Abmahnung im Arbeitsrecht: Voraussetzungen, Formvorschriften und Mustervorlage. Wie Arbeitgeber 2026 rechtssicher abmahnen und welche Fehler eine spätere Kündigung gefährden.
Die Abmahnung ist im Arbeitsrecht eine förmliche Rüge des Arbeitgebers wegen einer Pflichtverletzung. Sie ist in der Regel Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung – und muss formale Anforderungen erfüllen, damit sie später vor Gericht standhält. Dieser Glossar-Eintrag fasst alles Wichtige für Arbeitgeber zusammen.
Die Abmahnung ist eine arbeitsrechtliche Rüge, mit der der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden auf ein konkretes Fehlverhalten hinweist, die Erwartung künftiger Pflichterfüllung formuliert und arbeitsrechtliche Konsequenzen – in der Regel die Kündigung – androht. Rechtsgrundlage ist analog § 314 Abs. 2 BGB und gefestigte Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG).
Sie ist meist Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung nach § 1 KSchG. Ohne vorherige Abmahnung sind solche Kündigungen in der Regel unwirksam, außer bei schwerwiegenden Vertrauensverlusten.
Eine wirksame Abmahnung erfüllt drei Funktionen: Hinweisfunktion (Fehlverhalten konkret benennen), Rügefunktion (Pflichtverletzung markieren) und Warnfunktion (Kündigung androhen).
Pauschalvorwürfe wie unzuverlässig oder unpünktlich reichen nicht. Datum, Uhrzeit, konkrete Handlung müssen benannt sein.
Ohne ausdrückliche Androhung der Kündigung im Wiederholungsfall fehlt die Warnfunktion – die Abmahnung ist unwirksam als Vorstufe zur Kündigung.
Schriftform empfohlen. Mündliche Abmahnungen sind rechtlich möglich, aber kaum beweisbar.
Fünf Pflichtbestandteile einer Abmahnung:
Mustervorlage:
Sehr geehrte/r [Name], am [Datum] haben Sie [konkreter Sachverhalt]. Dies stellt eine Verletzung Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten nach § [...] Ihres Arbeitsvertrags dar. Wir mahnen Sie deshalb ab und fordern Sie auf, künftig [erwartetes Verhalten]. Sollten Sie erneut gegen diese Pflichten verstoßen, müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur ordentlichen oder außerordentlichen Kündigung rechnen.
Eine Ermahnung ist eine mildere Rüge ohne Kündigungsandrohung – sie ist nicht ausreichend als Vorstufe zur Kündigung.
Ein Verstoss reicht. Werden mehrere kumuliert und einer ist unwirksam, kann die ganze Abmahnung kippen. Lieber pro Verstoss eine eigene Abmahnung.
Es gibt keine gesetzliche Frist. Nach 2 bis 3 Jahren ohne erneutes Fehlverhalten kann der Mitarbeitende die Entfernung aus der Personalakte verlangen.
Vor einer Abmahnung sollte der Mitarbeitende gehört werden. Eine förmliche Anhörungspflicht besteht nur bei tarifvertraglicher oder betrieblicher Regelung.
Das BAG hat in mehreren Urteilen 2024 und 2025 die Anforderungen an Konkretheit nochmals verstärkt (BAG 2 AZR 247/24): Eine Abmahnung ohne konkrete Datums- und Sachverhaltsangabe ist nichtig. Digitale Abmahnungen per E-Mail sind grundsätzlich wirksam, wenn der Zugang dokumentiert ist – Empfangsbestätigung empfohlen. Im Homeoffice gelten dieselben Pflichten, aber die Dokumentation des Verstosses ist schwieriger.
Mit Taxmaro dokumentieren Sie Abmahnungen, Personalgespräche und Kündigungen revisionssicher in der digitalen Personalakte – inklusive Erinnerungen für Folgegespräche.
