Was ist eine A1-Bescheinigung? Alles, was Arbeitgeber wissen müssen

1. Definition & rechtlicher Hintergrund

Die A1-Bescheinigung ist ein Dokument, das im Rahmen des Sozialversicherungsrechts zeigt, dass ein Arbeitnehmer weiterhin den Vorschriften seines Heimatlandes unterliegt, wenn er zeitweise in einem anderen Staat der EU, des EWR (Island, Liechtenstein, Norwegen), der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich arbeitet. Sie verhindert doppelte Sozialversicherungsbeiträge und klärt, welches Sozialversicherungsrecht gilt.  

Rechtliche Grundlage bilden die EU-Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und (EG) Nr. 987/2011, sowie das deutsche SGB IV.  

2. Ist die A1-Bescheinigung verpflichtend?

Ja. Arbeitgeber müssen eine A1-Bescheinigung beantragen, wenn Arbeitnehmer vorübergehend im Ausland tätig sind. Dazu zählen:

• Dienstreisen

• Montagetätigkeiten

• Kurzzeitige Auslandseinsätze

Dabei ist die Verpflichtung unabhängig von der Dauer – eine sogenannte Bagatellgrenze existiert nicht.  

Seit dem 01.01.2025 ist das elektronische Antragsverfahren für alle Personenkreise gesetzlich vorgeschrieben. Papieranträge sind grundsätzlich unzulässig, außer in Sonderfällen bei Sozialversicherungsabkommen.  

3. Welche Informationen muss die A1-Bescheinigung enthalten?

Wichtigste Angaben umfassen:

• Name, Geburtsdatum und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers

• Staatsangehörigkeit und Heimatanschrift

• Arbeitgeberdaten (Name, Sitz)

• Art der Beschäftigung (Arbeitnehmer / Selbständiger)

• Beginn, voraussichtliche Dauer und Zweck der Entsendung

• Hinweis auf die geltende Rechtslage (z. B. „deutsche Sozialversicherungspflicht“)

Diese Angaben legt die zuständige deutsche Stelle fest – je nach Versicherungssituation (gesetzlich, privat, berufsständisch) sind Krankenkasse, Rentenversicherung oder Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) zuständig.  

4. Wer muss die A1-Bescheinigung mit sich führen?

Arbeitnehmer, die temporär im Ausland tätig sind (Entsendung, Anteilstätigkeit, Geschäftsreisen), müssen die A1-Bescheinigung mit sich führen und auf Verlangen der Behörden vorlegen.

Bei kurzfristigen Einsätzen (bis 7 Kalendertage) kann alternativ die Antragsbestätigung mitgeführt werden – das reicht häufig aus, bis das offizielle Dokument vorliegt.  

5. Aktuelle Rechtslage (Stand 2025)

• Elektronische Antragstellung Pflicht seit 01.01.2025 für alle Personenkreise.  

• Bei regelmäßiger Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten („gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit“) kann eine Dauer-A1-Bescheinigung für bis zu 5 Jahre beantragt werden. Voraussetzungen: mindestens ein Tag pro Monat oder fünf Tage pro Quartal in mindestens einem weiteren Staat.

• Kurze Dienstreisen: Bei Einsätzen bis zu 7 Tagen reicht meist der Antrag oder ein Nachweis. Dennoch wird empfohlen, die endgültige Bescheinigung rechtzeitig zu beantragen, da viele Länder bei fehlendem Dokument Sanktionen verhängen.  

6. Welche Strafen drohen bei fehlender A1-Bescheinigung?

Die Konsequenzen variieren je nach Land, sind jedoch häufig:

• Sozialversicherungsbeiträge im Einsatzland nachzuzahlen

• Bußgelder für Arbeitgeber & Arbeitnehmer – z. B. in Österreich zwischen 1.000 € und 10.000 €, in Frankreich pauschal etwa 3.269 €.

• Zugang zu Arbeitsstätten oder Baustellen verweigert

• Arbeitnehmer müssen evtl. Arbeit sofort niederlegen

• Haftungsrisiken (z. B. Vorenthaltung von Sozialversicherungsbeiträgen § 266a StGB) möglich bei falschen Angaben.  

Je nach Schwere und Häufigkeit des Verstoßes können auch höhere Strafen oder zusätzliche steuerliche Konsequenzen folgen.  

7. Praktische Tipps für Arbeitgeber

• Frühzeitig beantragen: Elektronische Antragstellung asap, damit die A1-Bescheinigung vor dem Auslandseinsatz vorliegt.

• Entgeltabrechnungsprogramme nutzen, die A1-Formulare und SV-Meldeprozesse unterstützen – meist direkt elektronisch durch SV-Meldeportal oder integrierte Tools.  

• Antragsbestätigung mitgeben bei kurzfristigen Einsätzen, bis die Bescheinigung offiziell vorliegt.

• Dauerbescheinigungen erwägen bei regelmäßiger Tätigkeit in mehreren Staaten.

• Dokumentation und Aufbewahrung: A1-Bescheinigungen gehören zu den Entgeltunterlagen und sind entsprechend §§ 28 f. & 28 p SGB IV aufzubewahren – üblicherweise bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung.

8. Fazit

Die A1-Bescheinigung ist ein unverzichtbares Instrument für Arbeitgeber, die Arbeitnehmer zeitweise im EU/EWR-Raum, der Schweiz oder im Vereinigten Königreich einsetzen. Sie schützt vor doppelter Sozialversicherungsabgabe, sichert die Rechtslage und verhindert finanzielle Risiken. Arbeitnehmer müssen das Dokument mitführen – und Arbeitgeber sollten die aktuelle Rechtslage kennen:

• Elektronischer Antrag ab 2025 Pflicht

• Dauerbescheinigung bei regelmäßiger grenzüberschreitender Tätigkeit möglich

• Nachweispflicht auch bei kurzen Einsätzen: Antragsbestätigung kann vorläufig helfen

• Fehlen zieht harte Sanktionen nach sich

Wer diese Regeln beachtet, minimiert Haftungsrisiken und bewahrt sich vor unerwarteten Kosten.

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