Die Sozialversicherungsnummer ist eine der wichtigsten Angaben in der Lohnbuchhaltung. Jeder Arbeitnehmer in Deutschland benötigt sie, damit Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung korrekt abgeführt werden können. Doch was passiert, wenn ein neuer Mitarbeiter diese Nummer nicht vorlegt? Als Arbeitgeber müssen Sie genau wissen, wie Sie damit umgehen, wo Sie die Sozialversicherungsnummer abrufen können und welche Konsequenzen drohen, wenn sie dauerhaft fehlt.
Die Sozialversicherungsnummer (auch Rentenversicherungsnummer) dient zur eindeutigen Identifikation des Arbeitnehmers im Sozialversicherungssystem (§ 147 SGB VI). Sie wird von der Deutschen Rentenversicherung vergeben und begleitet die Person lebenslang. Ohne diese Nummer können Meldungen an die Sozialversicherungsträger nicht ordnungsgemäß erfolgen – und damit wird die Lohnabrechnung fehlerhaft.
Fehlt die Nummer beim Arbeitsantritt, sind Arbeitgeber verpflichtet:
Arbeitgeber können die Abrechnung nicht korrekt durchführen. Die Konsequenzen:
Für die Lohnbuchhaltung bedeutet eine fehlende Sozialversicherungsnummer:
Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass jeder Arbeitnehmer eine gültige Sozialversicherungsnummer hat. Liegt sie nicht vor, können Sie diese über die Krankenkasse oder direkt durch eine elektronische Anmeldung abrufen. Wird dauerhaft keine Nummer vorgelegt, drohen fehlerhafte Lohnabrechnungen, Nachzahlungen und Bußgelder. Eine saubere Verwaltung der Stammdaten ist daher entscheidend, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
