Die Verpflegungspauschale bleibt 2026 unverändert: 14 € bei 8–24 h Abwesenheit, 28 € bei voller Auswärtstätigkeit über 24 h. Wir zeigen Kürzungen bei Mahlzeiten, die 3-Monats-Frist, Lohnabrechnung mit 25 %-Pauschalversteuerung und Aufzeichnungspflichten.
Kurz & klar: Die Verpflegungspauschale (auch Verpflegungsmehraufwand) bleibt 2026 in Deutschland unverändert: 14 € pro Tag bei Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden oder für An- und Abreisetag, 28 € bei voller Abwesenheit über 24 Stunden. Die Sätze gelten seit 2021 unverändert. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die das BMF jährlich neu festsetzt. Arbeitgeber dürfen die Pauschalen lohnsteuerfrei auszahlen – oder sogar das Doppelte, dann pauschalversteuert mit 25 %. Wir erklären, wie Sie 2026 korrekt abrechnen, welche Kürzungen bei Mahlzeitgestellung greifen und welche Aufzeichnungspflichten gelten.
| Abwesenheitsdauer | Pauschale 2026 |
|---|---|
| Eintagestour, 8–24 Stunden Abwesenheit | 14 € |
| Mehrtagesreise: An- und Abreisetag (unabhängig von der Dauer) | 14 € |
| Mehrtagesreise: voller Zwischentag (24 h) | 28 € |
| Abwesenheit unter 8 Stunden | 0 € (keine Pauschale) |
Die Sätze sind nach § 9 Abs. 4a EStG geregelt und bleiben 2026 unverändert – eine geplante Erhöhung wurde nicht umgesetzt.
Die Pauschale gilt bei Auswärtstätigkeit, also wenn der Arbeitnehmer:
Wichtig: Wer am gleichen Ort länger als 3 Monate tätig ist, verliert ab dem 4. Monat den Anspruch auf die Pauschale (3-Monats-Frist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Eine Unterbrechung von mindestens 4 Wochen setzt die Frist zurück.
Stellt der Arbeitgeber während der Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit, wird die Pauschale entsprechend gekürzt:
Beispiel: Bei einer Dienstreise mit voller 24-h-Abwesenheit (28 €) und einem Mittagessen durch den Arbeitgeber bleibt der Anspruch bei 28 € – 11,20 € = 16,80 €. Kürzungen erfolgen aber maximal bis 0 €, d. h. die Pauschale wird nie negativ.
Drei Konstellationen sind zu unterscheiden:
Auszahlung erfolgt lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei. In der Lohnabrechnung wird sie als steuerfreier Verpflegungsmehraufwand ausgewiesen – keine Auswirkungen auf Brutto-Netto.
Der Teil bis zur Pauschale ist steuerfrei. Der Teil darüber bis zum Doppelten kann mit 25 % pauschal lohnversteuert werden (§ 40 Abs. 2 EStG) und bleibt damit sozialversicherungsfrei. Ab dem Doppelten wird der Mehrbetrag voll steuer- und sv-pflichtig.
Der Arbeitnehmer kann die Differenz als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
Für jede Reisekostenabrechnung sind zu dokumentieren:
Diese Belege sind 6 Jahre aufzubewahren (§ 147 AO). Bei Lohnsteuer-Außenprüfungen ist die Pauschale häufiger Prüfgegenstand – unsaubere Belege können zu Nachzahlungen führen.
Für Reisen ins Ausland legt das BMF jährlich länderspezifische Sätze fest. Die genauen Beträge stehen im jährlichen BMF-Schreiben (zuletzt Ende 2025 für 2026 veröffentlicht). Beispiele:
Wichtig: Maßgeblich ist der Aufenthaltsort um 24 Uhr Ortszeit – nicht der Abreiseort.
Die Pauschale ist eine Pauschalbetrag-Lösung – der Arbeitnehmer muss keine Belege für Restaurants oder Lebensmittel sammeln. Selbst wenn er weniger ausgibt, behält er die volle Pauschale.
Tatsächliche Belege können nicht zusätzlich zur Pauschale erstattet werden. Eine echte Restaurantrechnung als Alternative ist möglich, wenn der Arbeitgeber das ausdrücklich genehmigt – dann wird die Pauschale entsprechend gekürzt.
Die Verpflegungspauschale bleibt 2026 in Deutschland bei 14 € / 28 € – ein vertrauter, einfacher Betrag, der Arbeitgebern und Arbeitnehmern viel Bürokratie spart. Wer Kürzungen, 3-Monats-Frist und die Aufzeichnungspflichten beachtet, ist auch bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung gut aufgestellt. Für Auslandsreisen lohnt der Blick in die BMF-Tabelle – die Sätze sind dort höher und unterscheiden sich je nach Stadt/Land.
Weiterführend: Erholungsbeihilfe 2025/2026 | Lohnabrechnung mit taxmaro
