Urlaubsanspruch berechnen: Formel, Beispiele & Sonderfälle (2026)

Der Urlaubsanspruch gehört zu den häufigsten Fragen im Personalalltag – und zu den fehleranfälligsten. Wer ihn falsch berechnet, riskiert Nachzahlungen und Ärger mit Mitarbeitenden. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die gesetzliche Grundlage, die Berechnungsformel und die wichtigsten Sonderfälle.

Gesetzlicher Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz

Die rechtliche Basis bildet das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Nach § 3 BUrlG hat jede vollzeitbeschäftigte Person Anspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr. Werktage sind dabei alle Tage von Montag bis Samstag – der Gesetzgeber geht also von einer Sechs-Tage-Woche aus.

Da die meisten Unternehmen heute eine Fünf-Tage-Woche haben, entspricht der gesetzliche Mindesturlaub in der Praxis 20 Arbeitstagen. Viele Arbeitgeber gewähren freiwillig mehr – üblich sind 25 bis 30 Urlaubstage.

Die Formel zur Berechnung des Urlaubsanspruchs

Die gesetzliche Grundformel lautet:

Urlaubstage = (vertragliche Urlaubstage ÷ Arbeitstage einer Vollzeitkraft pro Woche) × tatsächliche Arbeitstage pro Woche

Vereinfacht für den gesetzlichen Mindesturlaub bei Sechs-Tage-Woche gilt: 4 × tatsächliche Arbeitstage pro Woche = Urlaubsanspruch.

Beispiel 1 – Vollzeit, Fünf-Tage-Woche

Ein Unternehmen gewährt 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche. Eine Vollzeitkraft erhält damit die vollen 30 Tage.

Beispiel 2 – Teilzeit mit drei Arbeitstagen

Dieselbe Mitarbeiterin wechselt in Teilzeit und arbeitet nur noch an drei Tagen pro Woche. Die Rechnung: 30 ÷ 5 × 3 = 18 Urlaubstage. Wichtig: Maßgeblich sind die Arbeitstage pro Woche, nicht die Stunden pro Tag. Wer Vollzeitstunden auf vier lange Tage verteilt, hat anteilig weniger Urlaubstage – aber bei gleichem Stundenvolumen pro Tag dieselbe freie Zeit.

Anteiliger Urlaub bei Ein- und Austritt

Tritt jemand unterjährig ein oder aus, wird der Urlaub anteilig gewährt: pro vollem Beschäftigungsmonat ein Zwölftel des Jahresurlaubs. Bei 30 Tagen Jahresurlaub und einem Eintritt zum 1. Juli entstehen also 30 ÷ 12 × 6 = 15 Tage für das laufende Jahr.

Beachten Sie die Wartezeit nach § 4 BUrlG: Der volle Urlaubsanspruch entsteht erstmals nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit. In den ersten sechs Monaten besteht ein anteiliger Anspruch.

Wichtige Sonderfälle

• Schwerbehinderung: Anspruch auf fünf zusätzliche Urlaubstage pro Jahr (bei Fünf-Tage-Woche) nach SGB IX.
• Jugendliche: Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht je nach Alter 25 bis 30 Tage Mindesturlaub vor.
• Krankheit im Urlaub: Ärztlich attestierte Krankheitstage während des Urlaubs werden nicht angerechnet (§ 9 BUrlG).
• Resturlaub: Nicht genommener Urlaub verfällt grundsätzlich zum Jahresende. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich – dann muss er bis zum 31. März genommen werden. Achtung: Nach aktueller Rechtsprechung müssen Arbeitgeber aktiv auf den drohenden Verfall hinweisen.

Urlaubsanspruch korrekt verwalten

Bei wachsender Mitarbeiterzahl wird die manuelle Berechnung schnell unübersichtlich. Eine HR-Software mit automatischer Urlaubsverwaltung berechnet Ansprüche, Resturlaub und anteilige Tage automatisch und dokumentiert Anträge revisionssicher. Welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt, können Sie im HR-Software-Vergleich nachlesen.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.