Welche Personalunterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen – und wann sie zwingend zu löschen sind. Die vollständige Übersicht aller Aufbewahrungsfristen mit Rechtsgrundlagen, Löschpflichten und Sonderregelungen ab 2027.
Aufbewahrungsfristen für Personalakten gehören zu den am häufigsten falsch verstandenen Themen im HR-Alltag. Anders als oft vermutet gibt es keine einheitliche „Personalakten-Frist“ – jedes Dokument unterliegt seiner eigenen Regel, mit Fristen zwischen 6 Monaten und 30 Jahren. Wer zu kurz aufbewahrt, riskiert Bußgelder bei Betriebsprüfungen. Wer zu lange aufbewahrt, verstößt gegen die DSGVO. Diese Komplettübersicht zeigt, was wie lange aufbewahrt werden muss – mit Rechtsgrundlagen, Löschroutinen und dem 2027-Update.
Eine Personalakte ist kein homogenes Dokument, sondern eine Sammlung unterschiedlichster Unterlagen mit jeweils eigener rechtlicher Grundlage. Für Lohnsteuer gilt die Abgabenordnung (AO), für Sozialversicherung das SGB IV, für arbeitsrechtliche Ansprüche das BGB, für abgelehnte Bewerbungen das AGG und die DSGVO. Daraus ergibt sich ein Flickenteppich an Fristen, der nur durch eine dokumentenbasierte Löschroutine sinnvoll zu beherrschen ist.
Das Prinzip ist klar: Es gilt die längste anwendbare Frist – aber auch nicht länger. Wer pauschal alles 30 Jahre aufbewahrt, verstößt gegen das DSGVO-Prinzip der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e). Wer zu kurz aufbewahrt, kann bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung empfindliche Nachforderungen riskieren.
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Dokumentenarten mit ihren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, Rechtsgrundlagen und dem Beginn der Frist:
| Dokument | Frist | Fristbeginn | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Lohnkonto, Gehaltsabrechnungen | 6 Jahre | Ende Kalenderjahr letzte Eintragung | § 41 EStG |
| Lohnsteueranmeldungen | 10 Jahre | Ende Kalenderjahr Abgabe | § 147 AO |
| Beitragsnachweise SV | 10 Jahre | Ende Kalenderjahr | § 28f SGB IV |
| Sozialversicherungsmeldungen (DEÜV) | 10 Jahre | Ende Kalenderjahr | § 28f SGB IV |
| Arbeitsverträge | 3 Jahre | Ende des Arbeitsverhältnisses | § 195 BGB |
| Nachweise nach NachwG | 3 Jahre | Ende des Arbeitsverhältnisses | § 195 BGB |
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | Ende Aufzeichnungszeitraum | § 16 ArbZG |
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre | Ende Kalenderjahr | § 147 AO |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnt | 6 Monate | Absage | § 15 AGG, DSGVO |
| Bewerbungsunterlagen eingestellt | 3 Jahre nach Ende | Ende des Arbeitsverhältnisses | § 195 BGB |
| Krankschreibungen / eAU | Bis Folgejahr | Ende Kalenderjahr | § 109 SGB IV |
| Abmahnungen | 2-3 Jahre (Empfehlung) | Ausspruch | BAG-Rechtsprechung |
| Kündigungen / Aufhebungen | 3 Jahre | Ende des Arbeitsverhältnisses | § 195 BGB |
| Zeugnisse | 3 Jahre | Ende des Arbeitsverhältnisses | § 195 BGB |
| Urlaubsansprüche & -konten | 3 Jahre | Ende Urlaubsjahr | § 195 BGB |
| Schwerbehindertenausweis (Kopie) | Dauer Beschäftigung | Beginn | SGB IX |
| Mutterschutz-/Elternzeit | 10 Jahre | Ende Kalenderjahr | § 28f SGB IV |
| bAV-Unterlagen (Versorgungszusagen) | 30 Jahre | Beendigung Versorgungsanspruch | § 18a BetrAVG, § 195 BGB |
| Arbeitsunfälle / BG-Meldungen | 5 Jahre | Unfall | § 193 SGB VII |
| DSGVO-Auskunftsersuchen | 3 Jahre | Erteilung Auskunft | Art. 17 DSGVO |
Nach § 15 AGG haben abgelehnte Bewerber zwei Monate Zeit, Diskriminierungsansprüche geltend zu machen. Für eine etwaige Klage kommen weitere drei Monate hinzu. Insgesamt ergibt sich eine Aufbewahrungsempfehlung von 4-6 Monaten. Eine längere Speicherung verlangt eine ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers (Talent-Pool).
Mit der EuGH-Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung hat dieses Thema deutlich an Bedeutung gewonnen. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt eine Aufbewahrung von 2 Jahren. Bei Geringverdienern und kurzfristig Beschäftigten gelten verlängerte Pflichten nach dem MiLoG.
Klassische Lohnunterlagen unterliegen nach § 41 EStG und § 257 HGB einer Frist von 6 Jahren ab Ende des Kalenderjahrs der letzten Eintragung. Wichtig: Die ab 2027 geltende Pflicht zur ausschließlich digitalen Führung verkürzt diese Frist nicht – sie regelt nur das Format.
Für alle steuerrelevanten Unterlagen (Lohnsteueranmeldung, Reisekosten, geldwerte Vorteile) und sozialversicherungsrelevante Dokumente gilt nach § 147 AO und § 28f SGB IV eine 10-Jahres-Frist. Hinweis: Die Bundesregierung hatte eine Verkürzung auf 8 Jahre diskutiert; mit BEG IV bleibt es jedoch bei 10 Jahren für Personal- und SV-Unterlagen.
Versorgungszusagen, Pensionsanwartschaften und alle Unterlagen rund um die bAV unterliegen einer 30-Jahres-Frist nach § 18a BetrAVG bzw. § 195 BGB analog. Diese lange Frist resultiert aus der Möglichkeit später Rückforderungen oder Ansprüche von Hinterbliebenen.
Die Aufbewahrungsfristen selbst bleiben durch das BEG IV und die Beitragsverfahrensverordnung unverändert. Was sich ändert, ist das Format: Ab dem 1. Januar 2027 müssen entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen ausschließlich elektronisch geführt werden. Die bislang mögliche Befreiung bei der DRV endet am 31.12.2026.
Für HR bedeutet das: Eine reine „Löschroutine“ reicht nicht mehr – das System muss zusätzlich revisionssicher, GoBD-konform und DSGVO-gerecht sein. Detailliert dazu im Beitrag Digitale Personalakte ab 2027: Pflicht, Umfang & Folgen für Arbeitgeber.
Manuelle Löschung von Personalakten ist fehleranfällig und in größeren Unternehmen praktisch unmöglich. Eine professionelle digitale Personalakte sollte folgende Funktionen bieten:
Während eines arbeitsgerichtlichen Verfahrens dürfen Personalakten nicht gelöscht werden – selbst wenn die Frist regulär abgelaufen wäre. Erst nach rechtskräftigem Abschluss des Verfahrens darf die Löschung erfolgen.
Ein einzelnes Dokument kann mehreren Fristen unterliegen. Beispiel: Eine Lohnabrechnung enthält steuerrelevante Daten (10 Jahre AO) und arbeitsrechtliche Informationen (3 Jahre BGB). Es gilt die längste Frist.
Ein längerer Verbleib abgelehnter Bewerber im Talent-Pool ist nur mit ausdrücklicher, dokumentierter Einwilligung zulässig. Üblich sind 12-24 Monate. Ohne Einwilligung gilt die 6-Monats-Frist strikt.
Auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses können ehemalige Mitarbeitende DSGVO-Auskunftsersuchen stellen. Solange Daten noch im System sind, müssen sie auskunftsfähig sein – ein weiterer Grund für saubere Löschroutinen.
Aufbewahrungsfristen für Personalakten sind kein Bonus-Thema, das man bei Bedarf abarbeitet – sie sind eine zentrale Compliance-Disziplin. Wer die Fristen nicht systematisch managt, riskiert sowohl Bußgelder bei Betriebsprüfungen (zu kurze Aufbewahrung) als auch DSGVO-Sanktionen (zu lange Speicherung).
Spätestens mit der ab 2027 zwingend digitalen Führung der Entgeltunterlagen wird ein automatisiertes Löschkonzept zum Standard. Wer noch mit Excel-Listen oder manuellen Löschterminen arbeitet, sollte den Wechsel auf eine professionelle Lösung jetzt planen.
Sie wollen Ihr Lösch- und Aufbewahrungskonzept rechtssicher aufstellen?
Taxmaro entwickelt mit Ihnen ein dokumentiertes Löschkonzept passend zu Ihrem System – inkl. Verfahrensdokumentation, Schulung und jährlichem Compliance-Audit.
→ Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch und erhalten Sie eine individuelle Empfehlung für Ihr Unternehmen.
