Lohnfortzahlung im Krankheitsfall 2026: Ansprüche, Fristen und Lohnabrechnung

Kurzantwort: Bei einer Arbeitsunfähigkeit durch Krankheit erhalten Mitarbeitende nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) bis zu sechs Wochen ihren vollen Lohn vom Arbeitgeber – vorausgesetzt, das Arbeitsverhältnis besteht mindestens vier Wochen ununterbrochen, die Erkrankung ist unverschuldet und sie wurde rechtzeitig angezeigt sowie durch ein ärztliches Attest nachgewiesen. Ab dem 43. Krankheitstag übernimmt die gesetzliche Krankenversicherung in Form von Krankengeld (ca. 70 Prozent des Bruttoeinkommens, höchstens 90 Prozent des Nettos). Die Pflicht zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) gilt seit 2023 elektronisch (eAU) zwischen Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber.

Gesetzliche Grundlage: Entgeltfortzahlungsgesetz

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt seit 1994 die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall einheitlich. Wichtige Eckpunkte:

• Anspruch ab Beginn der Krankheit – aber Wartezeit von 4 Wochen ununterbrochenem Arbeitsverhältnis (§ 3 Abs. 3 EFZG)
• Höhe – volle Vergütung wie an Arbeitstagen, kein "Krankheits-Abschlag" (§ 4 EFZG)
• Dauer – maximal 6 Wochen (42 Kalendertage) pro Krankheit
• Verschuldete Krankheit – kein Anspruch bei grobem Verschulden (z.B. nicht angeschnallter Verkehrsunfall, illegale Sportarten)
• Folgeerkrankung – Bei neuer Krankheit erneut 6 Wochen, bei Fortsetzungserkrankung Anrechnung der Vorerkrankungen

Anspruchsvoraussetzungen

Ärztliches Attest und elektronische AU (eAU)

Seit dem 1. Januar 2023 gilt das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Der Arzt übermittelt die AU direkt an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie elektronisch ab. Wichtige Punkte:

• Anzeigepflicht bleibt – Mitarbeitende müssen den Arbeitgeber weiterhin am ersten Tag informieren
• Vorlage-Pflicht für Patientenausfertigung entfällt – die Papier-AU für den Arbeitgeber ist abgeschafft
• Privatversicherte – nicht im eAU-Verfahren; sie müssen die Bescheinigung weiterhin in Papierform vorlegen
• Bei Auslandsaufenthalt – Mitteilung an Arbeitgeber und Krankenkasse zwingend, ggf. zusätzliche Nachweise

Lohnfortzahlung bei mehreren Krankheiten

Klassische Frage: Was passiert, wenn jemand mehrmals im Jahr krank wird?

• Neue, unabhängige Krankheit – neuer 6-Wochen-Anspruch (z.B. zuerst Grippe, dann gebrochener Arm)
• Fortsetzungserkrankung – wenn dieselbe Erkrankung erneut auftritt: keine neue 6-Wochen-Frist, bis insgesamt 6 Monate Pause zwischen den Episoden lag
• Beweislast – Bei unklarer Unterscheidung trifft die Beweislast den Arbeitgeber, dass es sich um eine Fortsetzungserkrankung handelt

Was, wenn jemand trotz Krankschreibung arbeitet?

Eine Krankschreibung ist eine medizinische Feststellung der Arbeitsunfähigkeit, kein "Arbeitsverbot". Wer trotz Krankschreibung arbeitet, riskiert allerdings:

• Versicherungsschutz – Bei einem Arbeitsunfall ist der gesetzliche Unfallversicherungsschutz fraglich, weil die Tätigkeit dem Genesungszweck widerspricht
• Verlängerung der Krankheit – Verschlechterung des Heilungsprozesses; ggf. Verlust des Krankengeld-Anspruchs bei Pflichtverletzung gegenüber der Krankenkasse
• Im Homeoffice – wenn Mitarbeitende freiwillig arbeiten, sollte der Arbeitgeber dies dokumentieren und ggf. die AU-Bescheinigung mit dem Mitarbeitenden besprechen

Empfehlung für Arbeitgeber: Mitarbeitende, die sich trotz AU melden, freundlich auf Erholung hinweisen. Bei akuter Notfall-Situation und Einverständnis der Mitarbeitenden kann ein kurzer Telefonkontakt zur Übergabe sinnvoll sein.

Krankengeld ab dem 43. Tag

Nach Ablauf der 6-Wochen-Frist endet die Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber. Stattdessen zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld:

• Höhe – 70 % des Bruttoeinkommens, höchstens 90 % des Nettos
• Dauer – bis zu 78 Wochen innerhalb von 3 Jahren wegen derselben Erkrankung
• Beitragsfreiheit – Krankengeld ist sozialversicherungsfrei, aber lohnsteuerpflichtig (Progressionsvorbehalt § 32b EStG)
• Aufstockung durch Arbeitgeber – tariflich oder freiwillig möglich; bis zur Lohnsumme wäre die Aufstockung steuerfrei

Sonderfälle

Kind erkrankt – Kinderkrankengeld

Bei Erkrankung eines Kindes unter 12 Jahren haben Mitarbeitende Anspruch auf bezahlte Freistellung bis zu 10 Tagen pro Kind und Jahr (Alleinerziehende bis zu 20). Das Entgelt wird nicht vom Arbeitgeber, sondern als Kinderkrankengeld von der Krankenkasse gezahlt – außer bei tariflicher Regelung.

Beschäftigungsverbot in Schwangerschaft

Bei ärztlich attestiertem Beschäftigungsverbot in der Schwangerschaft (§ 16 MuSchG) zahlt der Arbeitgeber das volle Entgelt fort und kann es sich über das U2-Verfahren bei der Krankenkasse zurückholen.

U1-Umlage

Arbeitgeber mit bis zu 30 Mitarbeitenden zahlen monatlich in die U1-Umlage ein und bekommen so einen Teil der Entgeltfortzahlung (40-80 %) erstattet. Die Erstattung erfolgt über die zuständige Krankenkasse.

Pflichten für HR und Lohnbuchhaltung

• eAU täglich abrufen – ab Tag 1 der Krankmeldung beim jeweils zuständigen Krankenkassen-System
• Lohnart "Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall" – getrennt vom normalen Lohn buchen, damit U1-Erstattung sauber zugeordnet werden kann
• U1-Erstattungsantrag stellen – meist monatlich nach Ende der Krankheit, bei der Krankenkasse
• Stichtag 6 Wochen tracken – ab 43. Tag Krankengeld-Bezug an die Krankenkasse abgeben
• Krankheitsstatistik führen – aggregiert, anonymisiert; durchschnittliche Ausfalltage als HR-Kennzahl
• Bei Privatversicherten – AU-Bescheinigung in Papier zur Personalakte

Fazit

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall gehört zu den häufigsten und gleichzeitig fehleranfälligsten Themen der Lohnabrechnung – wegen der vielen Sonderfälle (Folgeerkrankung, Kinderkrankheit, eAU bei Privatversicherten). Eine moderne Lohnsoftware wie Taxmaro ruft eAU-Daten automatisch ab, ordnet sie der richtigen Lohnart zu, trackt die 6-Wochen-Frist, beantragt U1-Erstattungen automatisch und übergibt korrekt an die Krankenkasse, wenn das Krankengeld einsetzt – ohne manuelle Excel-Verfolgung.