisch generierte GoBD-Verfahrensdokumentation, lückenloses Audit-Log über alle Buchungen, Korrekturen und Stornos, Export in maschinenlesbarem Format für die Lohnsteueraußenprüfung.
| Kriterium | Taxmaro (hybrid) | DATEV LODAS | DATEV Lohn und Gehalt | Lexware lohn+gehalt | sage Lohn | Personio Payroll | HRworks Lohn |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zielgruppe (Mitarbeitende) | 5 bis 100 | 10 bis unbegrenzt | 1 bis 50 | 1 bis 50 | 20 bis 500 | 50 bis 500 | 20 bis 250 |
| Eigene Lohnabrechnung | Nein (über DATEV) | Ja (Kern) | Ja (Kern) | Ja (Kern) | Ja | Ja (Add-on) | Ja |
| Native DATEV-Schnittstelle | Ja | Native | Native | Eingeschränkt | Ja | Ja | Ja |
| SV-Meldungen automatisch | Ja (über DATEV) | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| eAU-Integration | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| GoBD-konforme Aufbewahrung | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Pfändungsbearbeitung | Über DATEV | Ja | Ja | Eingeschränkt | Ja | Ja | Ja |
| Self-Service für Mitarbeitende | Ja | Eingeschränkt | Eingeschränkt | Eingeschränkt | Ja | Ja | Ja |
| Cloud-Hosting | Deutschland | Deutschland | Deutschland | Deutschland | EU | Deutschland/EU | Deutschland |
| Pricing pro MA/Monat (ca.) | Anfrage | 10 bis 25 € | 3 bis 8 € + Beraterkosten | 4 bis 9 € | 6 bis 15 € | 10 bis 18 € | 5 bis 12 € |
| Setup-Gebühr | Verhandelbar | Ab 2.500 € | Ab 500 € | Ab 0 € | Ab 1.500 € | Ab 2.000 € | Ab 1.000 € |
| Steuerberater-Workflow | Optimal | Standard | Standard | Möglich | Möglich | Möglich | Möglich |
Detaillierte Einzelvergleiche finden Sie in unseren Cluster-Artikeln zu DATEV-Alternative, Lexware-Alternative, Personio-Alternative und im umfassenden HR-Software-Vergleich. Die obenstehenden Preisangaben sind Marktbeobachtungen und können je nach Vertragsvolumen, Branchenspezifik und Mandantenstruktur abweichen.
20 Muss- und Soll-Kriterien (SV-Meldungen, eAU, ELStAM, BBG 2026, DATEV-Anbindung, Sachbezugswerte), ausfüllbares Self-Assessment und Mini-FAQ auf 5 Seiten.
PDF herunterladen (kostenlos, ohne E-Mail) 5 Seiten · PDF · Stand: Mai 2026
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