Der Bewirtungsbeleg dokumentiert geschäftliche Bewirtungen nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Pflichtangaben, Vorlage, 70-Prozent-Abzug und häufige Stolperfallen – kompakt für Arbeitgeber 2026 inklusive Digitalisierung und GoBD-Anforderungen.
Der Bewirtungsbeleg ist eine der häufigsten Stolperfallen in der Buchhaltung. Wer ihn falsch ausfüllt, verliert den 70-prozentigen Betriebsausgabenabzug – und muss bei Betriebsprüfungen Steuernachzahlungen leisten. Mit den richtigen Pflichtangaben und einer sauberen Vorlage geht das schnell. Dieser Glossar-Eintrag fasst alles Wichtige für Arbeitgeber zusammen.
Ein Bewirtungsbeleg ist die schriftliche Dokumentation einer geschäftlich veranlassten Bewirtung. Rechtsgrundlage ist § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Einkommensteuergesetz (EStG). Der Beleg ist Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug.
Ohne ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg lehnt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug ab. Bei einer Bewirtung mit 200 Euro Nettoaufwand bedeutet das für ein Unternehmen mit 30 Prozent Steuerquote rund 42 Euro entgangener Steuerersparnis – pro Beleg.
Eine geschäftliche Bewirtung liegt vor, wenn betriebsfremde Personen aus betrieblichem Anlass bewirtet werden – Kunden, Lieferanten, Bewerber, Berater, Journalisten oder Geschäftspartner. Im Restaurant, im Büro oder unterwegs.
Bewirtung eigener Mitarbeitender (z. B. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Teamlunch) ist als Betriebsausgabe zu 100 Prozent abzugsfähig – sofern Freibeträge für Mitarbeiterveranstaltungen eingehalten werden (110 Euro/Person und Veranstaltung, max. 2 Veranstaltungen pro Jahr). Hierfür genügt der normale Beleg.
Bei Bewirtung sowohl von Mitarbeitenden als auch von externen Geschäftspartnern muss auf dem Beleg klar getrennt werden. Für externe Personen 70 Prozent, für eigene Mitarbeiter 100 Prozent absetzbar.
Bei über 250 Euro brutto muss zusätzlich eine maschinell erstellte Rechnung vorliegen, die folgende Angaben enthält:
Ort: [Restaurant Name, Stadt]
Tag: [Datum]
Anlass: [konkrete geschäftliche Veranlassung]
Teilnehmer:
1. [Name, Firma, eigene Person]
2. [Name, Firma]
3. [...]
Betrag (brutto): [Summe]
Trinkgeld: [Betrag]
Gesamt: [Summe]
Unterschrift: ___________________
Fehlende Pflichtangaben führen zur Komplettablehnung. Tipp: Direkt vor Ort den Beleg ausfüllen, fotografieren und in der Buchhaltungs-App hinterlegen – bevor er verlorengeht.
Trinkgeld ist nur abzugsfähig, wenn es auf der Rechnung erscheint – entweder maschinell gedruckt oder durch das Personal quittiert. Bar bezahltes, nicht auf Rechnung vermerktes Trinkgeld wird vom Finanzamt nicht anerkannt.
'Geschäftsessen', 'Meeting' oder 'Kundentermin' reichen nicht. Pflicht: konkreter Bezug zum Geschäftsanlass – z. B. 'Vertragsverhandlung Rahmenvertrag Müller GmbH' oder 'Kennenlern-Termin neuer Lieferant'.
Bei Bewirtung des Ehepartners oder Familienangehöriger ist die geschäftliche Veranlassung schwer nachweisbar. Im Zweifel ablehnen oder als private Aufwendung verbuchen.
2026 bleibt die 70-Prozent-Regel für geschäftliche Bewirtungen bestehen. Die 250-Euro-Grenze für Kleinbetragsrechnungen ist unverändert. Die Digitalisierung schreitet voran: Apps wie Lexware, sevDesk und Datev erfassen den Beleg per Foto, extrahieren Daten per OCR und führen ihn revisionssicher nach GoBD. Wichtig: Auch beim digitalen Beleg sind alle Pflichtangaben (insbesondere Teilnehmer und Anlass) vollständig zu erfassen – OCR allein genügt nicht.
Praxis-Tipp: Mit Taxmaro werden Bewirtungsbelege über die Reisekosten-App fotografiert, OCR-erfasst und automatisch mit Pflichtangaben in der digitalen Personalakte und Lohnbuchhaltung verbucht – inklusive GoBD-konformer Archivierung und automatischer Prüfung des 70/100-Prozent-Abzugs.
