Die Personalabteilung – häufig auch als HR-Abteilung bezeichnet – ist das organisatorische Herzstück jedes Unternehmens. Sie kümmert sich um die Verwaltung, Betreuung und Entwicklung von Mitarbeitenden und spielt eine Schlüsselrolle für den langfristigen Unternehmenserfolg. Doch ab wann lohnt es sich, eine eigene Personalabteilung einzurichten? Welche Aufgaben und rechtlichen Pflichten hat sie? Und wie sollte sie optimal besetzt sein, um effizient zu arbeiten? Dieser Artikel beantwortet alle wichtigen Fragen rund um die moderne Personalabteilung.
Eine rechtliche Verpflichtung, eine Personalabteilung einzurichten, besteht nicht. Jeder Arbeitgeber kann die Personalverwaltung eigenständig oder durch Dritte (z. B. Steuerberater oder HR-Dienstleister) durchführen lassen.
Allerdings schreibt das Arbeitsrecht zahlreiche Pflichten zur Personalverwaltung vor, z. B.:
In der Praxis übernehmen diese Aufgaben entweder:
Eine feste Personalabteilung lohnt sich meist ab einer Größe von mindestens 25–50 Beschäftigten, abhängig von der Branche und der Komplexität der Personalprozesse. Ab dieser Schwelle entstehen typischerweise:
Ab etwa 100 Beschäftigten sollte die HR-Struktur klar definiert sein, idealerweise mit Spezialisierungen in:
Die Aufgaben lassen sich in drei große Bereiche unterteilen: administrativ, strategisch und entwicklungsorientiert.
1. Administrative Aufgaben (operatives HR-Management)
Hier geht es um alle rechtlichen und organisatorischen Grundfunktionen:
Diese Prozesse müssen rechtssicher und DSGVO-konform dokumentiert werden – hier bietet TAXMARO eine digitale Komplettlösung für kleine und mittlere Unternehmen.
2. Strategische Aufgaben (People & Culture)
Die HR-Abteilung unterstützt die Geschäftsführung bei der langfristigen Personalstrategie:
3. Entwicklungsorientierte Aufgaben (HR Development)
Ziel ist, die Leistungsfähigkeit der Belegschaft nachhaltig zu stärken:
Eine professionelle HR-Abteilung trägt wesentlich zur Einhaltung arbeits- und sozialrechtlicher Vorgaben bei. Dazu gehören u. a.:
Fehler in diesen Bereichen können zu Bußgeldern, Nachzahlungen und arbeitsgerichtlichen Klagen führen.
Die Besetzung hängt von der Unternehmensgröße und den Zielen ab:
Wichtig: Die HR-Abteilung sollte strategisch eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten und moderne Tools für Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Personalentwicklung nutzen.
Fehlerhafte oder unvollständige HR-Prozesse können schwerwiegende Konsequenzen haben:
Eine digitale, strukturierte HR-Verwaltung hilft, diese Risiken zu minimieren – und genau hier setzt TAXMARO an: Mit automatisierten Prozessen für Zeiterfassung, Abwesenheiten, Lohnabrechnung und HR-Dokumentation.
Auch wenn keine gesetzliche Pflicht zur Einrichtung einer Personalabteilung besteht, ist eine strukturierte HR-Organisation ab rund 25 Mitarbeitenden wirtschaftlich und rechtlich sinnvoll. Sie trägt zur Compliance, Mitarbeiterzufriedenheit und Unternehmensentwicklung bei. Mit digitalen HR-Tools wie TAXMARO lassen sich Personalprozesse effizient, fehlerfrei und gesetzeskonform abbilden – vom Arbeitsvertrag über die Zeiterfassung bis zur vorbereitenden Lohnabrechnung.
