Wie KI die Lohnabrechnung verändert
Die Lohnabrechnung ist komplex: Steuerklassen, Sozialversicherungsbeiträge und Sonderfälle wie Minijobs oder Elternzeit müssen berücksichtigt werden. KI kann hier unterstützen, indem sie:
- Fehler automatisch erkennt und Abweichungen im Abrechnungslauf meldet.
- Regeländerungen in Steuer- und Sozialrecht laufend berücksichtigt.
- Standardprozesse automatisiert, z. B. die Erfassung von Arbeitszeiten, Überstunden oder Zuschlägen.
- Reports generiert, die Arbeitgebern helfen, Personal- und Gehaltskosten im Blick zu behalten.
KI in der HR-Verwaltung: Effizienz steigern
Auch in der Personalverwaltung entfaltet KI großes Potenzial:
- Recruiting: KI-gestützte Systeme filtern Bewerbungen vor und schlagen passende Kandidaten vor.
- Onboarding: Digitale Assistenten erleichtern neuen Mitarbeitern den Einstieg.
- Abwesenheitsmanagement: Automatisierte Workflows vereinfachen Urlaubsanträge und Krankmeldungen.
- Strategische Planung: KI-gestützte Analysen helfen bei Personalbedarfsprognosen und Kostenplanung.
Das Ergebnis: Mehr Produktivität, weniger Verwaltungsaufwand und ein effizienterer Ressourceneinsatz.
Datenschutz & Mitarbeiterrechte: Das müssen Arbeitgeber beachten
Der Einsatz von KI bringt neben Chancen auch Verantwortung mit sich. Arbeitgeber sollten auf folgende Punkte achten:
- Datenschutz (DSGVO): Mitarbeiterdaten sind besonders sensibel. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass KI-Systeme DSGVO-konform arbeiten und Daten nur im europäischen Rechtsraum verarbeitet werden.
- Transparenz: Mitarbeiter sollten wissen, wenn ihre Daten durch KI verarbeitet oder Entscheidungen automatisiert getroffen werden.
- Mitbestimmung: Betriebsräte sind einzubeziehen, wenn KI-Systeme die Arbeit oder Überwachung beeinflussen.
- Fairness: KI darf keine Diskriminierungen bei Gehaltsabrechnungen oder Bewerberauswahl erzeugen.
Konkrete Maßnahmen für Arbeitgeber zur Einhaltung des Datenschutzes
Damit der Einsatz von KI in der Lohnabrechnung und HR-Verwaltung rechtssicher bleibt, sollten Arbeitgeber diese Maßnahmen ergreifen:
- Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abschließen: Mit allen KI- und Softwareanbietern muss ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO bestehen.
- Datenminimierung umsetzen: Nur die Daten verarbeiten, die für den Zweck unbedingt erforderlich sind.
- Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) prüfen: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Protokollierungen sicherstellen.
- Datenverarbeitung dokumentieren: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen und regelmäßig aktualisieren.
- Regelmäßige Datenschutz-Audits: Prozesse und KI-Systeme auf DSGVO-Konformität überprüfen lassen.
- Mitarbeiter informieren: Transparente Kommunikation über den Einsatz von KI und deren Zweck.
- Schulungen durchführen: HR-Teams und Führungskräfte im Umgang mit KI und Datenschutz sensibilisieren.
- Datenlöschkonzepte einführen: Klare Regeln, wann und wie Daten gelöscht oder anonymisiert werden.
Was in Arbeitsverträgen und Datenschutzvereinbarungen stehen sollte
Wenn Arbeitgeber KI-Systeme einsetzen, sollten bestimmte Punkte auch vertraglich geregelt werden:
Arbeitsverträge
- Hinweis auf digitale Verarbeitung: Klarstellen, dass personenbezogene Daten im Rahmen der Lohnabrechnung und HR-Verwaltung auch durch automatisierte Systeme verarbeitet werden können.
- Transparenzklauseln: Mitarbeiter darüber informieren, welche Systeme im Einsatz sind und welche Daten verarbeitet werden.
- Schutz vor Überwachung: Deutlich machen, dass KI-Systeme nicht zur permanenten Leistungs- oder Verhaltenskontrolle genutzt werden.
Datenschutzvereinbarungen / Betriebsvereinbarungen
- Zweckbindung: Festlegen, wofür die Daten verwendet werden dürfen (z. B. nur für Abrechnung, nicht für Leistungsbewertung).
- Rechte der Mitarbeiter: Information über Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschrechte nach DSGVO.
- Datenweitergabe: Regeln, ob und wie Daten an Dritte (z. B. externe Payroll-Dienstleister) übermittelt werden dürfen.
- Kontrollrechte: Betriebsräten oder Datenschutzbeauftragten Kontrollrechte einräumen.
- Transparenzpflichten: Verfahren zur Information der Mitarbeiter bei Änderungen am KI-Einsatz festlegen.
Fazit: KI als Chance für moderne Arbeitgeber
KI verändert die Lohnabrechnung und HR-Verwaltung grundlegend. Wer als Arbeitgeber rechtliche Vorgaben beachtet, Datenschutzmaßnahmen konsequent umsetzt und Arbeits- sowie Datenschutzvereinbarungen entsprechend gestaltet, profitiert von höherer Produktivität, weniger Fehlern und besseren Entscheidungsgrundlagen. Gleichzeitig gewinnen Unternehmen das Vertrauen ihrer Mitarbeiter, wenn sie transparent und verantwortungsvoll mit sensiblen Daten umgehen.
