Definitiver How-To-Guide zur Lohnabrechnung 2026: Definition, Pflichtangaben, 9 Schritte, Kosten, häufige Fehler und Software-Auswahl.
Lohnabrechnung erstellen kann jeder lernen – aber nicht jeder sollte es selbst tun. Die Verdienstbescheinigung nach § 108 GewO ist ein rechtlich anspruchsvolles Dokument mit zahlreichen Pflichtangaben und Berechnungsschritten. Jeder Fehler kann teuer werden: Nachzahlungen an Finanzamt und Krankenkasse, Schadensersatz an Beschäftigte und Bußgelder durch Aufsichtsbehörden. Dieser Guide zeigt den vollständigen Prozess in neun Schritten – von der Stammdatenpflege bis zur Aufbewahrung der Lohnunterlagen. Spätestens ab fünf Mitarbeitenden lohnt sich der Umstieg auf eine spezialisierte Software wie Taxmaro, die Compliance, Schnittstellen und Automatisierung in einem Tool vereint.
Die Lohnabrechnung – auch Gehaltsabrechnung oder Verdienstbescheinigung – ist ein formal vorgeschriebenes Dokument, das die Vergütung eines Beschäftigten transparent ausweist. Sie ist Pflicht für jedes Beschäftigungsverhältnis.
§ 108 Abs. 1 Gewerbeordnung verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform auszuhändigen. Die Abrechnung muss in Textform erfolgen – elektronisch zulässig, sofern der Beschäftigte zugestimmt hat oder ein entsprechendes Zugangs-Portal eingerichtet ist. Bei reinen Naturalleistungen (z. B. Kost und Logis) entfällt die Pflicht.
Nach § 108 Abs. 1 GewO und der Entgeltbescheinigungsverordnung müssen folgende Angaben enthalten sein: vollständige Daten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Versicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession, Abrechnungszeitraum, vereinbarte Arbeitsstunden, Bruttoentgelt, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge (KV, RV, AV, PV), sonstige Abzüge, Nettoentgelt, Zahlungsart und kumulierte Jahreswerte.
Eine elektronische Lohnabrechnung über ein digitales Mitarbeiterportal ist nach BAG-Rechtsprechung (BAG 28.01.2020, 9 AZR 605/18) zulässig, wenn der Beschäftigte zustimmt und einen Zugang erhält. Bei Schriftform ist die Übergabe gegen Empfangsbestätigung beweistechnisch sinnvoll.
Die Pflicht trifft alle Arbeitgeber – mit wenigen, eng begrenzten Ausnahmen.
Vom Konzern bis zum Privathaushalt mit Haushaltshilfe gilt die Pflicht zur Erstellung einer Lohnabrechnung. Auch Vereine mit Übungsleitern, geringfügigen Beschäftigten oder Minijobbern sind verpflichtet. Bei Privathaushalten mit Minijob im Privathaushalt vereinfacht das Haushaltsscheckverfahren der Minijob-Zentrale die Abrechnung.
Standard ist die monatliche Abrechnung. Die Auszahlung muss nach § 614 BGB spätestens am Ende des Folgemonats erfolgen, sofern arbeits- oder tarifvertraglich nichts anderes vereinbart ist. Bei stundenbasierten Arbeitsverhältnissen ist eine Abrechnung am Monatsende mit dem Vormonatsstand üblich.
Ausgenommen sind reine Naturallohnverhältnisse, ehrenamtliche Tätigkeiten ohne Vergütung sowie freie Mitarbeit oder Werkverträge ohne abhängige Beschäftigung. Bei Mini-Jobs in Privathaushalten reicht die Haushaltsscheckmeldung – eine separate Lohnabrechnung ist nicht erforderlich.
Lohnabrechnung kann selbst erstellt, an einen Steuerberater (DATEV LODAS oder Lohn-Komfort) oder einen Lohnservice ausgelagert werden. Vor- und Nachteile in Schritt 7 dieses Guides.
Die folgenden neun Schritte führen durch den vollständigen Prozess der Lohnabrechnung – vom Datenimport bis zur Aufbewahrung.
Arbeitnehmer-Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Bankverbindung, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, Krankenkasse, Pflegeversicherungs-Status (Kinderlosenzuschlag). Arbeitgeber-Stammdaten: Betriebsnummer, Berufsgenossenschaft, Krankenkassen-Verzeichnis. Stammdaten müssen mindestens jährlich, bei Änderungen sofort aktualisiert werden.
Das Brutto setzt sich zusammen aus: Grundgehalt, vereinbarten Zulagen (Schicht-, Erschwernis-, Funktionszulagen), Provisionen, Boni, Sachbezügen (Dienstwagen, Kantine), VWL-Arbeitgeberzuschuss und steuer- bzw. SV-pflichtigen Sonderzahlungen. Steuerfreie Bestandteile (z. B. Sonn-/Feiertagszuschläge nach § 3b EStG bis zu definierten Höchstgrenzen) sind separat auszuweisen.
Die Lohnsteuer wird auf Basis der Steuerklasse, ELStAM-Daten und Lohnsteuertabelle ermittelt. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) müssen monatlich beim Bundeszentralamt für Steuern abgerufen werden. Hinzu kommen Solidaritätszuschlag (5,5 % der Lohnsteuer, ab Freigrenzen) und Kirchensteuer (8 % oder 9 % je Bundesland).
Sozialversicherung umfasst Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung. Beiträge werden bis zu den jährlich angepassten Beitragsbemessungsgrenzen erhoben und je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen – mit Ausnahmen bei der Krankenkasse-Zusatzbeiträgen und dem PV-Kinderlosenzuschlag. Die aktuellen Werte 2026 erläutert unser Beitrag Sozialversicherungsbeiträge 2026.
Pfändungen nach Pfändungstabelle der ZPO, Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV), VWL-Eigenanteil, Beiträge zur Direktversicherung, Sachbezugswerte, Vorschüsse, Rückforderungen aus Vormonaten. Pfändungsfreigrenzen müssen exakt eingehalten werden – ein Fehler kann zur persönlichen Haftung des Arbeitgebers führen.
Netto = Brutto – Lohnsteuer – Solidaritätszuschlag – Kirchensteuer – SV-Beiträge AN – sonstige Abzüge. Auf der Lohnabrechnung sind sowohl der Steuer- als auch der SV-Brutto-Wert separat auszuweisen, da diese in einigen Fällen voneinander abweichen (z. B. bei beitragsfreien Sonderzahlungen).
Auszahlung per SEPA-Überweisung an das Lohnkonto des Beschäftigten. Buchhalterische Erfassung mit korrekten Konten (Lohnaufwand, Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt, Krankenkasse, Beschäftigtem). Bei DATEV-Anbindung erfolgt die Übergabe an die Finanzbuchhaltung automatisiert.
Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt bis zum 10. des Folgemonats (oder Quartal/Jahr je Volumen). SV-Beitragsnachweise an Krankenkassen bis zum drittletzten Bankarbeitstag. UV-Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft jährlich bis 16. Februar. DEÜV-Meldungen bei An- und Abmeldungen.
Lohnunterlagen sind nach § 147 AO mindestens sechs Jahre, lohnsteuerlich relevante Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren. § 28f SGB IV verlangt mindestens fünf Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Beiträge fällig waren. Empfehlung: zehn Jahre für alle Lohnunterlagen ansetzen.
Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) und § 108 GewO geben die Pflichtangaben verbindlich vor.
| Angabe | Erforderlich | Konsequenz bei Fehlangabe |
|---|---|---|
| Name & Anschrift Arbeitnehmer | Pflicht | Formfehler, Anspruch auf Korrektur |
| Name & Anschrift Arbeitgeber | Pflicht | Formfehler |
| Geburtsdatum & Versicherungsnummer | Pflicht | SV-Meldefehler |
| Steuer-ID & Steuerklasse | Pflicht | Falsche Lohnsteuerberechnung |
| Konfession (für Kirchensteuer) | Pflicht | Falsche Kirchensteuer |
| Abrechnungszeitraum | Pflicht | Formfehler |
| Vereinbarte Arbeitsstunden | Pflicht | Streitfall bei Mehrarbeit |
| Bruttoentgelt aufgeschlüsselt | Pflicht | Nachvollziehbarkeit fehlt |
| Lohnsteuer / Solidaritätszuschlag / Kirchensteuer | Pflicht | Korrekturpflicht, Nachzahlung |
| SV-Beiträge je Zweig | Pflicht | SV-Prüfung-Risiko |
| Sonstige Abzüge (bAV, VWL, Pfändung) | Pflicht bei Vorliegen | Schadensersatzansprüche |
| Nettoentgelt | Pflicht | Hauptkennzahl, fehlerhaft = Auszahlungsfehler |
| Auszahlungsart und Konto | Pflicht | Formfehler |
| Kumulierte Jahreswerte | Pflicht | Steuerprüfungs-Risiko |
| Urlaubsanspruch und -saldo | Empfohlen | Streitfall |
Drei Hauptmodelle dominieren – die Wahl hängt von Mitarbeiterzahl und Komplexität ab.
| Kriterium | Manuell/Papier | Excel | Software |
|---|---|---|---|
| Aufwand pro Abrechnung | Sehr hoch | Hoch | Niedrig |
| Fehlerrisiko | Sehr hoch | Hoch | Niedrig |
| Compliance/GoBD | Risikobehaftet | Nicht GoBD-konform | Konform |
| Kosten p.M./AN | Sehr niedrig | Sehr niedrig | 5-25 Euro |
| Skalierbarkeit | Bis 2 AN | Bis 5 AN | Beliebig |
| SV-Aktualisierungen | Manuell | Manuell | Automatisch |
| Schnittstellen | Keine | Manuell | DATEV, Bank, Krankenkasse |
1-3 Mitarbeitende: Lohnservice oder Steuerberater häufig sinnvoll. 5-10 Mitarbeitende: eigene Software (z. B. Taxmaro) wirtschaftlich. 10-50 Mitarbeitende: Software mit Mitarbeiter-Portal. 50+ Mitarbeitende: Enterprise-Lösung mit DATEV-Schnittstelle und HRIS-Integration. Mehr im Beitrag Lohnabrechnung-Software 2026.
Die Kosten variieren stark nach Modell und Komplexität.
| Modell | Kosten je AN/Monat | Geeignet für | Stärken | Schwächen |
|---|---|---|---|---|
| Steuerberater (DATEV LODAS) | 15-25 Euro | Mikrobetriebe | Compliance, Beratung | Hoher Preis, langsame Korrekturen |
| Eigene Software | 5-12 Euro | 5-200 AN | Kontrolle, Schnittstellen | Eigene Kompetenz erforderlich |
| Lohnservice (BPO) | 12-20 Euro | 10-50 AN | Kein Personalbedarf | Abhängigkeit, Datenfluss |
| Manuell | Unter 1 Euro | Bis 2 AN | Kostenfrei | Hohes Risiko, keine GoBD |
Steuerberater: 20 × 20 Euro = 400 Euro/Monat = 4.800 Euro/Jahr. Eigene Software: 20 × 8 Euro = 160 Euro/Monat = 1.920 Euro/Jahr – plus interne Personalkosten ca. 4-6 Stunden/Monat. Bei einem internen Stundensatz von 50 Euro: 200-300 Euro/Monat – Gesamtkosten 4.320-5.520 Euro. Software wird ab 30+ Mitarbeitenden klar günstiger als Steuerberater. Mehr im Beitrag Was kostet mich ein Mitarbeiter?
Die folgenden Fehler treten in der Praxis am häufigsten auf – und sind in modernen Software-Lösungen mit Plausibilitätsprüfungen weitgehend ausgeschlossen.
Detaillierte Hinweise im Beitrag Lohnabrechnung prüfen – was Arbeitnehmer wissen müssen.
Nach der Abrechnung folgen mehrere zwingende Schritte mit klaren Fristen.
Mehrere gesetzliche Änderungen treffen die Lohnabrechnung 2026 – jede einzeln vermeintlich klein, in Summe relevant.
Der gesetzliche Mindestlohn wurde zum 1. Januar 2026 erneut angepasst. Details und Auswirkungen auf Minijobs sowie Sonderbranchen erläutert der Beitrag Mindestlohn 2026 – Pflichten für Arbeitgeber.
Die Beitragsbemessungsgrenzen 2026 wurden in allen Sozialversicherungszweigen angehoben. Aktuelle Werte und Auswirkungen auf das Bruttoeinkommen Ihrer Beschäftigten finden Sie unter Sozialversicherungsbeiträge 2026.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist seit 2023 verpflichtend. Manuelle Abrufe oder Papier-AU werden ab 2026 nicht mehr akzeptiert – Software-Anbindung ist Pflicht.
Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Aufbewahrung nach GoBD für Lohnunterlagen flächendeckend durchgesetzt. Excel-Listen ohne Audit-Trail sind dann nicht mehr GoBD-konform. Mehr im Beitrag Digitale Personalakte Pflicht 2027.
Taxmaro automatisiert den vollständigen Lohnabrechnungs-Prozess von Stammdaten bis zur SV-Meldung. Die Software prüft Steuerklassen, ruft ELStAM und eAU monatlich automatisch ab, wendet Mindestlohn-Werte tagesgenau an und erstellt SV-Beitragsnachweise sowie Lohnsteueranmeldungen pünktlich. Über die DATEV-Schnittstelle erfolgt die Übergabe an Steuerberater oder Finanzbuchhaltung verlustfrei. Audit-Trails dokumentieren jede Änderung GoBD-konform. Mehr Details im Beitrag Lohnabrechnung-Software 2026.
Lohnabrechnung mit Taxmaro – ohne Stress, ohne Fehler. Vom Kleinbetrieb mit drei Mitarbeitenden bis zum mittelständischen Unternehmen mit 200 Beschäftigten: Taxmaro automatisiert die Lohnabrechnung GoBD-konform und nimmt Ihnen die Compliance-Last ab. Jetzt kostenlose Beratung anfordern oder direkt einen Demo-Termin vereinbaren. Sparen Sie Steuerberater-Kosten, vermeiden Sie Bußgelder und gewinnen Sie Zeit für das Wesentliche.
