Der Personalfragebogen ist ein zentrales Dokument für die Lohnabrechnung. Arbeitgeber benötigen ihn, um alle relevanten Daten eines neuen Mitarbeiters zu erfassen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Doch welche Informationen müssen enthalten sein, in welcher Form darf er erstellt werden, und welche Pflichten zur Aufbewahrung bestehen?
Damit die Lohnabrechnung korrekt erfolgen kann, müssen im Personalfragebogen insbesondere folgende Daten abgefragt werden:
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form. Arbeitgeber können den Personalfragebogen schriftlich oder digital führen. Wichtig ist, dass alle Daten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden, um bei Prüfungen durch Finanzamt oder Sozialversicherungsträgern rechtssicher agieren zu können.
Eine Unterschrift des Arbeitnehmers ist nicht zwingend vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Sie bestätigt die Richtigkeit der Angaben und schützt den Arbeitgeber bei falschen oder unvollständigen Informationen.
Der Personalfragebogen muss – wie alle lohnrelevanten Unterlagen – mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Er dient bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung als Nachweis für die ordnungsgemäße Lohnabrechnung.
Ja, Arbeitgeber dürfen den Personalfragebogen auch digital erfassen und speichern. Dies bietet viele Vorteile:
Wichtig ist dabei, die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten: Zugriffsbeschränkungen, sichere Speicherung und Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Der Personalfragebogen für die Lohnabrechnung ist ein unverzichtbares Instrument, um alle relevanten Mitarbeiterdaten korrekt zu erfassen. Arbeitgeber können ihn schriftlich oder digital nutzen, sollten eine Unterschrift einholen und müssen die Unterlagen mindestens 10 Jahre aufbewahren. Mit einer digitalen Lösung wie Taxmaro lassen sich Personalfragebögen sicher erfassen, verwalten und nahtlos in die Lohnabrechnung integrieren.
