Stundenzettel 2026: Pflichtangaben, Vorlage & rechtssicher führen

Kurz & klar: Ein Stundenzettel muss seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 in jedem Unternehmen geführt werden. Pflichtangaben sind Datum, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie Pausen. Papier-Stundenzettel sind 2026 noch zulässig – ab Inkrafttreten der ArbZG-Novelle wird die elektronische Erfassung jedoch zum Regelfall. Wir zeigen, wie ein rechtssicherer Stundenzettel aussieht, welche Angaben Pflicht sind, welche freiwillig – und worauf Sie als Arbeitgeber besonders achten müssen.

Was ist ein Stundenzettel – und warum brauchen Arbeitgeber ihn?

Ein Stundenzettel (auch Stundennachweis, Arbeitszeitnachweis oder Zeitnachweis) dokumentiert die tatsächlich geleistete Arbeitszeit einzelner Beschäftigter über einen bestimmten Zeitraum, meist tagesgenau. Er dient als Beweismittel im Arbeitsrecht, als Grundlage für die Lohnabrechnung und als Compliance-Nachweis gegenüber Behörden und Sozialversicherungsträgern.

Rechtsgrundlagen, die einen Stundenzettel zur Pflicht machen:

• § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in Verbindung mit dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21).
• § 17 MiLoG – Aufzeichnungspflicht für Minijobber und Beschäftigte in den nach § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen (z. B. Bau, Gastronomie, Transport).
• § 16 Abs. 2 ArbZG – Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Zeiten.

Pflichtangaben auf einem rechtssicheren Stundenzettel

Diese Angaben müssen 2026 zwingend dokumentiert werden:

• Name und Vorname des Beschäftigten
• Datum (für jeden Arbeitstag einzeln)
• Beginn der Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Ende der Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Dauer der Pausen
• Tatsächliche Netto-Arbeitszeit (Stunden und Minuten)
• Unterschrift des Beschäftigten oder digitale Bestätigung

Freiwillige, aber sinnvolle Zusatzangaben: Projektzuordnung, Kostenstelle, Kundennummer, Tätigkeitsbeschreibung, Ort der Tätigkeit (relevant bei mobilem Arbeiten und Workation).

Stundenzettel-Vorlage: So sollte sie strukturiert sein

Ein Standard-Stundenzettel hat 9 Spalten:

Eine solche Vorlage lässt sich in Excel, Google Sheets oder als PDF aufbauen – sie sollte für jeden Monat ein eigenes Tabellenblatt mit Summenzeile am Ende enthalten.

Excel vs. PDF vs. Software – welche Form ist 2026 noch erlaubt?

Aktuell (Mai 2026) sind alle drei Formen rechtlich zulässig:

• Excel: Akzeptiert, aber manipulationsanfällig. Empfehlung: nur in Kleinbetrieben, mit Versionierung und Backup.
• PDF (ausgedruckt): Akzeptiert für die Übergangszeit. Mit Unterschrift versehen aufbewahren.
• Zeiterfassungssoftware: Empfohlen. Sie erfüllt die Anforderung „objektiv und verlässlich" am sichersten – und ist nach Inkrafttreten der ArbZG-Novelle ohnehin der Regelfall.

Im Streitfall hat die Excel-Tabelle den niedrigsten Beweiswert, weil sie ohne weiteres veränderbar ist. Ein Audit-Trail wie ihn moderne Zeiterfassungs-Tools (z. B. clockodo) bieten, ist Excel weit überlegen.

Stundenzettel selbst geführt vs. vom Arbeitgeber – wer ist verantwortlich?

Das BAG hat klargestellt: Die Verantwortung für die Erfassung liegt beim Arbeitgeber. Die Durchführung kann auf die Beschäftigten delegiert werden – etwa über Selbsteintragung in eine App oder Excel-Datei. Der Arbeitgeber muss dann allerdings stichprobenhaft prüfen und Plausibilität sicherstellen.

Praxis-Tipp: Mitarbeitende sollten ihre Stundenzettel mindestens monatlich abzeichnen und der Vorgesetzte gegenzeichnen. So entstehen klare Verantwortlichkeiten und der Beweiswert steigt.

Wie lange muss ein Stundenzettel aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Rechtsgrundlage:

• ArbZG (§ 16 Abs. 2): mindestens 2 Jahre
• MiLoG (§ 17): mindestens 2 Jahre
• Lohnsteuer/Sozialversicherung: 6 Jahre (abgaberechtliche Aufbewahrung)
• Empfehlung für Arbeitgeber: 6 Jahre, damit alle Rechtsbereiche abgedeckt sind

Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden

• Pausen vergessen: Wer keine Pausen einträgt, riskiert einen Verstoß gegen § 4 ArbZG. Auch eine 30-min-Pause bei mehr als 6 h Arbeitszeit muss dokumentiert sein.
• Nur Tagessummen: Beginn und Ende müssen einzeln dokumentiert sein – nicht nur die Summe.
• Keine Unterschrift: Ein Stundenzettel ohne Bestätigung des Beschäftigten hat im Streitfall geringen Beweiswert.
• Excel ohne Versionierung: Veränderbarkeit unterläuft den Beweiswert.
• Doppelte Erfassung: Wenn Zeiterfassung und Lohnabrechnung nicht verknüpft sind, entstehen Übertragungsfehler.

Verbindung zur Lohnabrechnung

Der Stundenzettel ist die Datenquelle für die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung. Stunden, Pausen, Überstundenzuschläge und Sonn-/Feiertagsarbeit fließen direkt in die Abrechnung ein. Wer hier doppelt führt – einmal Stundenzettel, einmal Lohnsoftware – produziert Fehler.

Eine direkte Schnittstelle wie zwischen clockodo und taxmaro überträgt die Zeiten automatisch in die Lohnabrechnung und reduziert das Risiko fehlerhafter Übertragungen erheblich.

Sonderfall Minijob: Was § 17 MiLoG fordert

Für Minijobber und Beschäftigte in bestimmten Branchen (Bau, Gaststätten, Speditionen, Gebäudereinigung u. a.) gelten verschärfte Anforderungen aus § 17 MiLoG:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens 7 Tage nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet sein.
• Aufbewahrungspflicht: 2 Jahre.
• Bei Prüfungen des Zolls müssen die Aufzeichnungen jederzeit vorlegbar sein.

Fazit

Ein rechtssicherer Stundenzettel enthält für jeden Arbeitstag Beginn, Ende, Pausen und Dauer der Arbeitszeit – einzeln dokumentiert und vom Beschäftigten bestätigt. Excel-Vorlagen sind 2026 noch zulässig, aber risikobehaftet. Wer 2026 oder spätestens 2027 mit der ArbZG-Novelle ohnehin auf elektronische Erfassung umstellen muss, sollte den Wechsel jetzt einleiten – idealerweise mit direkter Anbindung an die Lohnabrechnung.

Weiterführend: Wochenarbeitszeit in Monatsarbeitszeit umrechnen | Überstunden steuerfrei 2026