Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerfreie Pauschale, mit der Arbeitnehmer:innen zusätzliche Verpflegungskosten bei beruflichen Auswärtstätigkeiten erstattet bekommen. Ob Dienstreise, Montageeinsatz oder Auslandstermin – die Pauschalen 2025 regeln klar, welche Beträge steuerfrei sind, wann Kürzungen erfolgen und wie Arbeitgeber die Zahlungen korrekt in der Lohnabrechnung abbilden.
Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerliche Pauschale, die Arbeitnehmer:innen bei beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten für zusätzliche Verpflegungskosten erhalten können. Er gilt zum Beispiel bei Dienstreisen, Montagetätigkeiten oder vorübergehender Arbeit an einem anderen Einsatzort. Ziel ist es, den finanziellen Mehraufwand auszugleichen, der entsteht, wenn nicht zuhause gegessen werden kann.
Die Pauschalen sind bundesweit einheitlich geregelt (§ 9 Abs. 4a EStG) und betragen auch 2025:
Bei gestellten Mahlzeiten (z. B. Frühstück im Hotel oder Mittagessen auf einer Konferenz) sind Kürzungen der Pauschale vorzunehmen:
Für Auslandsreisen gelten länder- und städtespezifische Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich veröffentlicht. Die Beträge sind meist höher als in Deutschland, um die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten abzubilden.
Auch im Ausland gilt:
Die vollständige Liste der Auslandsverpflegungspauschalen wird jährlich im BMF-Schreiben veröffentlicht.
Für die Lohnabrechnung gelten folgende Punkte:
a. Steuerfreie Inlands- und Auslandsverpflegungspauschalen werden getrennt erfasst, z. B. als „Verpflegungsmehraufwand Inland“ und „Verpflegungsmehraufwand Ausland“.
a. Die Kürzungsbeträge werden vom jeweiligen Inland- oder Auslandssatz berechnet.
a. Höhere Erstattungen sind steuer- und beitragspflichtig; der übersteigende Betrag muss als Arbeitslohn verbucht werden.
a. Auslandsbeträge werden immer in Euro ausgezahlt – Umrechnung anhand der BMF-Tabellenwerte, nicht anhand tagesaktueller Wechselkurse.
a. Für jede Auslandsreise: Länder, Aufenthaltsorte, Uhrzeiten der Abwesenheit und gestellte Mahlzeiten dokumentieren.
Ein Mitarbeiter reist von Montag bis Donnerstag nach Paris (Dienstreise, Hotel mit Frühstück, Mittagessen wird gestellt):
Gesamtauszahlung steuerfrei: 95,06 €
Der Verpflegungsmehraufwand – ob Inland oder Ausland – ist ein steuerlich klar geregeltes Instrument, um Mitarbeitenden Reisekosten unkompliziert und steuerfrei zu erstatten. Für Arbeitgeber ist die korrekte Erfassung und Abbildung in der Lohnabrechnung entscheidend, besonders bei Auslandsreisen mit unterschiedlichen Tagessätzen und Mahlzeitenkürzungen. Digitale Schnittstellen zwischen Reisekostenabrechnung und Payroll verhindern Fehler und sparen Zeit.
