Kurz & klar: Eine Krankmeldung erfolgt 2026 in zwei Schritten: Erstens muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren (§ 5 EFZG). Zweitens muss spätestens am vierten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorliegen – seit 2023 erfolgt das über die elektronische AU (eAU), die der Arzt direkt an die Krankenkasse übermittelt. Der Arbeitgeber ruft die eAU bei der Krankenkasse ab. Wir erklären das vollständige Verfahren, Lohnfortzahlung, Sonderfälle und häufige Fehler 2026.
Krankmeldung 2026 in 3 Schritten
Schritt 1: Unverzügliche Information des Arbeitgebers
Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber Mitteilung machen, sobald er arbeitsunfähig ist. „Unverzüglich" bedeutet:
- Vor Arbeitsbeginn (also vor 8 Uhr, wenn die reguläre Arbeitszeit dann beginnt)
- Per Telefon, E-Mail, SMS, Messenger – Hauptsache: Information kommt an
- Vorgeschriebene Form ist nicht im Gesetz festgelegt, kann aber arbeitsvertraglich geregelt sein
Schritt 2: Voraussichtliche Dauer der AU
Die voraussichtliche Dauer ist gleich mitzuteilen. Beispiel: „Ich bin krank, wahrscheinlich bis Freitag."
Schritt 3: Ärztliche Bescheinigung (spätestens 4. Krankheitstag)
Nach § 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG muss eine ärztliche Bescheinigung spätestens am vierten Krankheitstag vorliegen. Wichtig: Der Tag der Erkrankung zählt nicht mit – zählt erst der erste volle Krankheitstag.
Im Arbeitsvertrag kann verlangt werden, die AU bereits ab dem ersten Krankheitstag vorzulegen – das ist arbeitsrechtlich zulässig (BAG 14.11.2012, 5 AZR 886/11).
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) seit 2023
Seit dem 1. Januar 2023 ist das eAU-Verfahren für gesetzlich Krankenversicherte verpflichtend:
- Arzt → Krankenkasse: Die Arztpraxis übermittelt die AU elektronisch direkt an die Krankenkasse
- Arbeitgeber → Krankenkasse: Der Arbeitgeber ruft die AU über sein Entgeltabrechnungssystem (z. B. taxmaro) direkt von der Krankenkasse ab
- Mitarbeiter: Bekommt vom Arzt einen Ausdruck für die eigene Akte („Ausfertigung für Versicherte")
Wichtig: Mitarbeiter muss trotz eAU informieren
Das eAU-Verfahren ersetzt nicht die Mitteilungspflicht. Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber weiterhin selbst informieren, dass er krank ist – die eAU regelt nur die Bescheinigung.
Ausnahmen vom eAU-Verfahren
- Privat Krankenversicherte: Weiterhin Papierbescheinigung
- Geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten: Papierbescheinigung
- Auslandsaufenthalt: Bescheinigung des dortigen Arztes
- Krankheit des Kindes: Eigenes Verfahren (siehe unten)
Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (§ 3 EFZG)
Bei Arbeitsunfähigkeit hat der Arbeitnehmer Anspruch auf:
- 6 Wochen volle Lohnfortzahlung pro Erkrankung
- Voraussetzung: Arbeitsverhältnis besteht mindestens 4 Wochen
- Keine Anrechnung von Urlaub, Mehrarbeit, Sonderzahlungen
Was ist eine „Erkrankung" im Sinne des EFZG?
- Eine neue Krankheit (z. B. Grippe nach Bandscheibenvorfall) startet die 6-Wochen-Frist neu
- Fortsetzungserkrankung (gleiche Ursache): keine neue Frist, bis Pause von 6 Monaten vorliegt
- Anderes Krankheitsbild = neue Frist (BAG-ständige Rechtsprechung)
Nach den 6 Wochen: Krankengeld der Krankenkasse
Ab dem 43. Krankheitstag (= 6 Wochen + 1 Tag) bekommt der Arbeitnehmer:
- Krankengeld: 70 % des Bruttoeinkommens, maximal 90 % des Nettos
- Dauer: Bis zu 78 Wochen innerhalb von 3 Jahren für dieselbe Krankheit
- Auszahlung: Durch die Krankenkasse, nicht den Arbeitgeber
Sonderfall: Kind krank (§ 45 SGB V)
Für Eltern mit gesetzlich versichertem Kind unter 12 Jahren gilt:
- Anspruch: Bis zu 15 Krankheitstage pro Kind und Jahr; bei Alleinerziehenden 30 Tage
- Maximum: 35 Tage pro Elternteil und Jahr (70 Tage bei Alleinerziehenden), unabhängig von der Anzahl der Kinder
- Kinderkrankengeld: Auszahlung durch die Krankenkasse (90 % des Nettos)
- Voraussetzung: Ärztliches Attest, keine andere im Haushalt lebende Person kann das Kind betreuen
- Keine Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber für Kinderkrank-Tage
Ablauf bei wiederholter Krankheit: BEM-Pflicht ab 6 Wochen/Jahr
Nach § 167 Abs. 2 SGB IX muss der Arbeitgeber ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten, wenn der Arbeitnehmer innerhalb von 12 Monaten länger als 6 Wochen krank war (durchgehend oder zusammengezählt). Das BEM ist:
- Verfahren auf freiwilliger Basis für den AN
- Pflicht-Angebot des AG
- Bei späterer krankheitsbedingter Kündigung: Fehlendes BEM kann die Kündigung rechtswidrig machen
Mehr dazu in unserem Wiedereingliederungs-Beitrag.
Rechte und Pflichten im Überblick
Arbeitnehmer-Pflichten
- Unverzügliche Mitteilung an AG
- AU spätestens am 4. Tag (oder früher nach Vertrag)
- Genesungsförderndes Verhalten („Genesungspflicht")
- Bei Änderung der Dauer: erneute Mitteilung
Arbeitgeber-Pflichten
- Lohnfortzahlung 6 Wochen
- eAU bei der Krankenkasse abrufen
- BEM ab 6 Wochen/Jahr anbieten
- Auf Fürsorgepflicht achten (§ 618 BGB)
- Datenschutz wahren – keine Verbreitung von Krankheitsinformationen
Krankheit und Kündigung
Wichtige Punkte 2026:
- Krankheit allein ist kein Kündigungsgrund: BAG verlangt strenge Voraussetzungen
- Krankheitsbedingte Kündigung möglich bei: lang andauernder Erkrankung, häufigen Kurzerkrankungen, negativer Gesundheitsprognose
- BEM muss durchgeführt sein oder zumindest angeboten worden sein
- Verhältnismäßigkeitsprüfung: Ist mildere Massnahme möglich (Versetzung, Anpassung Arbeitsplatz)?
- Schutz für Schwerbehinderte: Zustimmung Integrationsamt nötig
Folgen für die Lohnabrechnung
Krankheit beeinflusst die Lohnabrechnung mehrfach:
- Tage 1–42 (6 Wochen): Volle Lohnfortzahlung durch AG
- Ab Tag 43: Krankengeld via Krankenkasse – AG-Anteil nur für Sozialversicherung-Zuschuss
- U1-Umlage: AG zahlt monatliche Umlage zur Krankenkasse als Rückversicherung für Lohnfortzahlung (siehe Lohnnebenkosten 2026)
- Sonderzahlungen und Urlaubsentgelt: Werden nicht durch Krankheitstage gekürzt
Häufige Fehler bei der Krankmeldung
- AG zu spät informiert: Abmahnungsfähig
- eAU nicht abgerufen: Verzögerungen in der Entgeltabrechnung
- BEM ab 6 Wochen vergessen: Spätere Kündigung wird angreifbar
- Krankheitsinformationen weitergegeben: Datenschutzverletzung (BDSG)
- Fortsetzungserkrankung nicht erkannt: Falsche Berechnung der Lohnfortzahlung
- Kinderkrank mit Krankheit verwechselt: Eigenes Verfahren über Krankenkasse
Fazit
Die Krankmeldung 2026 folgt klaren Regeln: Unverzügliche Information des AG, AU spätestens am 4. Krankheitstag, eAU-Abruf durch den AG. Lohnfortzahlung 6 Wochen, danach Krankengeld der Krankenkasse. Bei wiederholter Krankheit ab 6 Wochen/Jahr greift die BEM-Pflicht. Arbeitgeber sollten die Workflows um die eAU-Abrufe sauber automatisieren und Datenschutz beachten.
Weiterführend: Wiedereingliederung 2025/2026 | Personalgespräch 2026 | Burnout und Lohnabrechnung
