Lohnabrechnung 2026 verständlich erklärt: gesetzliche Pflichten, Aufbau, Pflichtangaben und der monatliche Prozess für KMU – mit Praxis-Checkliste.
Letzte Aktualisierung: 25. Juni 2026
Auf einen Blick: Die Lohnabrechnung ist die monatliche, schriftliche Aufstellung aller Vergütungsbestandteile, Steuern und Sozialabgaben eines Beschäftigungsverhältnisses. Sie ist in Deutschland nach § 108 Gewerbeordnung für jeden Arbeitgeber Pflicht und muss in Textform erstellt, übergeben und mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. KMU erstellen sie heute meist in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater über eine DATEV-fähige Vorbereitungs-Software.
Begriff: Lohnabrechnung — schriftliche Abrechnung der Brutto-Vergütung eines Arbeitnehmenden für einen Abrechnungszeitraum, inklusive Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträgen; synonym auch Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung oder umgangssprachlich Lohnzettel.
Eine Lohnabrechnung ist die periodische, in Textform erstellte Aufstellung darüber, wie aus dem Bruttolohn eines Beschäftigten der ausgezahlte Nettobetrag entsteht. Sie ist zugleich Nachweisdokument für den Arbeitnehmenden, Buchungsbeleg für die Finanzbuchhaltung und Prüfgrundlage für Finanzamt, Krankenkassen und die Deutsche Rentenversicherung. Synonym werden die Begriffe Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung und Verdienstabrechnung verwendet — gemeint ist in allen Fällen dasselbe Dokument.
Verpflichtet zur Erstellung sind alle Arbeitgeber in Deutschland, sobald sie mindestens eine sozialversicherungspflichtige oder geringfügig beschäftigte Person beschäftigen. Die Rechtsgrundlage liefert § 108 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO): Bei Zahlung des Arbeitsentgelts ist dem Arbeitnehmer eine Abrechnung in Textform zu erteilen. [1] Auch Minijobber, Werkstudierende, kurzfristig Beschäftigte und Auszubildende fallen darunter — die Pflicht besteht unabhängig von Arbeitszeit oder Vergütungshöhe.
Für KMU bedeutet das: Sobald die erste Person eingestellt wird, müssen monatlich Lohnabrechnungen erstellt, dokumentiert und revisionssicher aufbewahrt werden. Eine fehlende oder fehlerhafte Abrechnung ist kein bloßer Formfehler — sie kann bei einer Betriebsprüfung oder einer Lohnsteuer-Außenprüfung zu Nachforderungen und Säumniszuschlägen führen.
Welche Bestandteile zwingend enthalten sein müssen, regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Sie listet rund zwanzig Pflichtangaben auf, die jede Abrechnung enthalten muss — vom Abrechnungszeitraum über die Steuermerkmale bis zur Auflistung jedes einzelnen Vergütungs- und Abzugsbestandteils.
Zu den wichtigsten Pflichtfeldern gehören:
Fehlt eines dieser Felder, gilt die Abrechnung als nicht ordnungsgemäß ausgestellt. Beschäftigte können dann Nachbesserung verlangen — und im Streitfall vor dem Arbeitsgericht darauf bestehen.
Die Lohnabrechnung folgt einem festen Aufbau, der sich seit Jahrzehnten bewährt hat. Sie startet beim Bruttolohn — also dem vereinbarten Arbeitsentgelt zuzüglich aller geldwerten Vorteile — und endet beim Auszahlungsbetrag, der tatsächlich auf das Konto fließt. Dazwischen liegen drei Abzugsgruppen.
Erstens die Lohnsteuer. Sie wird vom Arbeitgeber im Rahmen des ELStAM-Verfahrens (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) der elektronischen Steuerkarte entnommen und direkt an das Betriebsstättenfinanzamt abgeführt. Hinzu kommen der Solidaritätszuschlag (5,5 Prozent der Lohnsteuer, mit Freigrenze) und — falls die Person Mitglied einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft ist — die Kirchensteuer (acht oder neun Prozent der Lohnsteuer, je nach Bundesland).
Zweitens die Sozialversicherungsbeiträge. Sie werden hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt (Ausnahme: Zusatzbeitrag der Krankenkasse und Insolvenzgeldumlage). Die Beitragssätze 2026 betragen für die Rentenversicherung 18,6 Prozent, die Arbeitslosenversicherung 2,6 Prozent, die Krankenversicherung 14,6 Prozent plus kassenindividueller Zusatzbeitrag und die Pflegeversicherung 3,6 Prozent (mit Kinderzuschlag bzw. -abschlag). [6]
Drittens persönliche Abzüge. Dazu zählen vermögenswirksame Leistungen, Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, Sachbezüge wie Jobticket oder Dienstwagen sowie Pfändungs- und Unterhaltsbeträge. Auch Vorschüsse oder Lohnabtretungen werden hier verrechnet.
Was übrig bleibt, ist der Netto-Auszahlungsbetrag. In der Praxis liegt er bei einem Vollzeitbeschäftigten in Steuerklasse I ohne Kinderfreibeträge je nach Bruttogehalt zwischen 60 und 70 Prozent des Bruttos. Genau diese Differenz erklärt der Lohnzettel zeilenweise — und genau hier entstehen die meisten Rückfragen aus der Belegschaft.
Die Pflichten des Arbeitgebers gehen weit über das Erstellen des Dokuments selbst hinaus. Eine Lohnabrechnung steht am Ende einer langen Kette von Melde-, Aufzeichnungs- und Zahlpflichten.
Vor der ersten Abrechnung muss die Person bei der Sozialversicherung angemeldet werden — über das DEÜV-Meldeverfahren an die zuständige Krankenkasse. Parallel ruft der Arbeitgeber die ELStAM beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ab. Beides muss vor der ersten Lohnzahlung passiert sein, sonst greifen Pauschalierungen, die deutlich teurer sind als die korrekte Anmeldung.
Monatlich folgen drei feste Termine: die Übermittlung der Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt (regelmäßig bis zum 10. des Folgemonats), die Beitragsnachweise an die Krankenkassen (bis zum drittletzten Bankarbeitstag) und die tatsächliche Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge (spätestens am drittletzten Bankarbeitstag). Wer Fristen versäumt, riskiert Säumniszuschläge nach § 24 SGB IV in Höhe von einem Prozent des rückständigen Beitrags pro angefangenem Monat.
Hinzu kommen jährliche Pflichten: die Lohnsteuerbescheinigung pro Beschäftigtem bis Ende Februar des Folgejahres, der UV-Jahresentgeltnachweis an die Berufsgenossenschaft und die Schwerbehindertenabgabe, falls die Beschäftigtenzahl überschritten wird. Lohnunterlagen müssen nach § 41 EStG mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden, beitragsrelevante Unterlagen nach § 28f SGB IV bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres. [4]
In einem typischen KMU folgt der monatliche Lohnabrechnungs-Prozess festen Schritten. Wer ihn sauber strukturiert, spart Zeit, vermeidet Rückfragen und reduziert das Risiko von Nacharbeit. Eine erprobte Reihenfolge sieht so aus:
In KMU mit fünf bis fünfzig Beschäftigten lässt sich dieser Prozess bei konsequenter Digitalisierung in unter einem halben Tag pro Monat abwickeln. In Betrieben, die noch mit Excel-Listen und E-Mail-Anhängen arbeiten, sind drei Personentage keine Seltenheit.
Die häufigsten Fehler entstehen nicht im Lohnprogramm selbst, sondern in den Schritten davor — bei der Erfassung und Übergabe der Bewegungsdaten. Drei Problemklassen dominieren.
Erstens unvollständige Zeiterfassung. Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen. [7] Wer Beginn, Ende und Pausen nicht systematisch erfasst, hat keine belastbare Grundlage für Mindestlohn-Nachweise, Überstunden-Auszahlungen und Zuschlags-Berechnungen. Bei einer Zollprüfung nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz drohen Bußgelder von bis zu 30.000 € pro Fall.
Zweitens manuelle Datenübergaben per Excel und E-Mail. Sobald Stammdatenänderungen, Krankmeldungen oder Urlaubsbuchungen über mehrere Tabellen wandern, entstehen Versionskonflikte. Die Steuerkanzlei rechnet auf Basis veralteter Zahlen ab, die HR-Verantwortlichen korrigieren in der Folge per Storno-Buchung — ein Aufwand, der bei einem mittleren KMU monatlich mehrere Stunden frisst.
Drittens fehlende oder zu späte eAU-Abrufe. Seit dem 1. Januar 2023 muss der Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbst bei der Krankenkasse abrufen — der Beschäftigte legt nur noch eine telefonische oder digitale Krankmeldung vor. [8] Wer den Abruf vergisst, hat keinen Nachweis für die sechswöchige Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) und muss im Streitfall vor dem Arbeitsgericht beweisen, dass die Erkrankung tatsächlich vorlag.
Genau an diesen drei Bruchstellen setzt Taxmaro Lohnabrechnung an. Die Plattform übernimmt die vorbereitende Lohnabrechnung in der HR-Abteilung des Unternehmens und überträgt die fertig strukturierten Daten per nativer DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater, der die finale Berechnung und die elektronischen Meldungen verantwortet.
Die Bewegungsdaten kommen dabei direkt aus den anderen Taxmaro-Modulen: Taxmaro Zeiterfassung liefert die nach dem BAG-Urteil geforderten Arbeitszeitnachweise inklusive Pausen, Überstunden und Zuschlagsstunden. Taxmaro Abwesenheitsmanagement verwaltet Urlaube, Krankheitstage und holt die eAU automatisch bei der Krankenkasse ab. Taxmaro Auslagenerstattung reicht Spesen und Reisekosten lohnrelevant in die Abrechnung weiter. Die digitale Personalakte hält Stammdaten, Verträge und steuerrelevante Bescheinigungen DSGVO-konform vor.
Im Ergebnis arbeiten Unternehmen und Steuerkanzlei am selben Datensatz, ohne Excel-Versand, ohne Mailattachments und ohne nachträgliche Storno-Buchungen. Über 4.500 Unternehmen und 500 Steuerkanzleien in Deutschland nutzen Taxmaro für diesen Brückenschlag.
Für KMU stehen praktisch drei Modelle zur Wahl. Welches das richtige ist, hängt von Beschäftigtenzahl, Fluktuation, Tarifbindung und vorhandenem HR-Know-how ab.
Das Selbermachen ist nur bei sehr kleinen Betrieben mit ein bis drei Personen und einfachen Verhältnissen realistisch — die laufende Pflege von Steuerrecht, Sozialversicherung und Meldeverfahren bindet sonst zu viel Zeit. Wer es dennoch macht, sollte mindestens eine zertifizierte Lohn-Software einsetzen und einen Steuerberater für die Jahresprüfung im Hintergrund halten.
Das vollständige Auslagern an den Steuerberater entlastet operativ stark, hat aber den Preis, dass Bewegungsdaten manuell übermittelt werden müssen. Pro Beschäftigtem fallen je nach Komplexität zwischen 15 € und 30 € monatlich an, hinzu kommen Stammdatenpflege-Gebühren [9].
Das kollaborative Modell mit vorbereitender Software kombiniert beide Welten: Das Unternehmen pflegt Bewegungsdaten in einer HR-Software wie Taxmaro, der Steuerberater rechnet die Lohnläufe im DATEV-System final. Für 3 € bis 5 € pro Mitarbeiter und Monat ist Taxmaro in dieser Logik positioniert — ohne die HR-Verantwortung an den Steuerberater abzugeben und ohne Excel-Chaos zu produzieren. Mehr dazu auf der Preisübersicht sowie auf der Seite für Steuerberater.
Welches Modell auch immer Sie wählen — entscheidend ist, dass Sie die Pflichten kennen, die Prozesse digital durchgängig abbilden und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater nicht im E-Mail-Postfach versanden lassen. Die Lohnabrechnung ist kein Hexenwerk, aber sie verzeiht keine Schlampigkeit.
