Trauerurlaub: Regelungen, Dauer und Auswirkungen auf die Lohnabrechnung

Was ist Trauerurlaub?

Unter Trauerurlaub versteht man eine kurzfristige Freistellung von der Arbeit im Todesfall eines nahestehenden Angehörigen. Ziel ist es, dem Arbeitnehmer Zeit für die Beisetzung und erste organisatorische Schritte zu geben.

Ein gesetzlicher Anspruch auf „Trauerurlaub“ im engeren Sinn existiert nicht, die Rechtsgrundlage findet sich jedoch in § 616 BGB (vorübergehende Verhinderung). Dieser Paragraph verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitnehmern bezahlte Freistellung zu gewähren, wenn sie ohne eigenes Verschulden für eine verhältnismäßig kurze Zeit nicht arbeiten können – dazu zählt auch ein Todesfall in der Familie.

Wie lange dauert Trauerurlaub?

Die Dauer ist gesetzlich nicht einheitlich geregelt und hängt vom Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder betrieblichen Regelungen ab:

• Üblicherweise 1–2 Arbeitstage, wenn ein naher Angehöriger (z. B. Ehepartner, Kind, Elternteil) verstirbt.

• Manche Tarifverträge (z. B. TVöD) sehen ausdrücklich 2 Tage Sonderurlaub beim Tod des Ehepartners, Kindes oder Elternteils vor (§ 29 TVöD).

• Bei entfernteren Verwandten (z. B. Großeltern, Geschwister) hängt es von den individuellen Vereinbarungen ab, ob Trauerurlaub gewährt wird.

👉 Wichtig: Arbeitgeber können auch kulant zusätzliche freie Tage gewähren oder unbezahlten Sonderurlaub ermöglichen.

Wie ist Trauerurlaub zu dokumentieren?

Damit der Trauerurlaub korrekt erfasst wird, sollten Arbeitgeber:

1. Eine Meldung des Arbeitnehmers über den Todesfall entgegennehmen (mündlich oder schriftlich).

2. Gegebenenfalls einen Nachweis verlangen, z. B. Sterbeurkunde oder Einladung zur Beerdigung.

3. Die Abwesenheit im Zeiterfassungssystem als „bezahlte Freistellung“ oder „Sonderurlaub“ dokumentieren.

4. Im Arbeitszeitkonto muss der Trauerurlaub gesondert erfasst werden, damit keine Verwechslung mit regulärem Urlaub entsteht.

Auswirkungen auf die Lohnabrechnung

• Während des Trauerurlaubs wird das normale Gehalt fortgezahlt – der Arbeitnehmer erleidet keinen Verdienstausfall.

• In der Lohnabrechnung erscheint die Abwesenheit als bezahlte Freistellung / Sonderurlaub, nicht als regulärer Urlaub oder Krankheit.

• Sozialversicherungsbeiträge und Steuerabzüge laufen weiter wie gewohnt.

• Bei unbezahltem Sonderurlaub (wenn der Arbeitgeber freiwillig längere Zeit gewährt) entfällt die Lohnzahlung, was auch Einfluss auf die Beitragsabführung zur Sozialversicherung hat.

Fazit

Arbeitgeber können und müssen in vielen Fällen Trauerurlaub gewähren – meist 1 bis 2 Tage für nahe Angehörige. Die gesetzliche Grundlage bietet § 616 BGB, ergänzt durch Tarif- oder Arbeitsverträge. Für die Lohnabrechnung ist entscheidend, ob es sich um bezahlte oder unbezahlte Freistellung handelt. Eine saubere Dokumentation im Zeiterfassungssystem stellt sicher, dass Abwesenheiten korrekt erfasst und Gehaltsabrechnungen rechtssicher erstellt werden.

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