Was passiert, wenn der Arbeitnehmer keine Steuernummer hat? – Wichtige Hinweise für Arbeitgeber

Steuer-ID in der Lohnabrechnung – warum sie unverzichtbar ist

Jeder in Deutschland gemeldete Arbeitnehmer erhält eine persönliche Steuer-ID, die für die eindeutige Zuordnung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) benötigt wird. Ohne diese Nummer können die elektronischen Steuerdaten nicht abgerufen werden – die Grundlage für eine korrekte Lohnabrechnung fehlt.

Vorgehen bei fehlender Steuer-ID

Legt der Arbeitnehmer seine Steuer-ID nicht vor, muss der Arbeitgeber zunächst einen elektronischen Abruf bei der Finanzverwaltung starten. Ist dies nicht möglich, erfolgt die Besteuerung automatisch nach Steuerklasse VI. Diese gilt als „Auffangklasse“ und führt zu den höchsten Steuerabzügen.

Haftung des Arbeitgebers

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Lohnsteuer korrekt einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Liegt keine Steuer-ID vor, darf die Lohnabrechnung nicht ohne Lohnsteuerabzug erfolgen.

• Erfolgt ein zu niedriger Abzug, haftet der Arbeitgeber gegenüber dem Finanzamt.

• Die zu wenig gezahlte Lohnsteuer kann grundsätzlich vom Arbeitnehmer zurückgefordert werden, allerdings nur innerhalb der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Danach bleibt der Arbeitgeber auf den Kosten sitzen.

Rückforderung der Lohnsteuer vom Arbeitnehmer

Wenn der Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer abgeführt hat, darf er diese vom Nettolohn des Arbeitnehmers nachträglich einbehalten. Wichtig ist, dass die Rückforderung zeitnah erfolgt – spätestens bis zum Ablauf des Kalenderjahres oder im Rahmen der nächsten Gehaltsabrechnung. Nach Auszahlung und Versteuerung der Löhne wird eine nachträgliche Belastung schwierig.

Worauf Arbeitgeber besonders achten sollten

• Steuer-ID frühzeitig anfordern – bereits beim Onboarding-Prozess.

• Bei fehlender Steuer-ID immer Steuerklasse VI anwenden.

• Dokumentation sicherstellen: Nachweise zum Abruf der ELStAM und zur Aufforderung an den Arbeitnehmer sorgfältig aufbewahren.

• Haftungsrisiken vermeiden: Eine fehlerhafte Abrechnung kann teuer werden, da das Finanzamt den Arbeitgeber direkt in die Pflicht nimmt.

Fazit

Fehlt die Steuer-ID des Arbeitnehmers, sind Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnabrechnung über Steuerklasse VI durchzuführen. Unterlässt man dies, haftet man selbst für die nicht abgeführte Lohnsteuer. Rückforderungen vom Arbeitnehmer sind zwar möglich, aber nur zeitnah und begrenzt durch die gesetzliche Verjährung. Daher sollten Arbeitgeber unbedingt darauf achten, dass die Steuer-ID rechtzeitig vorliegt – so lassen sich Nachzahlungen und Haftungsrisiken vermeiden.

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