Ein Stundennachweis ist für viele Unternehmen die wichtigste Grundlage, um Arbeitszeiten nachvollziehbar zu dokumentieren und korrekt in die Lohnabrechnung zu übernehmen. Seit der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung durch das Bundesarbeitsgericht müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen täglich erfasst werden. Eine Stundennachweis Vorlage in Excel ist dabei der einfachste Einstieg für KMU.
Ein Stundennachweis ist ein dokumentierter Arbeitszeitnachweis, in dem Mitarbeitende täglich festhalten:
Er dient als Nachweis für Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Behörden und als direkte Grundlage für die Entgeltabrechnung.
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen (§ ArbSchG i. V. m. BAG-Rechtsprechung).
Wichtig:
✅ Arbeitszeiten müssen täglich erfasst werden
✅ Pausen müssen dokumentiert werden (Arbeitszeitgesetz)
✅ Stundennachweise müssen aufbewahrt werden (Nachweispflicht)
✅ Kontrolle der ordnungsgemäßen Führung
✅ Datenschutz bei personenbezogenen Daten
Die Verantwortung für die korrekte Zeiterfassung liegt immer beim Arbeitgeber.
Arbeitnehmer sind verpflichtet:
Fehlerhafte oder fehlende Einträge können arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.
Der Stundennachweis ist besonders wichtig bei:
Fehler im Stundennachweis führen unmittelbar zu falschen Lohnabrechnungen und Haftungsrisiken. Digitale HR- und Payroll-Lösungen wie Taxmaro übernehmen diese Zeiten direkt in die Lohnabrechnung – ohne manuelle Übertragung.
Excel ist einfach, aber:
❌ keine automatische Berechnung der Arbeitszeit
❌ keine Prüfung von Pausen- und Höchstarbeitszeiten
❌ manuelle Übertragung in die Payroll
❌ fehleranfällig
Viele Unternehmen starten mit Excel und wechseln später zu einer digitalen Zeiterfassung mit direkter Payroll-Anbindung.
Diese Vorlage enthält alle erforderlichen Felder für eine rechtssichere Dokumentation:
Ein Stundennachweis per Excel erfüllt die gesetzlichen Mindestanforderungen zur Arbeitszeiterfassung und eignet sich besonders für kleine Unternehmen. Für eine fehlerfreie Lohnabrechnung und weniger Verwaltungsaufwand empfiehlt sich eine digitale Lösung wie Taxmaro, die Zeiterfassung und Payroll direkt verbindet.
