Lohnabrechnung 2026: Mindestlohn, ELStAM-PKV und Vorbereitung auf die digitale Personalakte 2027

Stand: Mai 2026. Dieser Beitrag wurde inhaltlich aktualisiert. Die ursprüngliche Version behandelte die für 2025 erwarteten Änderungen – inzwischen ist klar, was sich tatsächlich umgesetzt hat und welche weiteren Schritte 2026/2027 anstehen.

Was 2025 tatsächlich passiert ist – und warum 2026 nahtlos anschließt

Das Jahr 2025 hat in der Lohnabrechnung zwei größere Weichen gestellt: Der Wegfall der Rechtskreistrennung Ost/West in der Sozialversicherung ist endgültig vollzogen, und der Mindestlohn ist zum 01.01.2025 auf 12,82 Euro gestiegen. Beides war für viele Unternehmen kein Selbstläufer – wer 2025 die Umstellungen erfolgreich umgesetzt hat, profitiert 2026 davon. Wer es nicht getan hat, holt das jetzt unter Zeitdruck nach, denn die Frequenz an gesetzlichen Änderungen nimmt weiter zu.

1. Mindestlohn 2026: Sprung auf 13,90 Euro

Der gesetzliche Mindestlohn ist zum 01.01.2026 von 12,82 Euro auf 13,90 Euro brutto pro Stunde gestiegen – ein Plus von 1,08 Euro. Für eine 40-Stunden-Woche sind das rund 190 Euro mehr brutto pro Monat. Die nächste Stufe ist bereits beschlossen: 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 Euro.

Direkte Folgen für die Lohnabrechnung:

• Die Minijob-Grenze ist dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt und liegt seit Januar 2026 bei 603 Euro monatlich.
• Die Midijob-Grenze bleibt zunächst bei 2.000 Euro – aber der Übergangsbereich verschiebt sich mit der angehobenen Untergrenze.
• Bestehende Arbeitsverträge mit fixen Stundenlöhnen unter 13,90 Euro sind nichtig und müssen angepasst werden. Eine Mehr-Details-Übersicht findest du in unserem Beitrag Mindestlohn 2026 in Deutschland.

2. Neue Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) ab 2026

Die Sozialversicherungs-Rechengrößen-Verordnung 2026 bringt deutliche Sprünge nach oben – Grundlage ist die Lohnentwicklung 2024 mit +5,16 %. Für die Lohnabrechnung gilt seit dem 01.01.2026:

• Rentenversicherung & Arbeitslosenversicherung: 8.450 Euro monatlich / 101.400 Euro jährlich (bundeseinheitlich)
• Kranken- und Pflegeversicherung (BBG): 5.812,50 Euro monatlich / 69.750 Euro jährlich
• Versicherungspflichtgrenze GKV (JAEG): 6.450 Euro monatlich / 77.400 Euro jährlich
• Knappschaftliche Rentenversicherung: 10.400 Euro monatlich

Für Gutverdienende bedeutet das weniger Netto, weil ein größerer Teil des Brutto-Einkommens beitragspflichtig wird. Payroll-Systeme müssen die neuen Werte ab dem ersten Abrechnungslauf 2026 berücksichtigen.

3. ELStAM-PKV-Verfahren ab Januar 2026

Eine der größten technischen Umstellungen 2026 betrifft privat krankenversicherte Beschäftigte: Seit dem 01.01.2026 werden PKV-Beiträge elektronisch über das ELStAM-Verfahren übermittelt. Das bisherige papiergebundene Nachweisverfahren über jährliche Bescheinigungen entfällt.

Was das konkret bedeutet:

• Arbeitgeber rufen die PKV-Beitragsdaten gemeinsam mit den ELStAM-Lohnsteuermerkmalen elektronisch ab.
• Arbeitnehmer müssen ihrem Arbeitgeber keine PKV-Bescheinigung mehr vorlegen.
• Lohnsoftware muss den Abruf und die zeitgerechte Verarbeitung des neuen Datensatzes unterstützen – inklusive Korrektur-Lauf bei rückwirkenden Änderungen.

Wer mit DATEV, Sage, Personio oder einer modernen Payroll-Plattform arbeitet, hat das Verfahren in der Regel bereits abgebildet. Klassische Inhouse-Lösungen ohne aktive Pflege sind das größte Risiko.

4. Sachbezugswerte 2026 und Entfernungspauschale

Die Sachbezugswerte sind zum 01.01.2026 angehoben worden:

• Verpflegung gesamt: 345 Euro monatlich (Frühstück 71 Euro, Mittag/Abendessen je 137 Euro)
• Unterkunft: 285 Euro monatlich (9,50 Euro pro Kalendertag)

Außerdem gilt seit 01.01.2026 die einheitliche Entfernungspauschale von 0,38 Euro je Kilometer – die bisherige Staffelung mit 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer entfällt.

5. Vorbereitung auf die digitale Personalakte ab 01.01.2027

Die wohl größte strukturelle Änderung steht 2027 an: Ab dem 01.01.2027 müssen Arbeitgeber Lohn- und Entgeltunterlagen vollständig elektronisch führen. Ausnahmegenehmigungen für die Papierführung sind nur noch bis zum 31.12.2026 möglich.

Wichtig: Eine einfache PDF-Ablage genügt nicht. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verlangt eine strukturierte, revisionssichere Organisation mit eindeutiger Zuordnung, Protokollierung und vollständiger Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Wer 2026 noch nicht digital arbeitet, sollte jetzt die technischen und organisatorischen Voraussetzungen schaffen – inklusive Schulung der HR-Mitarbeitenden. Eine vertiefte Übersicht der Anforderungen findest du in unserem Beitrag Digitale Personalakte ab 2027.

Warum die Komplexität in der Lohnabrechnung weiter zunimmt

Mindestlohn, BBG-Sprünge, ELStAM-PKV, Sachbezugswerte, digitale Personalakte – jeder einzelne Punkt für sich ist machbar. In Summe entsteht jedoch eine Änderungs-Dichte, die manuelle oder veraltete Systeme regelmäßig überfordert. Typische Symptome:

• Fehlerhafte Beiträge bei Hochverdienenden durch nicht aktualisierte BBGs.
• Nicht erkannte Minijobs, weil die Grenze (603 Euro) nicht automatisch ans System angepasst wurde.
• Manuell gepflegte PKV-Bescheinigungen, obwohl der elektronische Abruf längst Pflicht ist.

Die Konsequenz: Mehr Rückfragen von Krankenkassen, Nachforderungen bei Betriebsprüfungen, frustrierte Mitarbeitende. Wer auf eine moderne Lohnabrechnungs-Software umstellt, automatisiert die meisten dieser Themen.

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

1. BBG- und Mindestlohn-Logik prüfen: Sind alle Werte zum 01.01.2026 korrekt im System hinterlegt?
2. ELStAM-PKV-Abruf einrichten: Funktioniert der elektronische Abruf für alle privat versicherten Mitarbeitenden?
3. Entfernungspauschale neu kalkulieren: Sind bestehende Reisekostenabrechnungen und Pendelzuschüsse auf 0,38 Euro umgestellt?
4. Roadmap für 2027 aufsetzen: Auswahl einer revisionssicheren digitalen Personalakte, Migration der Bestände, Schulung der HR-Verantwortlichen.

FAQ: Lohnabrechnung 2026 und Ausblick 2027

Wie hoch ist der gesetzliche Mindestlohn 2026?
Seit dem 01.01.2026 liegt der Mindestlohn bei 13,90 Euro brutto pro Stunde. 2027 steigt er auf 14,60 Euro.

Was ändert sich 2026 beim ELStAM-Verfahren?
Privat krankenversicherte Mitarbeitende melden ihre PKV-Beiträge nicht mehr per Bescheinigung. Der Arbeitgeber ruft die Daten elektronisch über das ELStAM-Verfahren ab.

Wann wird die digitale Personalakte Pflicht?
Ab dem 01.01.2027 müssen alle Arbeitgeber Lohn- und Entgeltunterlagen vollständig elektronisch führen. Ausnahmegenehmigungen sind nur noch bis Ende 2026 möglich.

Wie hoch ist die Beitragsbemessungsgrenze 2026?
In der allgemeinen Renten- und Arbeitslosenversicherung gilt seit dem 01.01.2026 bundeseinheitlich 8.450 Euro pro Monat. In der Kranken- und Pflegeversicherung 5.812,50 Euro pro Monat.

Welche Sachbezugswerte gelten 2026?
Verpflegung 345 Euro pro Monat (Frühstück 71 Euro, Mittag-/Abendessen je 137 Euro), Unterkunft 285 Euro pro Monat. Diese Werte sind ab dem ersten Abrechnungsmonat 2026 verpflichtend anzuwenden.