Die Pendlerpauschale entlastet Arbeitnehmer:innen steuerlich beim Arbeitsweg. Dieser Beitrag erklärt, wie sie funktioniert, wie sie berechnet wird und wie HR-Tools sie in die Lohnabrechnung integrieren können.
Die sogenannte Pendlerpauschale, korrekt Entfernungspauschale genannt, ist ein steuerlicher Werbungskostenabzug für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Sie steht erstmals ab dem kleinsten Kilometer in ganz Deutschland zur Verfügung — unabhängig vom Verkehrsmittel. Ab dem 21. Kilometer profitieren Pendler:innen von einem erhöhten Satz.
Aktuell gilt:
Als Faustregel: Nur eine einfache Strecke pro Arbeitstag zählt — selbst bei mehreren Fahrten pro Tag.
a) Eintragen als Lohnsteuerfreibetrag (AV-Freibetrag) Wenn der Arbeitnehmer plant, langfristig zu pendeln, kann die Pauschale beim Finanzamt als Lohnsteuerfreibetrag eingetragen werden. Das erhöht sein Nettogehalt, weil die Steuer während des Jahres niedriger berechnet wird, statt dass das Finanzamt einmal jährlich erstattet.
HR‑Tool Tipp: Bietet Mitarbeitenden eine Funktion, mit der sie die Entfernungspauschale als Freibetrag angeben können — inklusive Eingabemaske für Kilometer und Arbeitstage.
b) Fahrtkostenzuschuss durch Arbeitgeber Zahlt ihr als Arbeitgeber steuerfreien Fahrtkostenzuschuss (z. B. Jobticket oder Benzinzuschuss), können Mitarbeitende die Pendlerpauschale zwar trotzdem geltend machen. Allerdings wird der Zuschuss auf die Pauschale angerechnet — d. h. nur die Differenz senkt die Steuer zusätzlich.
HR‑Tool Tipp: Die Systemlogik sollte automatisch den Zuschussbetrag erfassen und den steuerlich relevanten Differenzwert berechnen.
a) Anlage N — Werbungskosten In der Einkommensteuererklärung wird die Pendlerpauschale in der Anlage N unter Werbungskosten eingetragen. Sie mindert das zu versteuernde Einkommen — etwa so:
Entfernung (einfache Strecke) in km × Arbeitstage × Satz (0,30 € bzw. 0,38 € bei ≥ 21 km)
Diese Berechnung führt in der Praxis oft das Finanzamt durch, wenn genaue Angaben gemacht wurden.
b) Arbeitnehmer-Pauschbetrag (1.230 €) Hinzu kommt der Arbeitnehmer‑Pauschbetrag von derzeit 1.230 € jährlich. Wenn deine gesamten Werbungskosten – inklusive Pendlerpauschale – diesen Betrag nicht überschreiten, wird stattdessen automatisch der Pauschbetrag angesetzt.
c) Mobilitätsprämie für Geringverdiener:innen Für besonders lang pendelnde Geringverdiener:innen (Einkommen unter dem Grundfreibetrag – z. B. 2024: 11.784 €, 2025 geplant: 12.084 €) und bei Strecken ab 21 km kann zusätzlich die Mobilitätsprämie beantragt werden.
Pendlerpauschale und Fahrtkosten können im HR-Tool über die wiederkehrenden Bezüge erfasst werden:
Die Pendlerpauschale ist ein einfacher, aber wirkmächtiger Hebel für Steuerersparnisse – sowohl im laufenden Monat (durch Lohnsteuerfreibetrag) als auch am Jahresende (via Steuererklärung). Sie hilft Mitarbeitenden, Fahrtkosten steuerlich zu genießen, ohne Nachweise sammeln zu müssen. Ein HR-Tool, das diesen Prozess unterstützt, macht Verwaltung effizienter und die Bindung an das Unternehmen wertschätzender.
| Strecke | Satz pro km | Beispiel 220 Arbeitstage |
|---|---|---|
| 1.–20. Kilometer | 0,30 € | 20 km × 220 × 0,30 € = 1.320 € |
| Ab 21. Kilometer | 0,38 € | 10 km × 220 × 0,38 € = 836 € |
| Höchstbetrag (ohne PKW) | 4.500 € / Jahr | Mitfahrer-Cap |
| Arbeitnehmer-Pauschbetrag | 1.230 € / Jahr | Automatischer Abzug |
| Funktion | Taxmaro | Personio |
|---|---|---|
| Digitale Personalakte (DSGVO-konform) | ✅ | ✅ |
| BAG-konforme Zeiterfassung | ✅ | ✅ |
| Abwesenheitsmanagement | ✅ | ✅ |
| eAU-Abruf | ✅ Inklusive | ✅ Einrichtungskosten möglich |
| Vorbereitende Lohnabrechnung | ✅ | ✅ |
| DATEV-Schnittstelle | ✅ In allen Paketen inklusive | ✅ Einmalige Vergütung möglich |
| Steuerberater-Kollaborationsportal | ✅ | ✅ |
| Auslagenerstattung & Reisekosten | ✅ | ✅ |
| Dokumentenvorlagen & Vertragserstellung | ✅ | ✅ |
| Workflow-Optimierung | ✅ | ✅ |
| Mitarbeiter-Self-Service | ✅ | ✅ |
| Recruiting / ATS | — | ✅ |
| Performance Management | — | ✅ |
| Onboarding-Workflows | ✅ | ✅ |
| Persönliches Onboarding & Datenmigration | ✅ 3 Monate inklusive | — |
| Server-Standort | 🇩🇪 Deutschland | 🇪🇺 Europa |
| Support | Persönlicher Ansprechpartner + Ticket | Help Center, Community, Kontakt |
Was ist die Pendlerpauschale?
Die Pendlerpauschale, korrekt Entfernungspauschale, ist ein steuerlicher Werbungskostenabzug für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Sie steht ab dem ersten Kilometer in ganz Deutschland zur Verfügung – unabhängig vom Verkehrsmittel. Beschäftigte können sie in der Einkommensteuererklärung ansetzen oder als Lohnsteuerfreibetrag eintragen lassen.
Welche Sätze gelten 2026?
Aktuell gelten 0,30 € pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 € pro Kilometer ab dem 21. Kilometer. Diese Regelung ist befristet von 2022 bis 2026. Es zählt jeweils nur eine einfache Strecke pro Arbeitstag – auch bei mehreren Fahrten. Die Berechnung erfolgt über: Entfernung × Arbeitstage × Satz.
Wie wird die Pauschale geltend gemacht?
In der Einkommensteuererklärung wird die Pendlerpauschale in der Anlage N unter Werbungskosten eingetragen. Alternativ kann ein Lohnsteuerfreibetrag beim Finanzamt beantragt werden – das erhöht das monatliche Nettogehalt, weil weniger Lohnsteuer einbehalten wird. Voraussetzung: Voraussichtlich übersteigen die Werbungskosten den Pauschbetrag von 1.230 € pro Jahr.
Wie wirkt sich ein Fahrtkostenzuschuss aus?
Zahlt der Arbeitgeber einen steuerfreien Fahrtkostenzuschuss (Jobticket, Benzinzuschuss), kann der Arbeitnehmer die Pendlerpauschale dennoch geltend machen – allerdings wird der Zuschuss auf die Pauschale angerechnet. Nur die verbleibende Differenz mindert das zu versteuernde Einkommen zusätzlich. Arbeitgeber sollten Zuschüsse korrekt in der Lohnabrechnung als Sachbezug ausweisen.
Welche Sonderfälle und Risiken gibt es?
Bei Fahrgemeinschaften kann jeder Mitfahrer für sich die Pauschale geltend machen, der Höchstbetrag von 4.500 € pro Jahr gilt aber nur für Mitfahrer ohne eigenen PKW. Bei Homeoffice-Tagen entfällt die Pauschale für die betreffenden Tage. Falsche Angaben oder doppelte Berücksichtigung bei mehreren Arbeitgebern können bei Steuerprüfungen Nachzahlungen und Bußgelder auslösen.
