Lohnabrechnung online ersetzt Papier und Excel durch Cloud-Software mit DATEV-Schnittstelle. Anbieter, monatliche Kosten ab 8 Euro pro Mitarbeitenden, rechtliche Pflichten nach GoBD und Tipps zur Auswahl der passenden Lösung für KMU 2026.
Die Lohnabrechnung online ersetzt klassische Papier- oder Excel-Prozesse durch cloudbasierte Software. Brutto-Netto-Berechnung, Lohnsteueranmeldung, SV-Meldungen und der Versand digitaler Lohnzettel laufen vollständig automatisiert – revisionssicher und GoBD-konform. Dieser Glossar-Eintrag fasst alles Wichtige für Arbeitgeber zusammen.
Lohnabrechnung online bezeichnet die vollständig digitale Erstellung der Entgeltabrechnung über eine Cloud-Software oder ein Self-Service-Portal. Statt Excel-Listen, Steuerberater-PDFs und Papier-Lohnzetteln laufen alle Schritte – von der Stammdatenerfassung über die Brutto-Netto-Berechnung bis zum Versand des Lohnzettels – in einem System.
Rechtsgrundlage sind dieselben Normen wie für die klassische Abrechnung: § 108 GewO (Lohnabrechnung in Textform), § 41 EStG (Lohnkonto), § 28a SGB IV (Sozialversicherungsmeldungen) und die GoBD für die revisionssichere Aufbewahrung. Online-Lösungen sind seit 2017 mit der Erlaubnis zur elektronischen Lohnabrechnung in Textform vollständig gleichgestellt – Papier ist nicht mehr Pflicht.
Für KMU ist die Online-Lohnabrechnung der Standard. Statt monatlich Belege an den Steuerberater zu schicken, erfassen HR-Mitarbeitende Stammdaten, Stunden und Variabel direkt in der Software. Das spart 60-80 Prozent der manuellen Zeit.
Online-Lösungen skalieren mit dem Personalwachstum mit. Neue Mitarbeitende sind in wenigen Minuten angelegt, Onboarding-Workflows mit elektronischer Signatur sind direkt integriert. Kein Wechsel der Lohnsoftware bei Verdoppelung der Belegschaft.
Auch Steuerberater nutzen Cloud-Lohnsoftware (DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt online), um Mandanten Self-Service-Zugänge zu geben. Die Mandanten geben Stunden und Abwesenheiten ein, der Berater rechnet final ab.
| Anbieter | Zielgruppe | Preis pro Mitarbeitende/Monat |
|---|---|---|
| DATEV Lohn und Gehalt | Steuerberater, Mittelstand | 10-15 Euro |
| Sage Lohn online | KMU bis 250 Mitarbeitende | 8-12 Euro |
| Lexware Lohn+Gehalt | Klein- und Kleinstbetriebe | 10-15 Euro |
| Personio Payroll | HR-getriebene KMU | 12-20 Euro (inkl. HR-Suite) |
| Edenred (Lohnzettel-Online) | Lohnzettel-Versand | 2-4 Euro |
30 Mitarbeitende x 10 Euro/Monat = 300 Euro/Monat Software-Kosten.
Plus Steuerberater-Pauschale (falls extern): 8-12 Euro pro Lohnabrechnung x 30 = 240-360 Euro.
Gesamt: ca. 540-660 Euro pro Monat für eine vollständig digitale Lohnabrechnung mit Steuerberater-Endkontrolle.
Cloud-Anbieter sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) muss vor Vertragsabschluss vorliegen. Server-Standort EU/Deutschland ist Pflicht – US-Anbieter ohne EU-Zertifizierung sind tabu.
Lohnabrechnungen und Lohnkonten müssen nach GoBD sechs Jahre revisionssicher archiviert werden. Lohnsteuerunterlagen sogar zehn Jahre. Der Cloud-Anbieter muss Export-Funktionen und unveränderbare Speicherung garantieren – Audit Trail ist Pflicht.
Beim Wechsel des Anbieters müssen alle Stammdaten und Lohnkonten exportierbar sein – idealerweise im DATEV-Format oder als CSV. Bei Vertragsende Aufbewahrungspflicht 6/10 Jahre. Vor Vertragsabschluss klären: Wie kommen die Daten wieder raus?
Online-Software ersetzt nicht automatisch den Steuerberater. Bei komplexen Fällen (Geschäftsführer-Gehalt, betriebliche Altersvorsorge, Auslandsentsendungen) empfiehlt sich weiterhin externe Kontrolle. Reine Self-Service-Abrechnung lohnt sich erst ab ca. 20 Mitarbeitenden mit stabilen Strukturen.
2026 ist das ELStAM-Verfahren Standard – Steuerklassen, Kinderfreibeträge und Konfessionen werden elektronisch vom Finanzamt abgerufen. Die SV-Meldungen über sv.net oder Lohnsoftware sind verpflichtend, Papier nicht mehr zulässig. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) läuft seit 2023 vollständig digital. Neue Pflichten 2026: Die Mindestlohnerhöhung auf 13,90 Euro (Empfehlung Mindestlohnkommission), Anpassung der Beitragsbemessungsgrenzen und ggf. neue SV-Rechengrößen müssen automatisch im System hinterlegt sein. KI-Funktionen für Anomaliedetektion (Abrechnungsfehler-Frühwarnung) werden Standard.
Praxis-Tipp: Mit Taxmaro lassen sich Lohnabrechnungen online direkt aus der digitalen Personalakte starten – inklusive ELStAM-Abruf, SV-Meldung, Lohnzettel-Versand ins Mitarbeiterportal und GoBD-konformer Archivierung. Steuerberater erhalten Lese-Zugang für die Endkontrolle.
