Urlaubsantrag Vorlage: Form, Pflichtinhalte, gesetzliche Fristen und ein Mustertext. Was Arbeitgeber 2026 dokumentieren müssen, wie sie Urlaubsansprüche fair gewähren und welche Sonderfälle (Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Resturlaub) zu beachten sind.
Ein Urlaubsantrag ist der formale Weg, mit dem Mitarbeitende ihren Erholungsurlaub beim Arbeitgeber anfordern. Pflichtinhalte, gesetzliche Ansprüche, Fristen und eine sofort einsatzbereite Vorlage – dieser Glossar-Eintrag fasst alles Wichtige für Arbeitgeber zusammen.
Ein Urlaubsantrag ist die formale Anfrage eines Mitarbeiters an den Arbeitgeber, Erholungsurlaub gewährt zu bekommen. Rechtsgrundlage ist das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Der Arbeitgeber prüft den Antrag unter Berücksichtigung der Wünsche des Arbeitnehmers und der betrieblichen Belange (§ 7 Abs. 1 BUrlG).
Eine Schriftform ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, in der Praxis aber dringend empfohlen – als Beleg für beide Seiten. Üblich sind heute digitale Anträge per HR-Tool, Selbstbedienungsportal oder strukturierte E-Mail.
| Arbeitswoche | Mindesturlaub (BUrlG) |
|---|---|
| 6-Tage-Woche | 24 Werktage |
| 5-Tage-Woche | 20 Arbeitstage |
| 4-Tage-Woche | 16 Arbeitstage |
| 3-Tage-Woche | 12 Arbeitstage |
Der volle Urlaubsanspruch entsteht nach sechs Monaten Beschäftigung (§ 4 BUrlG). Vorher gilt die Fünftelregelung: 1/12 pro vollem Monat.
Zusätzlich fünf Tage Zusatzurlaub bei einer 5-Tage-Woche (§ 208 SGB IX).
Nach Jugendarbeitsschutzgesetz: 30 Werktage (unter 16), 27 (unter 17), 25 (unter 18).
Urlaubsantrag
Name: Max Mustermann
Personalnummer: 12345
Abteilung: Marketing
Hiermit beantrage ich Erholungsurlaub vom 27.07.2026 bis 14.08.2026 (15 Arbeitstage).
Meine Vertretung während dieser Zeit übernimmt Frau Lisa Beispiel.
Datum: 17. Mai 2026
Unterschrift: ____________
Bei kurzfristigen Anträgen (weniger als zwei Wochen vor Urlaubsbeginn) hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf sofortige Genehmigung. Der Arbeitgeber muss aber zumutbare Prüfung schnell durchführen.
Eine Ablehnung ist nur bei dringenden betrieblichen Belangen oder vorrangigen Urlaubswünschen anderer Mitarbeitender (Sozialauswahl) zulässig.
Für Sonderurlaub (Hochzeit, Umzug, Todesfall, Pflege) gelten separate Vorlagen und gesetzliche Ansprüche.
Arbeitgeber müssen Mitarbeitende rechtzeitig auf nicht genommenen Urlaub und drohenden Verfall hinweisen (EuGH C-684/16, BAG 9 AZR 266/20).
2026 nutzen rund 75 Prozent der mittelständischen Unternehmen digitale Urlaubsantragssysteme. Die wichtigsten Funktionen: automatische Prüfung des Urlaubskontos, Vertretungssystem, Genehmigungsworkflow und Kalenderintegration. Sie senken den HR-Aufwand und vermeiden Konflikte bei Urlaubswunsch-Überlappungen.
Praxis-Tipp: Mit Taxmaro digitalisieren Arbeitgeber den kompletten Urlaubsantragsprozess: Antragsformulare, Genehmigungsworkflows, Urlaubskonten, Hinweisautomatik für Verfall und revisionssichere Dokumentation in der digitalen Personalakte.
