Krankmeldung 2026: eAU, Telefon-AU und Pflichten für Arbeitgeber

Kurzantwort: Eine Krankmeldung ist die Anzeige der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber – getrennt davon ist die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU). Seit dem 1.1.2023 erfolgt die Übermittlung an den Arbeitgeber digital als eAU. Die telefonische Krankschreibung ist seit 7.12.2023 dauerhaft möglich (max. 5 Tage, bei leichten Erkrankungen, Patient muss in der Praxis bekannt sein). Der CDU-Parteitag im Februar 2026 forderte ihre Abschaffung – die Bundesregierung hält daran fest. Ab 1.1.2027 kommt zusätzlich die gesetzliche Teilkrankschreibung mit Teilkrankengeld.

Krankmeldung vs. Krankschreibung – der wichtige Unterschied

Im Alltag werden beide Begriffe oft synonym verwendet – juristisch sind sie es nicht.

• Krankmeldung: Die Meldung der Arbeitsunfähigkeit gegenüber dem Arbeitgeber. Sie ist nach § 5 Abs. 1 EFZG unverzüglich – meist vor Arbeitsbeginn – zu erstatten.

• Krankschreibung: Die ärztliche Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit (AU). Bei länger als drei Kalendertagen dauernder Erkrankung muss sie spätestens am 4. Tag vorgelegt werden – Arbeitgeber können sie aber bereits ab Tag 1 verlangen (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG).

eAU: Wie die elektronische AU-Bescheinigung funktioniert

Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) Pflicht. Den „gelben Schein" auf Papier gibt es für gesetzlich Versicherte nicht mehr. Stattdessen läuft der Ablauf so:

• Der Arzt übermittelt die AU-Daten digital an die Krankenkasse.

• Die Krankenkasse stellt die Information zum elektronischen Abruf bereit.

• Der Arbeitgeber ruft die AU bei der Krankenkasse aktiv ab (über die zertifizierte Lohnsoftware oder das sv.net-Portal).

• Der Arbeitnehmer hat nur noch die Meldepflicht beim Arbeitgeber – nicht mehr die Vorlagepflicht der Bescheinigung.

Wichtig: Die eAU gilt nicht für privat Versicherte – sie erhalten weiter eine Papier-AU und müssen sie selbst beim Arbeitgeber einreichen. Gleiches gilt bei AU im Ausland und durch Privatärzte.

Telefonische Krankschreibung: aktuelle Regeln

Die telefonische Krankschreibung ist seit dem 7. Dezember 2023 dauerhaft Teil der Regelversorgung (G-BA-Beschluss). Sie gilt unter folgenden Bedingungen:

• Nur bei leichten Erkrankungen ohne schwere Symptomatik.

• Der Patient muss in der Arztpraxis bekannt sein.

• Erstausstellung höchstens 5 Kalendertage.

• Eine Folge-AU per Telefon ist nicht zulässig – dafür ist die Praxis aufzusuchen.

CDU-Beschluss Februar 2026: politischer Streit, keine Änderung

Auf dem CDU-Bundesparteitag in Stuttgart (Februar 2026) wurde formell die Abschaffung der telefonischen Krankschreibung beschlossen. Begründung: Sie senke die Hemmschwelle für Krankmeldungen. Allerdings hat Bundesgesundheitsministerin Nina Warken (CDU) zeitnah klargestellt, nicht aktiv für eine Abschaffung in der Koalition zu werben. Der Koalitionsvertrag sieht nur eine Einschränkung des Online-Plattform-Missbrauchs vor. Aktuell bleibt die Telefon-AU also unverändert in Kraft.

Eine Studie des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) belegte zudem, dass nicht die Telefon-AU für den hohen Krankenstand verantwortlich ist, sondern Pandemie-Nachwirkungen und die Einführung der eAU (mehr automatische Erfassung).

Lohnabrechnung: Wann zahlt wer?

Voraussetzungen für die Entgeltfortzahlung

• Bestehendes Arbeitsverhältnis seit mindestens 4 Wochen.

• Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit – nicht durch grobe Eigenverschulden (§ 3 EFZG).

• Arbeitsverhinderung beruhte nicht auf einem Verschulden des Arbeitnehmers.

• Pro Erkrankung maximal 6 Wochen – auch bei mehreren AU-Phasen wegen derselben Krankheit innerhalb von 12 Monaten.

Krankmeldung im Ausland

Auch im Ausland erkrankte Beschäftigte haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Sie müssen:

• Den Arbeitgeber unverzüglich über Krankheit, voraussichtliche Dauer und Adresse im Ausland informieren.

• Eine ärztliche Bescheinigung beibringen – die eAU gilt im Ausland nicht, der Versicherte erhält eine Papier-AU.

• Die Krankenkasse separat informieren (§ 5 Abs. 2 EFZG).

Was Arbeitgeber konkret tun müssen

• eAU-Verfahren technisch sicherstellen: Lohnsoftware muss eAU-fähig sein; sv.net als Fallback.

• Abrufprozess definieren: Wer ruft wann ab? Empfohlen: automatisch bei jeder gemeldeten Erkrankung am Folgetag.

• Sonderfälle behandeln: Privatversicherte, Auslandserkrankungen, geringfügig Beschäftigte.

• Mitarbeiter informieren: Krankmeldung läuft weiterhin telefonisch oder per Mail; AU-Bescheinigung muss nicht vorgelegt werden – außer in Sonderfällen.

• BEM ab 6 Wochen AU: § 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtet zum Angebot eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements.

5 typische Fehler bei der Krankmeldung

• AU-Pflicht ab Tag 1 vergessen: Der Arbeitgeber darf eine AU ab dem ersten Krankheitstag verlangen – schriftlich oder im Arbeitsvertrag fixiert.

• eAU-Abruf nicht systematisch: Ohne Abruf existiert die AU im Lohnbuchungssystem nicht – Konsequenz: vergessene Lohnfortzahlungsfristen.

• Sechs-Wochen-Frist falsch berechnen: Mehrere AU-Phasen wegen derselben Krankheit zählen zusammen.

• Abmahnung wegen Telefon-AU: Eine Telefon-AU ist eine gültige ärztliche Bescheinigung – Abmahnung wegen ihrer Nutzung ist rechtswidrig.

• BEM unterlassen: Erschwert spätere krankheitsbedingte Kündigungen erheblich (BAG, 13.12.2018 – 2 AZR 378/18).

Weiterführende Beiträge

• Rückwirkend krankschreiben – Regeln und Lohnauswirkung

• Stufenweise Wiedereingliederung 2026: Hamburger Modell + Teilkrankschreibung ab 2027

• Burnout: Ausfallzeiten und Auswirkungen auf die Lohnabrechnung

• BMG: Telefonische Krankschreibung – offizielle Information

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