Statistische Meldungen in der Lohnabrechnung: Pflichten, Abläufe & Konsequenzen

Rechtsgrundlagen und zentrale Gesetze

• Bundesstatistikgesetz (BStatG): Regelt die Grundlagen der amtlichen Statistik und verpflichtet Unternehmen zur Mitwirkung bei statistischen Erhebungen (§§ 1, 15 BStatG).

• Verdienststatistikgesetz (VerdStatG): Grundlage der monatlichen Verdienststatistik, die seit 2022 alle früheren Verdiensterhebungen ersetzt.

• Sozialgesetzbuch III (SGB III): Regelt die Beschäftigungsstatistik und die Erhebung von Arbeitsmarktdaten (§§ 280–283 SGB III).

• Sozialgesetzbuch IV (SGB IV): Enthält die Meldepflichten für Arbeitgeber (§ 28a SGB IV), inkl. Sofortmeldungen und neuer Pflichten zur Meldung von Elterneigenschaft (seit 2024).

Welche statistischen Meldungen gibt es?

1. Verdiensterhebung (nach VerdStatG)

a. Abgefragt werden Bruttoverdienste, Arbeitszeiten, Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld.

b. Seit Januar 2022 wird die Verdiensterhebung monatlich durchgeführt.

c. Zuständig: Statistische Ämter des Bundes und der Länder.

d. Übermittlung: Elektronisch über eSTATISTIK.core oder andere Schnittstellen.

2. Beschäftigungsstatistik (nach SGB III)

a. Erhebung der Anzahl und Struktur der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten.

b. Daten stammen aus den DEÜV-Meldungen (Meldungen zur Sozialversicherung).

c. Zuständig: Bundesagentur für Arbeit.

3. Sofortmeldung (§ 28a Abs. 4 SGB IV)

a. Pflicht für bestimmte Branchen (z. B. Bau, Gastgewerbe, Spedition, Fleischwirtschaft).

b. Meldung muss spätestens bei Beschäftigungsaufnahme erfolgen.

c. Elektronische Übermittlung über das SV-Meldeportal (früher sv.net).

d. Versäumnisse können mit Bußgeldern bis 25.000 € geahndet werden.

4. Meldung schwerbehinderter Beschäftigter (§ 163 SGB IX)

a. Arbeitgeber mit mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen jährlich bis 31. März an die BA melden, wie viele schwerbehinderte Menschen beschäftigt sind.

b. Grundlage: Anzeigeverfahren nach § 163 SGB IX.

5. Weitere Erhebungen (Destatis / Landesämter)

a. Erhebungen zu Teilzeit, befristeten Beschäftigungen oder Branchenspezifika.

b. Abhängig von Unternehmensgröße und -branche.

Welche Informationen werden abgefragt?

Je nach Statistik sind das u. a.:

• Anzahl der Beschäftigten (Vollzeit, Teilzeit, Minijob)

• Arbeitszeit (Wochenstunden, Überstunden, Schichtmodelle)

• Bruttoverdienste und Sonderzahlungen

• Vertragsarten (befristet/unbefristet, Teilzeit/Vollzeit)

• Angaben zur Schwerbehindertenquote

Wie oft müssen Arbeitgeber melden?

• Monatlich: Verdiensterhebung, DEÜV-Meldungen (Sozialversicherung).

• Ad hoc / bei Beginn: Sofortmeldung bei bestimmten Branchen.

• Jährlich: Meldung schwerbehinderter Beschäftigter (bis 31. März).

• Variabel: Weitere Sondererhebungen durch Destatis oder Landesämter.

Wer ist verantwortlich?

• Arbeitgeber: Tragen die rechtliche Verantwortung für korrekte Meldungen.

• Payroll-Dienstleister oder Steuerberater: Können die Erstellung und Übermittlung übernehmen – die Haftung bleibt aber beim Arbeitgeber (§ 28a SGB IV).

Wie werden die Meldungen übermittelt?

• Elektronisch über Portale wie:

- eSTATISTIK.core (Destatis)

- SV-Meldeportal (für DEÜV- und Sofortmeldungen)

- ELSTER für steuerliche Datenübermittlungen

• Moderne Payroll-Software bietet automatisierte Schnittstellen und reduziert Fehlerquellen.

Was passiert bei Versäumnissen?

• Bußgelder bis zu 5.000 € bei Verstößen gegen das BStatG oder VerdStatG.

• Bußgelder bis 25.000 € bei versäumten Sofortmeldungen (§ 111 Abs. 1 SGB IV).

• Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen bei falschen Angaben.

• Mahnungen und Zwangsgelder durch Statistikämter oder die BA.

Fazit

Statistische Meldungen gehören zu den Pflichtaufgaben jedes Arbeitgebers. Sie liefern wertvolle Daten für Politik, Wirtschaft und Forschung – und sichern zugleich Transparenz im Arbeitsmarkt. Arbeitgeber sollten ihre Prozesse so aufstellen, dass Meldungen korrekt, fristgerecht und elektronisch erfolgen. Payroll-Dienstleister oder digitale Tools können dabei unterstützen, die Pflichten rechtssicher zu erfüllen und Bußgelder zu vermeiden.

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