Die Angabe der Steuernummer bzw. Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) ist für die Lohnabrechnung unerlässlich. Doch was passiert, wenn ein Arbeitnehmer seine Steuer-ID nicht vorlegt? Arbeitgeber müssen in diesem Fall bestimmte gesetzliche Vorgaben einhalten, um Risiken bei der Lohnsteuer zu vermeiden.
Jeder in Deutschland gemeldete Arbeitnehmer erhält eine persönliche Steuer-ID, die für die eindeutige Zuordnung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) benötigt wird. Ohne diese Nummer können die elektronischen Steuerdaten nicht abgerufen werden – die Grundlage für eine korrekte Lohnabrechnung fehlt.
Legt der Arbeitnehmer seine Steuer-ID nicht vor, muss der Arbeitgeber zunächst einen elektronischen Abruf bei der Finanzverwaltung starten. Ist dies nicht möglich, erfolgt die Besteuerung automatisch nach Steuerklasse VI. Diese gilt als „Auffangklasse“ und führt zu den höchsten Steuerabzügen.
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Lohnsteuer korrekt einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Liegt keine Steuer-ID vor, darf die Lohnabrechnung nicht ohne Lohnsteuerabzug erfolgen.
Wenn der Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer abgeführt hat, darf er diese vom Nettolohn des Arbeitnehmers nachträglich einbehalten. Wichtig ist, dass die Rückforderung zeitnah erfolgt – spätestens bis zum Ablauf des Kalenderjahres oder im Rahmen der nächsten Gehaltsabrechnung. Nach Auszahlung und Versteuerung der Löhne wird eine nachträgliche Belastung schwierig.
Fehlt die Steuer-ID des Arbeitnehmers, sind Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnabrechnung über Steuerklasse VI durchzuführen. Unterlässt man dies, haftet man selbst für die nicht abgeführte Lohnsteuer. Rückforderungen vom Arbeitnehmer sind zwar möglich, aber nur zeitnah und begrenzt durch die gesetzliche Verjährung. Daher sollten Arbeitgeber unbedingt darauf achten, dass die Steuer-ID rechtzeitig vorliegt – so lassen sich Nachzahlungen und Haftungsrisiken vermeiden.
