Wie viele Urlaubstage stehen Mitarbeitenden zu? Dieser Glossar-Eintrag erklärt die gesetzliche Berechnung nach § 3 BUrlG, die Twelftel-Regel, Teilzeit-Umrechnung und Sonderfälle wie Krankheit, Mutterschutz und Elternzeit - klar und praxisorientiert für 2026.
Urlaubstage berechnen ist eine der häufigsten HR-Aufgaben - und eine der fehleranfälligsten. Die korrekte Anwendung von BUrlG, Twelftel-Regel und Teilzeit-Formel entscheidet über zufriedene Mitarbeitende und rechtssichere Lohnabrechnung. Dieser Glossar-Eintrag fasst alles Wichtige für Arbeitgeber zusammen.
Unter dem Begriff Urlaubstage berechnen versteht man die Ermittlung des individuellen Urlaubsanspruchs eines Arbeitnehmers für ein Kalenderjahr. Die Berechnung beruht auf gesetzlichen, tariflichen oder vertraglichen Grundlagen und berücksichtigt Beschäftigungsdauer, Wochenarbeitstage, Sonderstatus (Schwerbehinderung) und unterjährige Änderungen.
Rechtsgrundlage ist das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). § 3 BUrlG definiert den Mindesturlaub mit 24 Werktagen pro Jahr bei einer 6-Tage-Woche. Bei der heute üblichen 5-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen. Tarifverträge und Arbeitsverträge gewähren üblicherweise 25-30 Arbeitstage.
Korrekte Urlaubsberechnung erfüllt drei Zwecke: Rechtssicherheit (BUrlG und EuGH-Konformität), Lohnabrechnung (Urlaubsentgelt, Abgeltung) und Transparenz für Mitarbeitende.
Der Anspruch besteht unabhängig vom Stundenumfang. Teilzeitkräfte mit weniger Wochenarbeitstagen erhalten anteilig weniger Urlaub (Pro-Rata-Prinzip). Wer 3 Tage pro Woche arbeitet, hat bei 25 Tagen Vollzeit-Anspruch nur 15 Urlaubstage.
Minijobber haben den gleichen Urlaubsanspruch wie Vollzeitkräfte, anteilig nach Wochenarbeitstagen umgerechnet. Wer einmal pro Woche 4 Stunden putzt: 24/6 = 4 Werktage Mindesturlaub pro Jahr.
Erwachsene Azubis: § 3 BUrlG, also 24 Werktage. Minderjährige: nach § 19 JArbSchG gestaffelt - 30 Werktage bei unter 16, 27 bei unter 17, 25 bei unter 18 Jahren. Tarifverträge gewähren oft mehr.
Anerkannte Schwerbehinderte erhalten nach § 208 SGB IX einen Zusatzurlaub von 5 Werktagen (= 5 Arbeitstage bei 5-Tage-Woche) pro Jahr. Bei unterjähriger Anerkennung anteilig.
Die Grundformel zur Umrechnung auf abweichende Wochenarbeitstage lautet:
Urlaubstage = (Jahresurlaub bei 5-Tage-Woche) x (eigene Wochenarbeitstage / 5)
Mitarbeiterin arbeitet 3 Tage pro Woche, Vollzeitanspruch im Unternehmen 30 Tage:
30 x 3/5 = 18 Urlaubstage
Tritt der Mitarbeiter mitten im Jahr ein oder aus, gilt nach § 5 BUrlG die Twelftel-Regel: Pro vollendetem Beschäftigungsmonat steht ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu.
Anteiliger Urlaub = Jahresurlaub x volle Beschäftigungsmonate / 12
Beispiel: Eintritt 1. Mai, Vollzeit, 30 Tage Jahresanspruch: 30 x 8/12 = 20 Urlaubstage.
| Status | Anspruch |
|---|---|
| Erste 6 Monate (Wartezeit) | Teilanspruch (1/12 pro vollem Monat) |
| Nach 6 Monaten | Voller Jahresanspruch |
| Austritt 1. Halbjahr | Teilanspruch (Twelftel) |
| Austritt 2. Halbjahr | Voller Jahresanspruch |
Bruchteile von Urlaubstagen werden zugunsten des Arbeitnehmers aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG), wenn sie mindestens einen halben Tag ergeben. Bei 0,3 Tagen wird abgerundet, bei 0,5 oder mehr aufgerundet.
Bei unterjährigem Wechsel von 5- auf 4-Tage-Woche ist der Urlaub anteilig umzurechnen. Bereits genommener Urlaub im alten Modell muss korrekt erfasst sein, sonst entsteht Doppelanrechnung.
Erkrankt der Mitarbeitende im Urlaub und legt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor, werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Die Tage müssen nachgewaehrt werden.
Mutterschutzzeiten zählen voll als Beschäftigungszeit; der Urlaubsanspruch bleibt erhalten. Elternzeit kann der Arbeitgeber nach § 17 BEEG pro vollem Elternzeitmonat um ein Zwölftel kürzen - schriftliche Mitteilung erforderlich.
Urlaub verfällt nach § 7 Abs. 3 BUrlG grundsätzlich am 31. März des Folgejahres. EuGH (C-684/16) und BAG (9 AZR 541/15) verlangen jedoch eine Hinweispflicht des Arbeitgebers - ohne diese verfällt nichts. Bei Langzeiterkrankung: 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres.
Die EuGH-Rechtsprechung (insbesondere C-518/20 und C-727/20 aus 2022) bleibt 2026 verbindlich: Urlaub von Langzeitkranken verfällt nicht automatisch nach 15 Monaten, wenn der Arbeitgeber seinen Hinweispflichten nicht nachgekommen ist. Arbeitgeber sollten Urlaubsplaner und Hinweisschreiben dokumentieren.
Praxisrelevant: BAG vom 31.01.2023 (9 AZR 244/20) hat die Verjährung von Urlaubsansprüchen klargestellt - die reguläre dreijährige Frist nach § 195 BGB beginnt erst, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter über Urlaubsstand und Verfall informiert hat. Pflicht zum proaktiven Hinweisschreiben empfohlen.
Steuerlich ist Urlaubsabgeltung 2026 weiter sozialversicherungspflichtig und unterliegt der Lohnsteuer als Einmalzahlung (Maerzklausel beachten). Eine reine Geldzahlung statt Urlaub ist nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses erlaubt (§ 7 Abs. 4 BUrlG).
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