Umzugskostenzuschuss für Arbeitnehmer: Regeln, steuerfreie Höchstbeträge und Abbildung in der Lohnabrechnung

1. Wann ist ein Umzug beruflich veranlasst?

Damit ein Umzug steuerfrei erstattet werden kann, muss ein beruflicher Anlass bestehen, z. B.:

• deutliche Verkürzung der täglichen Pendelzeit (mindestens 30 Minuten pro Weg),

• Versetzung oder Arbeitsplatzwechsel,

• erstmaliger Arbeitsplatzwechsel,

• Rückkehr aus dem Ausland ins Inland. (Finanztip, Lohnsteuer kompakt)

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Darüber hinaus sollte die Regelung zur Kostenerstattung klar im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder Zusatzvereinbarung dokumentiert sein – inklusive Zuschusshöhe, Nachweismodalitäten und ggf. Rückzahlungsregeln.

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2. Steuerfreie Höchstbeträge beim Umzugskostenzuschuss

Pauschalen für sonstige Umzugsauslagen (§ 10 BUKG)

Arbeitgeber dürfen ihren Angestellten folgende Pauschalen steuerfrei erstatten, wenn ein beruflich veranlasster Umzug vorliegt:

• Ab 1. März 2024:

• 964 € für die berechtigte Person,

• + 643 € je weitere im Haushalt lebende Person (z. B. Ehegatte, Kinder) (Haufe.de News und Fachwissen, SBK).

• Bis 29. Februar 2024 (ältere Pauschalen):

• 886 € für die berechtigte Person,

• + 590 € je weitere Person (Haufe.de News und Fachwissen, VLH).

Beispiel: Eine vierköpfige Familie (zwei Erwachsene, zwei Kinder) mit Umzug am 2. März 2024 erhält insgesamt 2.893 € (964 + 3 × 643 €) als steuerfreien Zuschuss (VLH).

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Unterrichtskosten für Kinder

Zusätzlich können unterrichtsbedingte Kosten der Kinder bis zu folgenden Höchstbeträgen steuerfrei übernommen werden:

• Ab 1. März 2024: 1.286 €

• Bis 28. Februar 2024: 1.181 € (VLH).

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3. Steuerliche Behandlung und Nachweis

Arbeitgeber können Umzugskosten steuerfrei ersetzen, soweit sie nicht über die steuerlich anerkannten Werbungskosten hinausgehen – also bis zur Höhe der staatlichen Pauschalen oder tatsächlich nachgewiesener beruflich bedingter Kosten (Bundesministerium der Finanzen).

Wichtige Punkte:

• Nachweis: Der Arbeitnehmer sollte Belege vorlegen, insbesondere wenn Kosten über den Pauschalen liegen.

• Dokumentation: Für die Lohnabrechnung müssen Belege bzw. Pauschalbeträge entsprechend dokumentiert werden (Bundesministerium der Finanzen, Haufe.de News und Fachwissen).

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4. Darstellung in der Lohnabrechnung

a) Steuerfreie Erstattung

• Erstattete Beträge innerhalb der gesetzlichen Höchstgrenzen (Pauschalen oder nachgewiesen) sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

• In der Lohnabrechnung wird dies als steuerfreier Arbeitgeberzuschuss ausgewiesen, idealerweise unter einem klaren Titel (z. B. "Umzugskostenzuschuss (steuerfrei)").

b) Steuerpflichtige Leistungen

• Übersteigen die Zahlungen die Höchstgrenzen oder erfolgen ohne berufliche Veranlassung, gelten sie als geldwerter Vorteil.

• Diese sind dann lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig und müssen entsprechend abgerechnet werden.

c) Verrechnung mit Werbungskosten

• Erstattungen mindern den vom Mitarbeiter geltend gemachten Werbungskostenabzug in der Steuererklärung (Steuern.de).

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5. Worauf sollten Arbeitgeber achten?

• Vertragliche Grundlage: Zusatzvereinbarung oder Regelung im Arbeitsvertrag festhalten.

• Pauschalhöhen beachten: Pauschalen gemäß BUKG aktuell anwenden (ab 1. März 2024: 964 € + 643 €).

• Nachweisorganisation: Nur beruflich veranlasste Kosten erstatten – Belege oder gesetzliche Pauschalen einfordern.

• Lohnabrechnung korrekt gestalten: Steuerfrei vs. steuerpflichtig sauber trennen und dokumentieren.

• Steuerliche Beratung einholen, etwa bei komplexen Umzugsszenarien oder internationalen Fällen.

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Fazit

Ein Umzugskostenzuschuss ist ein wirkungsvolles Instrument der Mitarbeiterbindung – rechtssicher und steueroptimiert nutzbar. Wichtig ist, dass Arbeitgeber die aktuellen steuerfreien Pauschalen (964 € + 643 € ab 1. März 2024) kennen, die Voraussetzungen sorgfältig prüfen und die Abrechnung klar und korrekt durchführen. So bleibt der Zuschuss rechtzeitig, transparent und steuerkonform – für alle Beteiligten der beste Weg.

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