Wer dienstlich reist, kann seine Reisekosten über steuerfreie Pauschalen abrechnen. Dieser Überblick fasst die für 2026 geltenden Werte zusammen: Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale, Pendlerpauschale, Übernachtungspauschale – Inland wie Ausland. Mit Beispielrechnung und HR-Pflichten.
Kurzantwort: Bei dienstlichen Auswärtstätigkeiten in Deutschland gelten 2026 folgende Pauschalen: Verpflegungsmehraufwand 14 € (über 8 Stunden Abwesenheit oder An-/Abreisetag) bzw. 28 € (24 Stunden mit Übernachtung); Kilometerpauschale 30 Cent für die einfache Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte, ab dem 21. Kilometer 38 Cent; Übernachtungspauschale 20 € pro Nacht Inland, ohne Einzelnachweis. Die hier genannten Werte basieren auf dem Stand des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) – aktuelle Anpassungen können sich aus dem jeweils geltenden BMF-Schreiben "Steuerliche Behandlung der Reisekosten" ergeben.
Der Verpflegungsmehraufwand (auch "Tagegeld" oder "Spesen") gleicht den höheren Verpflegungsaufwand auf Dienstreisen pauschal aus. Er ist steuerfrei und beitragsfrei in der Sozialversicherung, sofern er die gesetzlichen Höchstsätze nicht überschreitet.
| Abwesenheitsdauer | Pauschale Inland 2026 |
|---|---|
| Bis 8 Stunden | 0 € (keine Pauschale) |
| Mehr als 8 Stunden (eintägig) | 14 € |
| An- und Abreisetag (mehrtägig) | 14 € |
| 24 Stunden (Zwischentag mehrtägig) | 28 € |
Wichtig: Werden während der Dienstreise Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt (z.B. Hotel-Frühstück), reduziert sich der Verpflegungsmehraufwand um 20 % bei Frühstück, je 40 % bei Mittag- und Abendessen des für den vollen Kalendertag geltenden Pauschbetrags.
Für Auslandsreisen gelten länderabhängige Pauschalen, die das Bundesministerium der Finanzen jährlich in einem separaten BMF-Schreiben festlegt. Die Werte unterscheiden sich erheblich – von rund 24 € für Polen bis zu über 70 € für Tokio oder Hongkong (24-Stunden-Satz). Maßgeblich ist der Ort, an dem der Reisende vor 24 Uhr ankommt. Die aktuelle Ländertabelle sollte vor jeder Dienstreise konsultiert werden.
Wer mit dem eigenen Fahrzeug dienstlich unterwegs ist, kann pro gefahrenem Kilometer pauschal abrechnen. Diese Pauschale ist steuerfrei erstattungsfähig:
| Verkehrsmittel | Pauschale pro km |
|---|---|
| Pkw (eigenes oder zur Nutzung überlassenes Fahrzeug) | 30 Cent |
| Motorrad, Roller, Moped | 20 Cent |
| Mitfahrer im eigenen Pkw (zusätzlich) | 2 Cent pro Mitfahrer |
Die Kilometerpauschale gilt für tatsächlich gefahrene Kilometer – also Hin- und Rückweg. Sie ist abzugrenzen von der Pendlerpauschale (Entfernungspauschale), die für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gilt.
Die Pendlerpauschale gilt für den Arbeitnehmer bei seiner Einkommensteuererklärung, nicht für die Erstattung durch den Arbeitgeber. Sie kann jährlich als Werbungskosten geltend gemacht werden:
| Entfernung zur Arbeit | Pauschale pro Kilometer |
|---|---|
| Bis 20 km (einfache Entfernung) | 30 Cent |
| Ab dem 21. Kilometer | 38 Cent |
Maßgeblich ist die einfache Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte, nicht die gefahrenen Kilometer. Die Pauschale gilt für jeden Tag, an dem die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird.
Bei beruflich veranlassten Übernachtungen können Arbeitnehmer pro Nacht eine Pauschale von 20 € ohne Einzelnachweis ansetzen, sofern der Arbeitgeber keine höheren tatsächlichen Kosten erstattet. Werden die tatsächlichen Kosten erstattet, ist der Beleg erforderlich – Frühstücksanteile sind herauszurechnen oder pauschal mit 5,60 € (20 % des Inlands-Verpflegungs-Maximums) abzuziehen.
Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass sind nur bei vollständig ausgefülltem Bewirtungsbeleg steuerlich abzugsfähig (zu 70 %). Pflichtangaben sind: Datum, Ort, Anlass, Name aller bewirteten Personen, Höhe der Aufwendungen, Unterschrift des Bewirtenden. Bei Bewirtungen über 250 € muss eine ordnungsgemäße Rechnung mit Angabe des Bewirteten vorliegen.
Mitarbeiter fährt mit dem eigenen Pkw 350 km zur Tagung, übernachtet einmal, 24 Stunden vor Ort:
Die genannten Werte spiegeln den Stand des Bundesministeriums der Finanzen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wider. Das BMF aktualisiert die Reisekosten-Pauschalen jährlich; insbesondere die Ländertabelle für den Auslands-Verpflegungsmehraufwand ändert sich häufig. Vor wichtigen Reisen oder größeren Abrechnungen empfehlen wir den Blick in das jeweils aktuelle BMF-Schreiben "Steuerliche Behandlung der Reisekosten".
Die Reisekostenpauschalen sparen HR und Arbeitnehmer viel Belegaufwand und sind steuer- sowie sozialversicherungsfrei – sofern die gesetzlichen Höchstsätze eingehalten werden. Mit einer integrierten Reisekosten- und Lohnabrechnungs-Lösung wie Taxmaro werden Pauschalen automatisch nach Reisedauer, Ziel und Mahlzeitenstellung berechnet, in der Lohnabrechnung sauber als steuerfreie Erstattung ausgewiesen und revisionssicher archiviert – ohne Excel-Kalkulationen.
