Kündigungsschreiben 2026: Vorlage, Fristen und Folgen für die Lohnabrechnung

Kurzantwort: Ein Kündigungsschreiben ist die einseitige, schriftliche Erklärung, mit der ein Arbeitsverhältnis beendet wird. Es muss zwingend in Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift erfolgen (§ 623 BGB) – E-Mail oder Fax sind unwirksam. Inhaltlich gehören dazu Datum, Adressat, eindeutige Beendigungserklärung, Beendigungszeitpunkt unter Wahrung der gesetzlichen oder vertraglichen Frist nach § 622 BGB sowie die Unterschrift. Maßgeblich für die Frist ist der Zugang beim Empfänger, nicht das Datum des Schreibens.

Pflichtangaben im Kündigungsschreiben

Damit ein Kündigungsschreiben rechtswirksam ist, müssen folgende Elemente enthalten sein:

• Vollständige Adressdaten – Absender und Empfänger mit korrekter Firmierung/Anrede
• Datum – Tag der Erstellung; für die Frist zählt aber der Zugang
• Eindeutige Beendigungserklärung – Formulierungen wie "Ich kündige das Arbeitsverhältnis" oder "Wir kündigen Ihnen das bestehende Arbeitsverhältnis"
• Beendigungszeitpunkt – konkretes Datum unter Wahrung der Frist; empfehlenswert ist der Zusatz "hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt"
• Bezug auf den Arbeitsvertrag – Datum oder Eintrittsdatum, damit keine Verwechslung möglich ist
• Eigenhändige Unterschrift – elektronische Signatur oder Scan-Kopie reichen nicht aus
• Bei Arbeitgebern: Berechtigung des Unterzeichners – Vollmachts-Hinweis oder Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person

Schriftform zwingend (§ 623 BGB)

Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses bedarf nach § 623 BGB der Schriftform. Das heißt: Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Eine Kündigung per E-Mail, SMS, Messenger oder Fax ist unwirksam – und zwar absolut, nicht heilbar. Auch eine qualifizierte elektronische Signatur ist hier ausdrücklich ausgeschlossen. In der Praxis sollte die Übergabe zudem nachweisbar erfolgen: persönlich gegen Empfangsquittung, per Einwurf-Einschreiben oder durch Boten.

Kündigungsfristen nach § 622 BGB

Die gesetzliche Grundfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende. Für den Arbeitgeber verlängert sie sich mit zunehmender Betriebszugehörigkeit nach § 622 Abs. 2 BGB:

Für den Arbeitnehmer bleibt es bei der Grundfrist von 4 Wochen zum 15. oder Monatsende – außer Arbeits- oder Tarifvertrag regelt anderes. Die Frist beginnt mit dem Zugang des Schreibens beim Empfänger.

Vorlage: Kündigung durch Arbeitnehmer

Max Mustermann · Musterstraße 1 · 12345 Musterstadt

An: Beispiel GmbH · Personalabteilung · Beispielstraße 5 · 12345 Beispielstadt

Datum: 18.05.2026

Kündigung meines Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag vom 01.07.2022 fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, voraussichtlich zum 30.06.2026.

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung sowie den genauen Beendigungstermin schriftlich. Außerdem bitte ich um Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.

Mit freundlichen Grüßen
[Eigenhändige Unterschrift]
Max Mustermann

Vorlage: Kündigung durch Arbeitgeber (ordentlich)

Beispiel GmbH · Geschäftsführung · Beispielstraße 5 · 12345 Beispielstadt

An: Frau/Herrn Vorname Nachname · Anschrift

Datum: 18.05.2026

Ordentliche Kündigung des Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der gesetzlichen / vertraglichen Kündigungsfrist ordentlich zum 31.08.2026, hilfsweise zum nächst zulässigen Zeitpunkt.

Wir bitten Sie, sich umgehend bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden, um Nachteile beim Arbeitslosengeld zu vermeiden (§ 38 SGB III).

Mit freundlichen Grüßen
[Eigenhändige Unterschrift]
[Vor- und Nachname, Funktion]

Folgen für Lohnabrechnung und Sozialversicherung

Mit Zugang der Kündigung beginnt für die Lohnbuchhaltung eine klar definierte Sequenz von Aufgaben:

• Letzte Gehaltsabrechnung – anteilig bis zum Beendigungstag; Variabler Lohn, Boni, Sonderzahlungen anteilig berücksichtigen
• Urlaubsabgeltung – nicht genommener Urlaub muss nach § 7 Abs. 4 BUrlG ausgezahlt werden, in der Regel auf der letzten Abrechnung
• Resturlaubsanspruch berechnen – bei unterjährigem Ausscheiden anteilig: ein Zwölftel pro vollem Beschäftigungsmonat (§ 5 BUrlG)
• Abmeldung bei der Sozialversicherung – per DEÜV-Meldung Code "30" innerhalb von sechs Wochen nach Beendigung
• Lohnsteuerbescheinigung – elektronische Übermittlung an das Finanzamt
• Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III – auf Anforderung der Bundesagentur für Arbeit
• Bei Abfindung – Fünftelregelung nach § 34 EStG prüfen, Lohnsteuer ermäßigt abrechnen

Kündigungsschutz und besondere Schutzpersonen

Vor Ausspruch einer Arbeitgeberkündigung sind besondere Schutzrechte zu prüfen: Mutterschutz (§ 17 MuSchG), Elternzeit (§ 18 BEEG), Schwerbehinderung (Zustimmung Integrationsamt § 168 SGB IX), Betriebsratsmitglieder (§ 15 KSchG) und Pflegezeit. Bei mehr als zehn Beschäftigten greift zusätzlich das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) mit der Notwendigkeit eines sozial gerechtfertigten Grundes.

Fazit

Ein wirksames Kündigungsschreiben braucht nicht viel: korrekte Adressdaten, eindeutige Erklärung, Beendigungstermin unter Wahrung der Frist und – zwingend – eine eigenhändige Unterschrift auf Papier. Wer als Arbeitgeber kündigt, sollte vorab die Frist nach § 622 BGB, etwaigen Sonderkündigungsschutz und die Lohn-/Sozialversicherungs-Sequenz planen. Mit einer integrierten Lohn- und HR-Software wie Taxmaro werden Resturlaub, Abgeltung, DEÜV-Meldung und Arbeitsbescheinigung automatisch korrekt verarbeitet – ohne manuelle Excel-Listen.