Viele kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland suchen eine Personio-Alternative: alle wichtigen HR-Funktionen, Vereinfachung der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, faires Pricing und sofortiger Support bei technischen Fragen.

Wer diese vier Kriterien als Maßstab nimmt, findet in Taxmaro eine leistungsstarke Alternative zu Personio: Denn Taxmaro vereint alle wichtigen HR- & Payroll-Funktionen, eine kollaborative Plattform für Sie und Ihren Steuerberater, eine klare Preisstruktur ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat sowie ein persönliches 3-monatiges Onboarding.

Key Takeaways

• Die monatliche Lohnabrechnung kostet HR-Teams in KMU im Schnitt mehrere Stunden durch manuellen Datenaustausch per E-Mail und Excel mit dem Steuerberater.
• Ab dem 1. Januar 2027 gilt die digitale Aufbewahrungspflicht für alle Arbeitgeber: Entgeltunterlagen müssen ausschließlich elektronisch und revisionssicher geführt werden (§ 8 Abs.2 BVV). Papierformate sind dann nicht mehr zulässig.
• Taxmaro deckt alle HR-Kernfunktionen in einem Tool ab, inklusive digitaler Personalakte, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung und direkter Übertragung lohnrelevanter Daten an die Steuerkanzlei, automatisiertem eAU-Abruf und persönlichem 3-monatigem Onboarding mit Datenmigration. Bereits ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.
• Personio ist eine umfassende HR-Plattform mit vollständigem Applicant-Tracking-System (ATS), Performance-Management und breitem Employee-Lifecycle-Fokus, ausgelegt für wachsende Unternehmen mit eigenem HR-Team.

1. Welche Herausforderungen haben HR-Teams in deutschen KMU heute?

Die eigentliche HR-Arbeit – Gespräche führen, Talente entwickeln, Teams aufbauen – rückt immer wieder in den Hintergrund. Was stattdessen die Zeit frisst, sind administrative Routineaufgaben, die in vielen KMU noch immer manuell erledigt werden.

Lohnabrechnung kostet Stunden

Die monatliche Lohnabrechnung ist für die meisten KMU kein interner Prozess, sondern ein kollaborativer: Zeiterfassungsdaten, Urlaubstage, Krankmeldungen und Mitarbeiterstammdaten müssen jeden Monat gesammelt, aufbereitet und an den externen Steuerberater übergeben werden. Ohne digitale Schnittstellen bedeutet das: Excel-Tabellen zusammenstellen, E-Mails mit Anhängen verschicken, Rückfragen beantworten, Korrekturen einarbeiten. Laut dem Global Payroll Complexity Index 2023 (GPCI) rangiert Deutschland auf Platz 2 der Länder mit den komplexesten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen weltweit – übertroffen nur von Frankreich.

Personalverwaltung ist aufwändig und fragmentiert

Personalakten in Papierordnern, Krankmeldungen per E-Mail, Urlaubsanträge über Formulare, Zeiterfassung in separaten Excel-Listen: In vielen KMU sind Personaldaten auf verschiedene Systeme, Ordner und Postfächer verteilt. Das kostet nicht nur Zeit, es erhöht auch das Risiko von Inkonsistenzen und Datenlücken, die spätestens bei einer Betriebsprüfung sichtbar werden.

Compliance-Risiken steigen

Ohne digitale Prozesse wächst das Risiko von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Sozialgesetzbuch IV (SGB IV). Drei konkrete gesetzliche Pflichten sind für KMU besonders relevant:

1. Arbeitszeiterfassung (seit 2022): Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch zu dokumentieren.
2. eAU-Abruf (seit 2023): Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber Krankmeldungen elektronisch über das eAU-Verfahren bei den Krankenkassen abrufen, und die Vorlage des gelben Papierscheins reicht nicht mehr.
3. Digitale Aufbewahrungspflicht (ab 2027): Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen – darunter Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie sozialversicherungsrelevante Dokumente – ausschließlich elektronisch und revisionssicher führen (§ 8 Abs. 2 BVV i. V. m. § 28p SGB IV). Ausnahmegenehmigungen für Papierformate verlieren zum 31. Dezember 2026 endgültig ihre Gültigkeit.

2. Nach welchen Kriterien sollten KMU eine HR- & Payroll-Software auswählen?

Nicht jede HR-Software passt zu jedem Unternehmen. Für deutsche KMU haben sich vier Kriterien als besonders relevant herausgestellt:

Kriterium 1: Deckt die Software alle wichtigen HR-Funktionen ab, die ich brauche?

Ein modernes HR-System für KMU muss die gesetzlichen Mindestanforderungen vollständig erfüllen: BAG-konforme Zeiterfassung, elektronischer eAU-Abruf, DSGVO-konforme digitale Personalakte, Abwesenheitsmanagement und die Vorbereitung der monatlichen Lohnabrechnung. Alles, was täglich gebraucht wird, in einem System.

Kriterium 2: Vereinfacht die Software die Zusammenarbeit mit meinem Steuerberater?

Die meisten deutschen KMU wickeln ihre Lohnabrechnung über einen externen Steuerberater ab – dieser arbeitet in aller Regel mit DATEV, über das monatlich rund 14,5 Millionen Lohnabrechnungen abgewickelt werden. Eine HR-Software, die strukturierte, DATEV-kompatible Exportdateien liefert, spart jeden Monat wertvolle Zeit.

Kriterium 3: Ist der Preis fair und transparent?

Gerade in KMU ist das HR-Budget begrenzt. Die Frage ist nicht nur, was eine Software kostet, sondern was sie im Verhältnis zur tatsächlich genutzten Funktionalität leistet. Transparente Preismodelle ohne versteckte Add-on-Kosten für Kernfunktionen sind ein wichtiges Signal für Vertrauenswürdigkeit und Planbarkeit.

Kriterium 4: Wie läuft das Onboarding ab und wer hilft mir, wenn ich Fragen habe?

Eine HR-Software ist betriebskritisch. Die entscheidenden Fragen lauten: Sind alle Onboarding-Schritte, persönliche Einführung und Datenmigration im Leistungsumfang enthalten? Wer steht mir zur Seite, wenn während der Einrichtung Fragen auftauchen? Für viele KMU ohne eigene IT-Abteilung macht der Unterschied zwischen einem anonymen Ticket-System und einem persönlichen Ansprechpartner den entscheidenden Unterschied.

3. Taxmaro vs. Personio: Funktionsvergleich anhand der vier Kriterien

Kriterium 1: Welche HR-Funktionen decken Taxmaro und Personio ab?

Beide Plattformen decken die operativen HR-Kernprozesse ab, die für rechtskonforme Personalverwaltung und eine reibungslose Lohnabrechnung täglich gebraucht werden: digitale Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Lohnvorbereitung.

Personio bietet darüber hinaus ein vollständiges Applicant-Tracking-System (ATS) sowie umfangreiche Performance-Management-Module für den gesamten Employee Lifecycle. Taxmaro setzt den Schwerpunkt gezielt auf HR-Kernprozesse und die digitale Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei.

Kriterium 2: Welche Lösung vereinfacht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und die Lohnabrechnung am meisten?

Hier liegt der ausgeprägste Unterschied zwischen beiden Plattformen – und er ist für KMU, die ihre Lohnabrechnung extern abwickeln, besonders relevant.

Die Taxmaro Lohnabrechnung wurde von Grund auf als vorbereitende Lösung für die Kanzlei-Zusammenarbeit konzipiert. Zeiterfassungsdaten, Abwesenheiten und Mitarbeiterstammdaten fließen automatisch in einen monatlichen Workflow ein, werden auf Plausibilität geprüft und als lohnrelevante Daten direkt im DATEV-konformen Format an den Steuerberater übergeben. Die DATEV-Schnittstelle ist in allen Taxmaro-Preismodellen inklusive, ohne einmalige Einrichtungskosten.

In der Praxis bedeutet das: Kein manuelles Zusammenstellen von Excel-Tabellen, keine E-Mail-Schleifen mit Rückfragen, kein Risiko von Übertragungsfehlern. Die Kanzlei erhält strukturierte, prüffertige Daten und kann die Lohnabrechnung ohne Nachbearbeitung einlesen.

Personio bietet ebenfalls eine DATEV-Integration sowie ein Steuerberater-Kollaborationsportal. Hier können einmalige Vergütungskosten für die Datenübertragung anfallen.

Kriterium 3: Welche Lösung bietet das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis für KMU?

Taxmaro bietet eine transparente, mitarbeiterbasierte Preisstruktur. Personio veröffentlicht keine öffentliche Preisliste und arbeitet mit individuellen Angeboten.

Kriterium 4: Wie unterscheiden sich Taxmaro und Personio beim Onboarding und Support?

Taxmaro begleitet jeden neuen Kunden mit einem strukturierten, dreimonatigen persönlichen Onboarding-Programm. Ein persönlicher Ansprechpartner richtet das System gemeinsam mit dem Unternehmen ein, unterstützt bei der Migration bestehender Personaldaten und begleitet den ersten vollständigen DATEV-Export-Zyklus.

Personio bietet einen strukturierten Onboarding- und Implementierungsprozess sowie Customer Support über ein Help Center, ein Community-Forum und direkten Kontakt bei Bedarf.

4. Taxmaro vs. Personio: Was kostet die HR-Software wirklich?

Taxmaro: Transparente, mitarbeiterbasierte Abrechnung

Taxmaro bietet eine klare, skalierbare Preisstruktur ohne versteckte Add-on-Kosten für Kernfunktionen:

• Preis: 3–5 € pro Mitarbeiter und Monat
• Enthaltene HR-Kernfunktionen:
  
  • Digitale Personalakte,
  • Zeiterfassung,
  • Lohnabrechnung (vorbereitend),
  • Abwesenheits- und Reisekostenmanagement,
  • Auslagenerstattung & Dokumentenvorlagen,
  • Workflow-Optimierung,
  • Mitarbeiter-Self-Service,
  • Steuerberater-Kollaborationsportal
• DATEV-Schnittstelle: In allen Preismodellen inklusive
• eAU-Abruf: In allen Preismodellen inklusive
• Datenmigration: Unterstützung inbegriffen
• Support: Persönlicher Ansprechpartner + Ticket-System

Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden ergibt sich ein monatlicher Grundpreis von rund 150–250 € pro Monat, inklusive aller HR-Kernfunktionen, DATEV-Schnittstelle und persönlichem Support.

Personio: Individuelle Preisgestaltung

Personio veröffentlicht keine öffentliche Preisliste. Preise werden individuell je nach Unternehmensgröße, gewählten Modulen und Vertragslaufzeit festgelegt. Die DATEV-Schnittstelle ist mit einmaligen Vergütungskosten für die Datenübertragung verbunden; eAU-Funktionalität ist vorhanden, je nach Konfiguration können einmalige Einrichtungskosten anfallen.

5. Welche HR-Software eignet sich besser für KMU?

Taxmaro ist die richtige Wahl, wenn…

• Ihr Unternehmen 10 bis 500+ Mitarbeitende hat und einen rechtssicheren HR-Prozess sucht
• Sie die monatliche Lohnabrechnung mit einem externen Steuerberater über DATEV abwickeln und diesen Prozess vollständig digitalisieren möchten
• Sie ein transparentes Preis-Leistungs-Verhältnis suchen, ohne für nicht benötigte Module zu bezahlen
• Sie persönliche Betreuung im Rahmen des dreimonatigen Onboarding-Programms schätzen
• Compliance – insbesondere BAG-konforme Zeiterfassung, eAU-Abruf und die digitale Aufbewahrungspflicht ab 2027 – eine hohe Priorität hat

Personio ist sinnvoller, wenn…

• Sie ein größeres Unternehmen sind, das mittelfristig ein eigenes Recruiting-Team aufbauen und den gesamten Employee Lifecycle digital abbilden möchte
• Sie ein eigenständiges Performance-Management-System mit OKR-Tracking und strukturierten Review-Prozessen benötigen
• Sie einen internen HR-Spezialisten haben, der die Plattform eigenständig konfigurieren und administrieren kann

6. Fazit

Taxmaro und Personio verfolgen unterschiedliche Ansätze – und das ist kein Widerspruch, sondern eine Frage des Fits.

Personio ist eine umfassende HR-Plattform mit breitem Funktionsumfang, die für Unternehmen mit ambitionierten Recruiting- und Talentmanagement-Zielen ausgelegt ist.

Taxmaro richtet sich an KMU, die alle wichtigen HR-Kernprozesse – von der Lohnabrechnung über die digitale Personalakte bis zur Steuerberater-Kollaboration – in einem Tool abdecken wollen. Als Alternative zu Personio bietet Taxmaro eine rechtssichere, DATEV-native Lösung mit persönlichem Support ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Quellen

[1] SD Worx – Global Payroll Complexity Index 2023: Deutschland auf Platz 2 der komplexesten Lohnabrechnung-Systeme weltweit https://www.sdworx.de/de-de/blog/gpci-2023-deutschland

[2] Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) – Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Pflicht ab 1. Januar 2023 https://arbeitgeber.de/elektronische-arbeitsunfaehigkeitsbescheinigung/

[3] Bundesarbeitsgericht – Volltext Beschluss vom 13. September 2022, Az. 1 ABR 22/21 (Arbeitszeiterfassungspflicht) https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/

[4] DATEV eG – Lohn und Personal: Monatlich rund 14,5 Millionen Arbeitnehmer über DATEV-Lohnabrechnungsprogramme abgerechnet https://www.datev.de/web/de/loesungen/unternehmer/lohn-und-personal/?stat_Mparam=int_url_datev_lohn-und-personal

[5] BIG direkt gesund (gesetzliche Krankenkasse) – Entgeltunterlagen: Ab 2027 verpflichtend digital (§ 8 Abs. 2 BVV) https://www.big-direkt.de/de/informationen-fuer-arbeitgeber/entgeltunterlagen-ab-2027-verpflichtend-digital

[6] Personio – Preisgestaltung nur auf Anfrage / im eigenen Account einsehbar (keine öffentliche Preisliste) https://www.personio.de/preise/

[7] IfM Bonn / Presseportal – Volkswirtschaftliche Bedeutung der KMU: Mehr als 3,4 Millionen KMU in Deutschland (September 2025) https://www.presseportal.de/pm/160935/6118497

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