Ab dem 1. Januar 2027 wird die digitale Aufbewahrung von Entgelt- und Personalunterlagen für alle Arbeitgeber verpflichtend. Welche Dokumente betroffen sind, wie die Speicherung erfolgen muss und welche Folgen bei Nichtbeachtung drohen – der Praxisleitfaden für HR-Verantwortliche.
Ab dem 1. Januar 2027 wird die digitale Aufbewahrung von Entgelt- und Personalunterlagen für alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtend. Wer jetzt nicht handelt, riskiert empfindliche Bußgelder, Beitragsnachforderungen und Schätzungen durch die Deutsche Rentenversicherung. Dieser Praxisleitfaden erklärt HR-Verantwortlichen, was die Pflicht konkret bedeutet, welche Dokumente betroffen sind und wie Sie Ihr Unternehmen rechtssicher auf 2027 vorbereiten.
Die digitale Personalakte ist die elektronische Variante der klassischen Mitarbeiterakte. Sie bündelt sämtliche personenbezogenen Daten, Verträge, Bescheinigungen und Korrespondenzen eines Beschäftigten in einem strukturierten, digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS). Anders als der Papier-Aktenordner ist sie ortsunabhängig zugänglich, durchsuchbar und ermöglicht eine automatisierte Einhaltung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen.
Bislang war die Einführung in der Privatwirtschaft freiwillig. Mit der ab 2027 verbindlichen euBP (elektronisch unterstützten Betriebsprüfung) und der Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen wird die Digitalisierung jedoch faktisch zum Standard – und für viele Dokumentenarten zur gesetzlichen Pflicht. Wichtig zu wissen: Nicht jeder digitale Ordner gilt rechtlich als Personalakte. Welche Kriterien erfüllt sein müssen, lesen Sie im Beitrag Was gilt als digitale Personalakte? Definition, Inhalte & rechtliche Anforderungen.
Eine pauschale Antwort lautet: Es gibt zwar kein eigenes „Gesetz zur digitalen Personalakte", aber durch das Zusammenspiel mehrerer Regelungen entsteht ab 01.01.2027 eine de-facto-Digitalisierungspflicht für nahezu alle HR-Kerndokumente.
Wichtig zu wissen: Die bislang mögliche Befreiung von der elektronischen Übermittlung sozialversicherungsrelevanter Unterlagen läuft mit Ablauf des 31. Dezember 2026 ersatzlos aus. Ab 2027 gibt es keine Ausnahmen mehr – unabhängig von Branche, Mitarbeiterzahl oder bisherigem Digitalisierungsgrad.
Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen Dokumenten, die zwingend digital geführt werden müssen, und solchen, deren Digitalisierung dringend empfohlen ist, weil sie Schnittstellen zur Lohnabrechnung und Sozialversicherung haben.
Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Dokumentenarten, ihre Aufbewahrungsfristen und die jeweilige rechtliche Grundlage. HR-Verantwortliche sollten diese Liste als Mindeststandard für die Strukturierung ihrer digitalen Personalakte verwenden. Eine ausführliche Aufstellung aller Fristen mit Rechtsgrundlagen finden Sie im Beitrag Aufbewahrungsfristen Personalakte: Komplett-Übersicht 2026/2027.
| Dokument / Datenkategorie | Frist | Format ab 2027 | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Lohnkonto, Gehaltsabrechnungen | 6 Jahre | Digital (Pflicht) | § 41 EStG, § 28f SGB IV |
| Beitragsnachweise SV | 10 Jahre | Digital (Pflicht) | § 28f SGB IV, BVV |
| Arbeitsverträge & Nachweise | 3 Jahre nach Ende | Digital (empfohlen) | § 195 BGB, NachwG |
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | Digital (Pflicht) | § 16 ArbZG |
| Lohnsteueranmeldung | 10 Jahre | Digital (Pflicht) | § 147 AO |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnt | 6 Monate | Digital (empfohlen) | § 15 AGG, DSGVO |
| Krankschreibungen (eAU) | Bis Folgejahr | Digital (Pflicht) | § 109 SGB IV |
Die bloße Ablage von PDFs in einem Cloud-Ordner reicht nicht aus. Damit eine digitale Personalakte rechtskonform ist, müssen vier zentrale Anforderungen gleichzeitig erfüllt sein:
Dokumente müssen unveränderbar, vollständig, lückenlos nachvollziehbar und ordnungsgemäß indexiert sein. Jede Änderung muss als neue Version dokumentiert werden – einfache Word-Dateien auf einem Netzlaufwerk erfüllen diese Anforderung nicht.
Personalakten enthalten besonders sensible Daten (Art. 9 DSGVO). Erforderlich sind Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-know-Prinzip, Verschlüsselung der Speicherung und Übertragung sowie ein dokumentiertes Lösch- und Berechtigungskonzept.
Bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung müssen die Unterlagen sofort, vollständig und in maschinenlesbarer Form bereitgestellt werden können. Verzögerungen oder unvollständige Daten können als Verletzung der Mitwirkungspflicht gewertet werden.
Die Fristen reichen von 6 Monaten (abgelehnte Bewerbungen) bis 30 Jahren (z. B. bei betrieblicher Altersvorsorge). Eine professionelle Lösung sollte Fristen automatisch verwalten und Daten DSGVO-konform fristgerecht löschen.
Wer die Pflicht zur digitalen Personalakte ab 2027 nicht umsetzt, riskiert nicht nur administrative Mehrarbeit, sondern handfeste finanzielle und rechtliche Konsequenzen. Die fünf wichtigsten Risiken im Überblick:
Die verbleibende Zeit ist knapp. Wer die Umstellung in geordneter Form schaffen will, sollte spätestens im 2. Quartal 2026 starten. Dieser Fahrplan hat sich in der Praxis bewährt – ein detailliertes 6-Phasen-Modell mit konkreten Zeitangaben finden Sie im Beitrag Digitale Personalakte aufbauen: Best Practice, Phasenplan & Zeitbedarf.
Die Pflicht zur digitalen Personalakte ab 2027 ist mehr als eine technische Umstellung – sie ist ein Compliance-Thema mit erheblicher Tragweite. Wer die verbleibenden Monate strategisch nutzt, profitiert nicht nur von Rechtssicherheit, sondern auch von schlankeren Prozessen, geringerem Verwaltungsaufwand und einem deutlich besseren Mitarbeitererlebnis.
Die wichtigste Erkenntnis: Die Übergangsfrist endet am 31.12.2026 – ohne Verlängerung. Unternehmen, die jetzt nicht mit der Umsetzung beginnen, geraten Anfang 2027 unter erheblichen Druck und riskieren empfindliche Sanktionen.
So unterstützt Sie Taxmaro bei der Umstellung
Taxmaro begleitet HR- und Lohnabteilungen ganzheitlich auf dem Weg zur 2027-konformen digitalen Personalakte: von der Lückenanalyse über die GoBD-konforme Migration bis zur laufenden Betreuung der Lohnabrechnung.
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