Müssen Abwesenheiten von Arbeitnehmern erfasst werden? Alles, was Arbeitgeber wissen müssen

Müssen Abwesenheiten erfasst werden?

Ja, Arbeitgeber sind verpflichtet, Abwesenheiten von Arbeitnehmern zu dokumentieren. Das ergibt sich aus:

• Nachweisgesetz (NachwG): Arbeitgeber müssen Beginn und Dauer von Arbeitszeit und Unterbrechungen nachvollziehbar dokumentieren.

• Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG): Bei Krankheit ist die Abwesenheit für die Lohnfortzahlung relevant.

• Bundesurlaubsgesetz (BUrlG): Urlaubstage müssen erfasst und nachgewiesen werden.

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Ruhezeiten und Arbeitsunterbrechungen sind zu beachten.

👉 Kurz gesagt: Abwesenheiten müssen dokumentiert werden, damit Arbeitgeber ihre Lohnabrechnung korrekt erstellen und rechtliche Vorgaben erfüllen können.

Welche Arten von Abwesenheiten müssen erfasst werden?

Typische Abwesenheiten sind:

• Urlaubstage (gesetzlich oder vertraglich vereinbart)

• Krankheitstage (mit oder ohne Attest)

• Mutterschutz / Elternzeit

• Unbezahlter Urlaub / Sonderurlaub

• Dienstreisen (Abwesenheit vom Büro, aber nicht von der Arbeit)

• Kurzarbeit

In welcher Form müssen Abwesenheiten erfasst werden?

Es gibt keine einheitliche gesetzliche Vorgabe für die Form, aber die Erfassung muss nachvollziehbar und prüfungssicher erfolgen:

• Digitale Zeiterfassungssysteme (z. B. HR-Software, Apps)

• Arbeitszeitkonten mit Abwesenheitsübersicht

• Excel-Listen oder schriftliche Aufzeichnungen (noch zulässig, aber fehleranfällig)

Wichtig: Seit dem EuGH-Urteil 2019 und der geplanten Reform des Arbeitszeitgesetzes müssen Arbeitgeber ein verlässliches Zeiterfassungssystem einführen – dazu gehört auch die Erfassung von Abwesenheiten.

Was passiert, wenn Abwesenheiten nicht erfasst werden?

• Fehlerhafte Lohnabrechnung: Fehlende Krankheitstage können zu Überzahlungen führen, nicht erfasste unbezahlte Abwesenheiten zu falschen Sozialabgaben.

• Rechtliche Konsequenzen: Bei fehlender Dokumentation drohen Bußgelder (§ 22 ArbZG).

• Probleme bei Prüfungen: Krankenkassen und Finanzbehörden verlangen Nachweise über Abwesenheiten und deren Abrechnung.

• Arbeitsrechtliche Folgen für Arbeitnehmer: Werden Abwesenheiten nicht rechtzeitig gemeldet, kann dies eine Abmahnung nach sich ziehen.

Wie müssen Abwesenheiten in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden?

Die Abwesenheiten wirken sich direkt auf die Entgeltabrechnung aus:

1. Urlaub

a. Urlaubstage sind fortzuzahlen (§ 11 BUrlG).

b. In der Lohnabrechnung erscheinen sie als „Urlaubstage“ mit normalem Entgelt.

2. Krankheit

a. Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber bis zu 6 Wochen (§ 3 EFZG).

b. Danach: Krankengeld durch die Krankenkasse.

c. Abwesenheit muss mit „Krank ohne Lohnfortzahlung“ bzw. „Krankengeld“ kenntlich gemacht werden.

3. Unbezahlter Urlaub / Sonderurlaub

a. Keine Lohnzahlung → Reduktion des Bruttogehalts.

b. Sozialversicherungsbeiträge entfallen anteilig.

4. Mutterschutz / Elternzeit

a. Entgeltfortzahlung im Mutterschutz (über U2-Umlageverfahren erstattungsfähig).

b. Elternzeit → kein Arbeitsentgelt, nur Meldung zur Sozialversicherung mit besonderem Status.

👉 Abwesenheiten müssen also klar und transparent in der Lohnabrechnung erscheinen, damit sowohl Mitarbeiter als auch Prüfer die Abzüge oder Fortzahlungen nachvollziehen können.

Fazit

Die Erfassung von Abwesenheiten ist für Arbeitgeber nicht optional, sondern Pflicht. Sie muss nachvollziehbar dokumentiert und in der Lohnabrechnung korrekt berücksichtigt werden. Fehlende Erfassung führt zu fehlerhaften Abrechnungen, rechtlichen Risiken und Problemen bei Prüfungen. Mit digitalen HR-Tools können Arbeitgeber Abwesenheiten effizient erfassen, transparent darstellen und rechtssicher abrechnen.

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