Kurzantwort: Bei Kurzarbeit reduziert der Arbeitgeber Arbeitszeit und Lohn der Beschäftigten wegen vorübergehenden Arbeitsausfalls. Die Bundesagentur für Arbeit zahlt als Ausgleich Kurzarbeitergeld (KUG) – grundsätzlich 60 % der Nettoentgeltdifferenz (bzw. 67 % bei mindestens einem Kind), maximal bis zur Beitragsbemessungsgrenze. Voraussetzungen nach § 95 SGB III: erheblicher Arbeitsausfall, vorübergehende Natur, Unvermeidbarkeit, Anzeige bei der BA. Mindestens 10 % der Beschäftigten müssen vom Arbeitsausfall mit jeweils mehr als 10 % Entgeltverlust betroffen sein. Maximale Bezugsdauer: 12 Monate, in Sonderlagen (z. B. Pandemien) durch Verordnung verlängerbar (zur Pandemie 2020-2023: bis 28 Monate). Der Arbeitgeber rechnet das KUG mit der monatlichen Lohnabrechnung ab und erhält es von der BA erstattet.

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Was ist Kurzarbeit?

Kurzarbeit ist die vorübergehende Reduzierung von Arbeitszeit und Arbeitsentgelt durch den Arbeitgeber – mit dem Ziel, Beschäftigung trotz Arbeitsausfall zu erhalten. Sie ist ein zentrales Instrument der Beschäftigungssicherung und hat während der Finanzkrise 2009 und der Corona-Pandemie 2020-2022 millionenfach Kündigungen verhindert.

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Voraussetzungen nach § 95 SGB III

• Erheblicher Arbeitsausfall – wirtschaftliche Gründe oder unabwendbares Ereignis (z. B. Naturereignis, Behördenanordnung)
• Vorübergehende Natur – nicht dauerhaft; Aussicht auf Rückkehr zur Vollarbeit
• Unvermeidbar – alle zumutbaren Maßnahmen zur Vermeidung ergriffen (Urlaubsabbau, Zeitkonten-Abbau, Versetzung)
• Mindestumfang – mindestens 10 % der Beschäftigten betroffen, jeweils mehr als 10 % Entgeltverlust
• Anzeige bei BA – Pflicht; Wirkung ab dem Monat der Anzeige
• Persönliche Voraussetzungen – sozialversicherungspflichtige Beschäftigung; nicht für Minijobs, Auszubildende eingeschränkt

Berechnung des Kurzarbeitergeldes

Das KUG gleicht einen Teil des Entgeltausfalls aus:

Hinweis: Die Nettoentgeltdifferenz ist das pauschalierte Netto vor Kurzarbeit minus das pauschalierte Netto während Kurzarbeit. Die Bundesagentur stellt dafür Tabellen zur Verfügung; die Lohnsoftware berechnet die Werte automatisch.

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Beispielrechnung

Mitarbeiter:in, Klasse IV ohne Kinder, Brutto 4.000 €/Monat, 40 % Arbeitsausfall:

• Brutto vor Kurzarbeit – 4.000 €
• Brutto während Kurzarbeit – 2.400 € (60 % der Stunden)
• Pauschaliertes Netto vor KUG – ca. 2.530 €
• Pauschaliertes Netto während KUG – ca. 1.660 €
• Nettoentgeltdifferenz – 870 €
• KUG (60 %) – ca. 520 €
• Gesamtnetto in Kurzarbeit – 1.660 € + 520 € = 2.180 €

Hinweis: konkrete Werte je nach Steuerklasse, Kirchensteuer und Kasse leicht abweichend. Das KUG ist steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt – kann zu Nachzahlungen in der Einkommensteuererklärung führen.

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Bezugsdauer und Verlängerung

• Regelfall – maximal 12 Monate
• Außergewöhnliche Verhältnisse – per Rechtsverordnung der Bundesregierung bis 24 Monate
• Pandemie-Ausnahme 2020–2022 – bis 28 Monate (Sonderverordnung)
• Wiederholung – nach Unterbrechung von mindestens 3 Monaten neue Bezugsperiode möglich

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Sozialversicherungsbeiträge in Kurzarbeit

Wichtig: Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen weiterhin SV-Beiträge – nicht nur auf das verkürzte Arbeitsentgelt, sondern auch auf einen Teil des Ausfallentgelts:

• Auf verbleibendes Arbeitsentgelt – volle Beiträge AG + AN
• Auf 80 % des Ausfallentgelts – Arbeitgeber zahlt allein die SV-Beiträge (Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung)
• Erstattung – die BA erstattete während der Pandemie teilweise die SV-Beiträge auf die Ausfallzeit; im Regelfall keine Erstattung

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Anzeige und Antrag bei der BA

1. Anzeige des Arbeitsausfalls – schriftlich/elektronisch bei der zuständigen Agentur für Arbeit; Wirkung ab Monat der Anzeige
2. Begründung – wirtschaftliche Ursachen, Vermeidbarkeitsmaßnahmen, voraussichtliche Dauer
3. Beteiligung Betriebsrat – Mitbestimmungspflichtig nach § 87 BetrVG; ohne Zustimmung kein KUG
4. Ohne Betriebsrat – einzelvertragliche Zustimmung jedes Mitarbeitenden erforderlich
5. Monatlicher Leistungsantrag – Arbeitgeber rechnet KUG mit Lohnabrechnung, beantragt monatlich bei BA
6. Abschlussprüfung – BA prüft nach Ende der Kurzarbeit Belege; ggf. Rückforderungen

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Pflichten für HR und Lohnbuchhaltung

• Vereinbarung mit Betriebsrat / AN – schriftlich, vor Anzeige bei BA
• Anzeige zeitnah – im Monat des Arbeitsausfalls bei der zuständigen Agentur
• Arbeitszeitkonten dokumentieren – jede Mitarbeiterin / jeder Mitarbeiter mit Ist-Stunden vs. Soll-Stunden
• Lohnabrechnung mit KUG-Berechnung – pauschaliertes Netto über Tabellen der BA
• Lohnsteuerbescheinigung – KUG separat ausweisen (Zeile 15)
• SV-Beiträge auf Ausfallentgelt – Arbeitgeberanteil korrekt verbuchen
• Monatlicher Antrag bei BA – mit Belegen
• Aufbewahrung – mindestens 5 Jahre nach Ende der Kurzarbeit für BA-Prüfung

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Fazit

Kurzarbeit ist 2026 ein bewährtes Instrument zur Vermeidung von Kündigungen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Mit korrekt aufgesetzter Anzeige, Betriebsrats-Beteiligung und sauberer KUG-Berechnung lässt sich der Übergang reibungslos abwickeln. Die Steuerfreiheit des KUG mit Progressionsvorbehalt erfordert klare Kommunikation mit den Beschäftigten – sonst drohen unangenehme Nachzahlungen in der Einkommensteuererklärung. Mit einer integrierten Lohnsoftware wie Taxmaro werden Kurzarbeit-Stunden automatisch erfasst, das KUG nach pauschalierter Nettoentgeltdifferenz berechnet, SV-Beiträge auf Ausfallzeiten korrekt verbucht und der monatliche BA-Antrag automatisch generiert – inklusive aller Belege für die Abschlussprüfung.

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