Erholungsbeihilfe für Arbeitnehmer (2025): Voraussetzungen, Höhe, Dokumentation & Lohnabrechnung

Was ist eine Erholungsbeihilfe?

Erholungsbeihilfen sind Arbeitgeberzuschüsse, die zweckgebunden der Erholung des Arbeitnehmers und ggf. seiner Familienangehörigen dienen. Sie sind grundsätzlich Arbeitslohn (§ 19 EStG), können aber nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 EStG mit 25 % pauschaler Lohnsteuer besteuert werden.  

Zeitlicher Zusammenhang / Zweckbindung: Die Zahlung muss im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub stehen; in der Praxis gilt regelmäßig ein Fenster von bis zu 3 Monaten vor oder nach dem Erholungsurlaub als unbedenklich.

Höhe der Erholungsbeihilfe (Jahresbeträge)

Die Pauschalversteuerung (25 %) ist möglich, soweit die Summe der im Kalenderjahr gewährten Beihilfen je Person nicht übersteigt:

• 156 € für den Arbeitnehmer

• 104 € für den (Ehe-)Partner

• 52 € je Kind Die Höchstbeträge sind getrennt zu betrachten. Wird mehr gezahlt, ist die Pauschalbesteuerung für den Mehrbetrag ausgeschlossen; dieser Teil ist regulär zu versteuern und sozialversicherungspflichtig.

Steuer- und Sozialversicherung

• Steuer: Arbeitgeber versteuert mit 25 % pauschal (zzgl. Soli/Kirchensteuer). Für Arbeitnehmende ist die Leistung dadurch netto steuerfrei.  

• SV: Pauschal versteuerte Erholungsbeihilfen zählen nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt, wenn die Pauschalsteuer mit der Entgeltabrechnung des betreffenden Zeitraums tatsächlich abgeführt wird (§ 1 Abs. 1 S. 2 SvEV). Nur die bloße Möglichkeit der Pauschalierung reicht nicht.  

Voraussetzungen & zulässige Formen

• Zusätzlichkeit: Die Beihilfe muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. (H

• Zweckbindung & Timing: Erholungszweck muss sichergestellt sein (Urlaub/Erholungsmaßnahme), idealerweise max. 3 Monate vor oder nach dem Urlaub auszahlen.  

• Form: Geldleistung ist üblich; Sachleistungen (z. B. Hotelbuchung) sind möglich. Entscheidend ist die zweckentsprechende Verwendung.

Dokumentation in der Praxis

Um die Pauschalierung und Beitragsfreiheit zu sichern, empfehlen sich folgende Nachweise/Prozesse:

1. Eigen­erklärung / Nachweis des Mitarbeiters über den Urlaub (Zeitraum, Reiseziel/Erholung) oder Belege (Buchungsbestätigung, Kur-/Reha-Bescheid). Der zeitliche Zusammenhang reicht in der Regel als Nachweis.  

2. Getrennte Ausweisung in der Lohnabrechnung, z. B. Lohnart „Erholungsbeihilfe § 40 (2) EStG, 25 % pauschal“.  

3. Pauschalsteuer im Abrechnungsmonat abführen (wichtig für SV-Freiheit nach SvEV).

4. Jahreskontrolle der Höchstbeträge je begünstigte Person (AN/Partner/Kinder).  

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Lohnabrechnung & Buchung

• Abrechnung: Lohnart mit pauschaler Lohnsteuer (25 %), ohne SV-Beiträge. Die Pauschalsteuer trägt der Arbeitgeber. Getrennte Ausweisung von regulärem Lohn.  

• Wenn Grenzwerte überschritten: Pauschalierung entfällt für den überschießenden Teil → voll steuer- und beitragspflichtig wie normaler Arbeitslohn.

Abgrenzung zum Urlaubsgeld: Urlaubsgeld ist immer regulärer Arbeitslohn (voll steuer- und SV-pflichtig); die Erholungsbeihilfe ist nur bei 25 %-Pauschalsteuer begünstigt.  

Hat der Arbeitnehmer einen Anspruch?

Nein. Die Erholungsbeihilfe ist freiwillig. Ein Anspruch kann sich nur aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag ergeben. Gesetzlich besteht kein individueller Anspruch. (Allgemeine Einordnung als freiwillige Arbeitgeberleistung; gesetzliche Grundlage regelt nur die Pauschalierung.)  

Häufige Fehler & Tipps

• Zu spät pauschaliert → SV-Pflicht: Pauschalsteuer muss zeitnah im Abrechnungsmonat erhoben werden.  

• Grenzwerte nicht je Person geprüft: Beträge pro Jahr und pro Person trennen.  

• Kein Nachweis/keine Zweckbindung: Mindestens zeitnaher Urlaubsbezug dokumentieren.  

Beispiele (2025)

• Single: 156 € pauschal besteuert → Arbeitnehmer erhält 156 € netto, AG zahlt 25 % Pauschalsteuer (+ Soli/KiSt).

• Verheiratet, 2 Kinder: 156 € + 104 € + 2×52 € = 364 € möglich (bei erfüllten Voraussetzungen).  

Checkliste für Arbeitgeber

• Zusatzleistung (kein Gehalts­umwandeln)

• Urlaub/Erholungsmaßnahme und Zeitfenster ± 3 Monate dokumentiert

• Jahresgrenzen 156/104/52 € geprüft (getrennt nach Personen)

• 25 % Pauschalsteuer im Abrechnungsmonat abgeführt → SV-frei

• Getrennte Lohnart und Belege in der Personalakte

Rechtliche Grundlagen & weiterführende Hinweise

• § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 EStG (25 %-Pauschalsteuer); LStH/LStR R 40.2 zur Zweckbindung & Personenhöchstbeträgen.  

• § 1 SvEV (Beitragsfreiheit pauschal versteuerter Bezüge – nur bei tatsächlicher Pauschalierung im Abrechnungszeitraum).  

✅ Fazit

Die Erholungsbeihilfe ist für Arbeitgeber ein attraktives Instrument, um Mitarbeitende finanziell bei ihrer Erholung zu unterstützen und gleichzeitig Steuervorteile zu nutzen. Bei richtiger Anwendung – insbesondere unter Beachtung der Höchstbeträge, Zweckbindung und Pauschalbesteuerung – bleibt die Leistung für Beschäftigte netto steuerfrei und für Arbeitgeber sozialabgabenfrei. Entscheidend sind eine saubere Dokumentation, die Einhaltung des Zeitfensters rund um den Urlaub sowie die zusätzliche Gewährung außerhalb des regulären Entgelts. Wer diese Spielregeln beachtet, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und nutzt gleichzeitig eine effiziente, rechtssichere Gestaltungsmöglichkeit der Lohnbestandteile.

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