Personengruppenschlüssel 2025: Bedeutung, Übersicht & Auswirkungen auf die Lohnabrechnung

Was sind Personengruppenschlüssel?

Der Personengruppenschlüssel (PGS) ist ein dreistelliger Zahlencode, den Arbeitgeber in den Meldungen zur Sozialversicherung (DEÜV) angeben müssen. Er beschreibt die sozialversicherungsrechtliche Stellung eines Arbeitnehmers – also ob es sich um einen Auszubildenden, Minijobber, Rentner oder eine andere Personengruppe handelt.

Ohne die korrekte Angabe kann eine Lohnabrechnung nicht ordnungsgemäß verarbeitet und an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden.

Welche Personengruppenschlüssel gibt es 2025?

Die Schlüssel werden jährlich von der Sozialversicherung festgelegt und sind verbindlich. Hier die wichtigsten Gruppen (Auszug aus den gültigen Schlüsseln 100–700):

Arbeitnehmergruppen (100er-Bereich)

• 101 – Vollversicherungspflichtige Arbeitnehmer (Standard)

• 102 – Beschäftigte, die von der Versicherungspflicht in der Arbeitslosenversicherung befreit sind

• 103 – Beschäftigte ohne Anspruch auf Krankengeld

• 105 – Arbeitnehmer in Altersteilzeit

• 109 – Beschäftigte ohne Pflichtversicherung (z. B. Beamte in Nebentätigkeit)

Auszubildende und Praktikanten (120–130)

• 120 – Auszubildende in vollversicherungspflichtiger Beschäftigung

• 122 – Auszubildende ohne Anspruch auf Krankengeld

• 125 – Praktikanten mit Pflichtversicherung

• 126 – Werkstudenten

Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen (109–180)

• 109 – Geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijob)

• 110 – Kurzfristig Beschäftigte (versicherungsfrei in allen Zweigen)

Rentner, Altersvollrentner und Übergang (200er-Bereich)

• 201 – Altersvollrentner vor Regelaltersgrenze

• 202 – Altersvollrentner nach Erreichen der Regelaltersgrenze (beschränkt beitragspflichtig)

• 210 – Beschäftigte Rentner ohne KV-/AV-Pflicht

Sondergruppen (300er-Bereich und höher)

• 301 – Studenten in dualem Studium

• 310 – Beschäftigte in Elternzeit mit Teilzeitarbeit

• 320 – Freiwillig Versicherte

• 400 – Behinderte Menschen in Werkstätten

• 500 – Personen im Bundesfreiwilligendienst

• 600 – Teilnehmer an Reha-Maßnahmen

• 700 – Weitere Sonderfälle, z. B. Sozialhilfeempfänger mit Arbeitsaufnahme

👉 Die vollständige Liste umfasst alle gültigen Schlüssel von 000 bis 999. Für die Lohnabrechnung sind vorrangig die 101 (Standardarbeitnehmer), 109 (Minijob), 110 (Kurzfristig), 120 (Azubi) und 126 (Werkstudent) relevant.

Welchen Einfluss haben Personengruppenschlüssel auf die Lohnabrechnung?

• Der PGS bestimmt, welche Sozialversicherungsbeiträge erhoben werden.

• Falsche Angaben führen zu fehlerhaften Beitragsnachweisen, Nachzahlungen oder sogar Bußgeldern.

• Typisches Beispiel: Wird ein Werkstudent fälschlicherweise als vollversicherungspflichtig gemeldet, zahlt der Arbeitgeber unnötig hohe Beiträge.

Wo sind die Personengruppenschlüssel einzugeben?

• In der Lohnbuchhaltungssoftware im Mitarbeiterstammsatz.

• Sie sind Pflichtbestandteil aller DEÜV-Meldungen (An-, Ab- und Jahresmeldungen).

• Ohne richtigen Schlüssel wird die Meldung als fehlerhaft zurückgewiesen und die Lohnabrechnung läuft nicht korrekt.

Rechtslage 2025

• Die Pflicht zur Angabe des Personengruppenschlüssels ergibt sich aus der DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung).

• Mit Wirkung zum 01.01.2025 wurden keine neuen Gruppen eingeführt, die bestehenden Schlüssel gelten weiter.

• Änderungen ergeben sich nur durch Anpassungen der Beitragsbemessungsgrenzen und Beitragssätze in der Sozialversicherung:

• KV/PV: 5.512,50 € mtl.

• RV/ALV: 8.050 € mtl.

Fazit

Der Personengruppenschlüssel ist ein zentrales Steuerungselement der Lohnabrechnung. Arbeitgeber müssen ihn korrekt angeben, damit Sozialversicherungsbeiträge richtig berechnet und gemeldet werden. Mit digitalen Lohnsystemen wie Taxmaro lassen sich Fehler vermeiden – die Software setzt automatisch den passenden Schlüssel anhand des Beschäftigungsverhältnisses.

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