Voraussetzungen für Steuerfreiheit
Damit der Zuschuss steuerfrei bleibt, müssen Arbeitgeber folgende Regeln beachten:
- Zusätzlich zum Gehalt: Der Zuschuss darf nicht Teil einer Gehaltsumwandlung sein.
- Nachweis der Kosten: Arbeitnehmer müssen die tatsächlichen Betreuungskosten belegen (z. B. Kita-Rechnungen).
- Zweckbindung: Begünstigt sind nur Betreuungskosten – nicht Verpflegung, Fahrten oder Freizeitangebote.
- Alter der Kinder: Der Zuschuss gilt für nicht schulpflichtige Kinder.
Höhe des Kindergartenzuschusses
Eine gesetzliche Höchstgrenze gibt es nicht. Arbeitgeber können die tatsächlich entstandenen Betreuungskosten steuerfrei erstatten. Wird mehr gezahlt als nachgewiesen, ist der übersteigende Teil steuer- und beitragspflichtig.
Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Arbeitgeber: Stärkung der Mitarbeiterbindung, familienfreundliches Image, attraktive Zusatzleistung im Recruiting.
- Arbeitnehmer: Finanzielle Entlastung ohne Abzüge, da der Zuschuss netto ausgezahlt wird.
Abrechnung und Dokumentation in der Lohnabrechnung
Die steuerfreie Behandlung funktioniert nur, wenn der Zuschuss in der Lohnabrechnung korrekt abgebildet und dokumentiert wird:
1. Lohnart und Abrechnung
- Zuschuss wird separat in der Lohnabrechnung ausgewiesen, z. B. unter steuerfreier Kindergartenzuschuss.
- Er darf nicht das steuerpflichtige Bruttogehalt erhöhen.
- Lohnbuchhalter nutzen eine eigene Lohnart mit Steuer- und SV-Freiheit (DATEV & andere Systeme bieten Standardlösungen).
2. Dokumentation
- Arbeitnehmer müssen Rechnungen oder Gebührenbescheide einreichen.
- Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Belege aufzubewahren (Papier oder digital).
- Nur tatsächliche Betreuungskosten dürfen berücksichtigt werden.
3. Laufende Kontrolle
- Zuschüsse dürfen nur bis zur Höhe der nachgewiesenen Kosten gezahlt werden.
- Ändern sich die Betreuungskosten (z. B. durch Schuleintritt), muss die Abrechnung angepasst werden.
4. Meldungen an Behörden
- Der Zuschuss wird nicht im steuerpflichtigen Arbeitslohn gemeldet.
- In der Lohnsteuerbescheinigung erscheint er jedoch in der Zeile für steuerfreie Arbeitgeberleistungen.
Praxisbeispiel
Ein Mitarbeiter zahlt monatlich 400 € Kindergartenbeitrag. Der Arbeitgeber übernimmt 300 €:
- Abrechnung: 300 € erscheinen in der Lohnabrechnung als steuerfreier Kindergartenzuschuss.
- Dokumentation: Kita-Rechnung (400 €) wird archiviert.
- Ergebnis: Mitarbeiter erhält 300 € netto, Arbeitgeber zahlt ebenfalls keine Lohnnebenkosten.
Alternative Unterstützungsmodelle
Neben dem Zuschuss können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter auch anders unterstützen:
- Betriebskindergarten oder Kooperation mit lokalen Einrichtungen
- Flexible Arbeitszeiten oder Homeoffice
- Zuschüsse zu Ferienbetreuung oder Tagespflege (teilweise steuerlich eingeschränkt möglich)
Fazit
Der Kindergartenzuschuss vom Arbeitgeber ist 2025 eine der attraktivsten steuerfreien Zusatzleistungen. Er stärkt die Mitarbeiterbindung, verbessert das Arbeitgeberimage und bietet Arbeitnehmern eine spürbare finanzielle Entlastung. Entscheidend ist die korrekte Abbildung in der Lohnabrechnung, vollständige Dokumentation und laufende Kontrolle, damit die Steuerfreiheit auch in einer Prüfung anerkannt wird.
