Spesen 2026: BMF-Pauschalen für Inland (14/28 €) und Ausland (rund 40 Länder neu), Mahlzeitenkürzung 20/40 %, Übernachtung 20 €, Fahrtkosten 0,30 €/km – mit Berechnungsbeispielen und 5 Fehler-Checks.
Kurzantwort: Spesen sind der Sammelbegriff für berufliche Auswärtskosten, die Arbeitnehmer während Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten erstattet bekommen. 2026 gelten für Inland unverändert 14 € (8–24 h Abwesenheit) und 28 € (volle 24 h) Verpflegungspauschale; Übernachtung 20 € pauschal oder Beleg. Für rund 40 Länder hat das BMF zum 1.1.2026 die Auslandspauschalen neu festgesetzt. Bei vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten wird die Pauschale gekürzt: 20 % Frühstück, 40 % Mittag-/Abendessen.
Spesen ist umgangssprachlich der Sammelbegriff für berufliche Auswärtskosten. Steuer- und lohnrechtlich umfasst der Begriff drei zentrale Posten:
Rechtsgrundlage sind § 9 EStG (Werbungskosten) und § 3 Nr. 13 EStG (steuerfreie Arbeitgeber-Erstattung). Spesen sind beim Arbeitnehmer steuer- und sozialabgabenfrei, solange die Pauschalen eingehalten werden.
Die deutschen Inlands-Pauschalen bleiben 2026 unverändert:
| Abwesenheit | Pauschale | Voraussetzung |
|---|---|---|
| weniger als 8 h | 0 € | kein Anspruch |
| 8 bis 24 h | 14 € | An- und Abreisetag, eintägige Reisen |
| 24 h (voller Kalendertag) | 28 € | Zwischentage mehrtägiger Reisen |
Bei mehrtägigen Reisen erhält der Arbeitnehmer pro An- und Abreisetag pauschal 14 €, unabhängig von der konkreten Abwesenheit. Wichtig: Maßgeblich ist nicht die Arbeitszeit, sondern die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte und der Wohnung.
Mit dem BMF-Schreiben vom Dezember 2025 wurden ab 1.1.2026 rund 40 Länder neu bewertet. Maßgeblich sind die Lebenshaltungskosten und Preisentwicklungen vor Ort. Die Pauschalen werden zweistufig festgelegt: Voller Tag und An-/Abreisetag.
Beispiele für 2026 (volle Tage / An- und Abreisetage):
Vollständige Liste: BMF-Schreiben zum Verpflegungsmehraufwand 2026 – verlinkt unten.
Wird eine Mahlzeit vom Arbeitgeber oder vom Hotel kostenlos gestellt, ist die Pauschale anteilig zu kürzen. Die Kürzung bezieht sich immer auf den vollen Tagessatz – nicht auf den anteiligen für An-/Abreisetage:
Beispiel: Bei einer dreitägigen Reise mit Hotel-Frühstück fällt der zweite (volle) Tag von 28 € auf 22,40 €.
Bei Übernachtungen im Inland gelten:
Für Auslandsübernachtungen veröffentlicht das BMF eigene Pauschalen pro Land – analog zu den Verpflegungspauschalen.
Verpflegungspauschalen sind beim selben auswärtigen Tätigkeitsort nur für maximal 3 Monate ununterbrochen steuerfrei (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Nach der 3-Monats-Frist entfallen die Pauschalen – auch bei längeren Projekten. Eine Unterbrechung von mindestens 4 Wochen setzt die Frist zurück.
{"@context":"https://schema.org","@type":"FAQPage","mainEntity":[{"@type":"Question","name":"Was sind Spesen?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Spesen ist der umgangssprachliche Sammelbegriff für berufliche Auswärtskosten: Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Fahrtkosten. Steuerlich werden sie nach § 9 EStG (Werbungskosten) und § 3 Nr. 13 EStG (steuerfreie Arbeitgeber-Erstattung) behandelt. Solange die Pauschalen eingehalten werden, sind Spesen lohnsteuer- und sozialabgabenfrei."}},{"@type":"Question","name":"Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026 im Inland?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Im Inland gelten 2026 unverändert: 14 Euro pauschal bei 8 bis 24 Stunden Abwesenheit (auch An- und Abreisetage), 28 Euro pauschal bei vollen 24 Stunden Abwesenheit. Unter 8 Stunden besteht kein Anspruch. Maßgeblich ist die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte und der Wohnung."}},{"@type":"Question","name":"Welche Auslandspauschalen gelten 2026?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Das BMF hat zum 1. Januar 2026 die Pauschalen für rund 40 Länder neu festgesetzt. Beispiele für volle Tage / An- und Abreisetage: Paris 58 / 39 Euro, New York 66 / 44 Euro, Madrid 41 / 28 Euro, Schweiz 64 / 43 Euro, Niederlande 47 / 32 Euro. Die vollständige Liste steht im BMF-Schreiben."}},{"@type":"Question","name":"Wann werden Spesen gekürzt?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Wenn der Arbeitgeber oder das Hotel eine Mahlzeit kostenlos stellt, wird die volle Tagespauschale anteilig gekürzt: 20 Prozent für Frühstück, 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Beispiel: Inland 28 Euro mit Hotel-Frühstück = 22,40 Euro. Die Kürzung bezieht sich immer auf den vollen Tagessatz, nicht auf den An-/Abreisetag-Satz."}},{"@type":"Question","name":"Wie hoch ist die Übernachtungspauschale 2026?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Im Inland gilt 2026: 20 Euro Pauschale pro Übernachtung ohne Beleg, oder die tatsächlichen Kosten gegen Hotelrechnung. Frühstückspreise müssen extra ausgewiesen sein, sonst werden pauschal 4,80 Euro herausgerechnet (20 Prozent von 24 Euro). Für Ausland gelten die BMF-Pauschalen pro Land."}},{"@type":"Question","name":"Wie lange sind Spesen am selben Ort steuerfrei?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Verpflegungspauschalen sind beim selben auswärtigen Tätigkeitsort nur für maximal 3 Monate ununterbrochen steuerfrei (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Danach entfallen sie. Eine Unterbrechung von mindestens 4 Wochen setzt die 3-Monats-Frist zurück. Übernachtungs- und Fahrtkosten sind von dieser Frist nicht betroffen."}}]}
