Lohnabrechnung bei eingetragenen Vereinen: Besonderheiten, Pflichten und Tipps

Gibt es Besonderheiten bei der Lohnabrechnung im Verein?

Auch Vereine gelten als Arbeitgeber im Sinne des Arbeitsrechts und müssen bei Anstellung von Mitarbeitern die gleichen Pflichten wie Unternehmen erfüllen. Dazu gehören:

• Anmeldung bei der zuständigen Krankenkasse,

• Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen,

• elektronische Meldungen an die Sozialversicherungsträger,

• Ausstellung einer monatlichen Lohnabrechnung nach § 108 GewO.

Besonderheit: Vereine profitieren häufig von steuerlichen Begünstigungen, etwa dem Übungsleiterfreibetrag (§ 3 Nr. 26 EStG) oder der Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG). Zahlungen in diesem Rahmen sind steuer- und sozialversicherungsfrei und müssen nicht in der klassischen Lohnabrechnung erfasst werden.

Müssen ehrenamtliche Mitarbeiter berücksichtigt werden?

• Ehrenamtliche ohne Vergütung: Keine Lohnabrechnung erforderlich.

• Ehrenamtspauschale (bis 2025: 840 € jährlich): Steuerfrei, nur zu dokumentieren, keine klassische Lohnabrechnung.

• Übungsleiterpauschale (bis 2025: 3.000 € jährlich): Steuer- und sozialversicherungsfrei, ebenfalls nur dokumentationspflichtig.

• Darüber hinausgehende Zahlungen: Werden als Arbeitslohn behandelt und müssen vollständig in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Wer kann die Lohnabrechnung im Verein erstellen?

• Vereinskasse / ehrenamtlicher Schatzmeister: Möglich, aber oft komplex. Fehler führen schnell zu Nachzahlungen oder Bußgeldern.

• Externe Steuerberater / Lohnbüros: Empfohlen bei regelmäßig beschäftigten Mitarbeitern oder komplexen Fällen.

• Digitale Lohnabrechnungssysteme wie Taxmaro: Bieten automatisierte Schnittstellen, berücksichtigen Freibeträge und erleichtern die Kommunikation mit Krankenkassen und Finanzämtern.

Was ist besonders zu beachten?

• Freibeträge korrekt anwenden: Ehrenamtspauschale und Übungsleiterfreibetrag sauber von steuerpflichtigen Gehältern abgrenzen.

• Fristen einhalten: Sozialversicherungsbeiträge bis zum drittletzten Bankarbeitstag, Lohnsteuer bis zum 10. des Folgemonats.

• Dokumentation: Auch steuerfreie Vergütungen müssen schriftlich nachgewiesen werden.

• Haftung: Der Vorstand des e.V. haftet bei Pflichtverletzungen persönlich für nicht abgeführte Steuern und Sozialabgaben.

Fazit

Die Lohnabrechnung im eingetragenen Verein unterscheidet sich nicht grundsätzlich von der eines Unternehmens, erfordert aber besonderes Augenmerk auf steuerliche Freibeträge für Ehrenamtliche. Während unbezahlte Helfer nicht in der Lohnabrechnung erscheinen, müssen gezahlte Vergütungen korrekt erfasst werden. Vereine sollten daher frühzeitig entscheiden, ob die Abrechnung intern, durch einen Steuerberater oder über ein digitales Tool wie Taxmaro erfolgen soll – so lassen sich Risiken und Haftungsfallen vermeiden.

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