Wie viele Urlaubstage stehen Mitarbeitenden zu? Dieser Glossar-Eintrag erklaert die gesetzliche Berechnung nach § 3 BUrlG, die Twelftel-Regel, Teilzeit-Umrechnung und Sonderfaelle wie Krankheit, Mutterschutz und Elternzeit - klar und praxisorientiert fuer 2026.
Urlaubstage berechnen ist eine der haeufigsten HR-Aufgaben - und eine der fehleranfaelligsten. Die korrekte Anwendung von BUrlG, Twelftel-Regel und Teilzeit-Formel entscheidet ueber zufriedene Mitarbeitende und rechtssichere Lohnabrechnung. Dieser Glossar-Eintrag fasst alles Wichtige fuer Arbeitgeber zusammen.
Unter dem Begriff Urlaubstage berechnen versteht man die Ermittlung des individuellen Urlaubsanspruchs eines Arbeitnehmers fuer ein Kalenderjahr. Die Berechnung beruht auf gesetzlichen, tariflichen oder vertraglichen Grundlagen und beruecksichtigt Beschaeftigungsdauer, Wochenarbeitstage, Sonderstatus (Schwerbehinderung) und unterjaehrige Aenderungen.
Rechtsgrundlage ist das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). § 3 BUrlG definiert den Mindesturlaub mit 24 Werktagen pro Jahr bei einer 6-Tage-Woche. Bei der heute ueblichen 5-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen. Tarifvertraege und Arbeitsvertraege gewaehren ueblicherweise 25-30 Arbeitstage.
Korrekte Urlaubsberechnung erfuellt drei Zwecke: Rechtssicherheit (BUrlG und EuGH-Konformitaet), Lohnabrechnung (Urlaubsentgelt, Abgeltung) und Transparenz fuer Mitarbeitende.
Der Anspruch besteht unabhaengig vom Stundenumfang. Teilzeitkraefte mit weniger Wochenarbeitstagen erhalten anteilig weniger Urlaub (Pro-Rata-Prinzip). Wer 3 Tage pro Woche arbeitet, hat bei 25 Tagen Vollzeit-Anspruch nur 15 Urlaubstage.
Minijobber haben den gleichen Urlaubsanspruch wie Vollzeitkraefte, anteilig nach Wochenarbeitstagen umgerechnet. Wer einmal pro Woche 4 Stunden putzt: 24/6 = 4 Werktage Mindesturlaub pro Jahr.
Erwachsene Azubis: § 3 BUrlG, also 24 Werktage. Minderjaehrige: nach § 19 JArbSchG gestaffelt - 30 Werktage bei unter 16, 27 bei unter 17, 25 bei unter 18 Jahren. Tarifvertraege gewaehren oft mehr.
Anerkannte Schwerbehinderte erhalten nach § 208 SGB IX einen Zusatzurlaub von 5 Werktagen (= 5 Arbeitstage bei 5-Tage-Woche) pro Jahr. Bei unterjaehriger Anerkennung anteilig.
Die Grundformel zur Umrechnung auf abweichende Wochenarbeitstage lautet:
Urlaubstage = (Jahresurlaub bei 5-Tage-Woche) x (eigene Wochenarbeitstage / 5)
Mitarbeiterin arbeitet 3 Tage pro Woche, Vollzeitanspruch im Unternehmen 30 Tage:
30 x 3/5 = 18 Urlaubstage
Tritt der Mitarbeiter mitten im Jahr ein oder aus, gilt nach § 5 BUrlG die Twelftel-Regel: Pro vollendetem Beschaeftigungsmonat steht ein Zwoelftel des Jahresurlaubs zu.
Anteiliger Urlaub = Jahresurlaub x volle Beschaeftigungsmonate / 12
Beispiel: Eintritt 1. Mai, Vollzeit, 30 Tage Jahresanspruch: 30 x 8/12 = 20 Urlaubstage.
| Status | Anspruch |
|---|---|
| Erste 6 Monate (Wartezeit) | Teilanspruch (1/12 pro vollem Monat) |
| Nach 6 Monaten | Voller Jahresanspruch |
| Austritt 1. Halbjahr | Teilanspruch (Twelftel) |
| Austritt 2. Halbjahr | Voller Jahresanspruch |
Bruchteile von Urlaubstagen werden zugunsten des Arbeitnehmers aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG), wenn sie mindestens einen halben Tag ergeben. Bei 0,3 Tagen wird abgerundet, bei 0,5 oder mehr aufgerundet.
Bei unterjaehrigem Wechsel von 5- auf 4-Tage-Woche ist der Urlaub anteilig umzurechnen. Bereits genommener Urlaub im alten Modell muss korrekt erfasst sein, sonst entsteht Doppelanrechnung.
Erkrankt der Mitarbeitende im Urlaub und legt eine Arbeitsunfaehigkeitsbescheinigung vor, werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Die Tage muessen nachgewaehrt werden.
Mutterschutzzeiten zaehlen voll als Beschaeftigungszeit; der Urlaubsanspruch bleibt erhalten. Elternzeit kann der Arbeitgeber nach § 17 BEEG pro vollem Elternzeitmonat um ein Zwoelftel kuerzen - schriftliche Mitteilung erforderlich.
Urlaub verfaellt nach § 7 Abs. 3 BUrlG grundsaetzlich am 31. Maerz des Folgejahres. EuGH (C-684/16) und BAG (9 AZR 541/15) verlangen jedoch eine Hinweispflicht des Arbeitgebers - ohne diese verfaellt nichts. Bei Langzeiterkrankung: 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres.
Die EuGH-Rechtsprechung (insbesondere C-518/20 und C-727/20 aus 2022) bleibt 2026 verbindlich: Urlaub von Langzeitkranken verfaellt nicht automatisch nach 15 Monaten, wenn der Arbeitgeber seinen Hinweispflichten nicht nachgekommen ist. Arbeitgeber sollten Urlaubsplaner und Hinweisschreiben dokumentieren.
Praxisrelevant: BAG vom 31.01.2023 (9 AZR 244/20) hat die Verjaehrung von Urlaubsanspruechen klargestellt - die regulaere dreijaehrige Frist nach § 195 BGB beginnt erst, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter ueber Urlaubsstand und Verfall informiert hat. Pflicht zum proaktiven Hinweisschreiben empfohlen.
Steuerlich ist Urlaubsabgeltung 2026 weiter sozialversicherungspflichtig und unterliegt der Lohnsteuer als Einmalzahlung (Maerzklausel beachten). Eine reine Geldzahlung statt Urlaub ist nur bei Beendigung des Arbeitsverhaeltnisses erlaubt (§ 7 Abs. 4 BUrlG).
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