Kilometergeld-Vergütung 2025: Was Arbeitgeber zahlen dürfen, worauf in der Lohnbuchhaltung zu achten ist – und wie alles dokumentiert wird

1. Überblick: Zulässige Höhe der Kilometergeld-Vergütung 2025

• Arbeitgeber können Kilometergeld steuerfrei gewähren – aber nur bis zu gewissen Pauschalen. Für das Jahr 2025 gelten dieselben Rahmenwerte wie in den Vorjahren:

• 30 Cent pro Kilometer (einfache Strecke) bei Nutzung eines privaten PKWs oder Motorrads

• 38 Cent pro Kilometer bei Nutzung eines Fahrrads oder E-Bikes – sofern vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt

• Überschreitet die Erstattung diese Pauschalen, ist der übersteigende Teil lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

• Hinweis für Unternehmer: Sachbezugsgrenze, Reisekostenrecht und ggfs. Besonderheiten bei Dienstfahrrädern beachten.

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2. Was Arbeitgeber zahlen dürfen – und was nicht

a) Steuerfreie Pauschale nutzen

• 30 Cent/km sind steuer- und sozialversicherungsfrei – eine attraktive Möglichkeit, Mitarbeitende zu entlasten.

• 38 Cent/km Fahrradregelung nur zusätzlich zum normalen Gehalt und im Rahmen der Dienstfahrrad-Vergütung.

b) Zuschüsse zusätzlich zum Gehalt

• Arbeitgeber können darüber hinaus massiv höhere Kilometerpauschalen zahlen – aber: übersteigen diese den steuerfreien Betrag, müssen sie als zusätzlicher Arbeitslohn behandelt werden.

• Beispiel: Bruttolohn € 3.000 + Kilometergeld € 200 für 100 km → steuerfrei bleiben nur € 30; die restlichen € 170 sind steuer- und sozialversicherungspflichtig.

c) Praxis-Tipp: Dienstwagenregelungen

• Wird ein Dienstwagen gestellt, entfällt die Kilometergeld-Erstattung. Stattdessen greift die 1-Prozent-Regelung bzw. Fahrtenbuchmethode zur Bewertung des geldwerten Vorteils.

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3. Lohnbuchhaltung: Worauf Sie achten müssen

a) Abgrenzung in der Gehaltsabrechnung

• Kilometergeld exakt abgrenzen: separat ausweisen, um steuerfreien Anteil (30 Cent/km) klar zu trennen vom statutarischen Zusatzlohn.

• Beispiel-Abrechnung:

• Zeile „Kilometergeld (steuerfrei)“: € 30

• Zeile „Kilometergeld (steuerpflichtig)“: € 170

• anschließend reguläre Lohnsteuer- und SV-Berechnung.

b) Nachweispflicht beachten

• Die Finanzverwaltung verlangt einen Fahrten-Nachweis, z. B. An- und Abfahrtsdaten, Kilometerstand, Zweck der Fahrt – mindestens für beruflich veranlasste Wege.

• In der Lohnbuchhaltung: unbedingt Trip-Logs oder Fahrtenlisten ablegen – papierhaft oder digital tauglich.

c) Datenschutz & Aufbewahrung

• Fahrtenlisten enthalten personenbezogene Daten (Name, Privatadresse, Fahrtenzeiten). DSGVO-konform sichern!

• Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen: 10 Jahre gemäß Abgabenordnung (§ 147 AO).

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4. Dokumentation: So halten Sie alles richtig fest

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5. Praxisbeispiel – so gelingt der Alltag

Szenario: Mitarbeiter Meier fährt im Monat Mai 2025 insgesamt 200 km beruflich mit seinem Privat-Pkw.

• Kilometergeld (200 km × 0,30 €) = 60 € – steuerfrei

• Arbeitgeber gewährt zusätzlich 0,10 € extra pro km → 20 € – steuer- und sozialversicherungspflichtig

Abrechnungsauszug:

• Kilometergeld (steuerfrei): € 60

• Kilometergeld extra (steuerpflichtig): € 20 → insgesamt: € 80 zusätzlich im Brutto

Fahrtenliste-Beispiel:

6. Warum eine korrekte Kilometergeld-Vergütung 2025 wichtig ist

• Steuervorteile nutzen: bis zu 30 Cent/km steuerfrei, Entlastung für Mitarbeitende.

• Rechtssicherheit & Compliance: klare Abgrenzung und Dokumentation minimieren Prüfungsrisiko durch Finanzamt.

• Digitalisierung nutzen: Fahrten-Apps (z. B. digitale Fahrtenbücher) vereinfachen Dokumentation – DSGVO-konform einsetzen.

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Fazit – optimale Gestaltung Ihrer Kilometergeld-Vergütung 2025

• Machen Sie kilometerbasierte Fahrtkostenerstattungen steuer- und sozialversicherungsfreundlich, indem Sie die 30 Cent/km-Pauschale konsequent nutzen.

• Gliedern Sie steuerfreie und steuerpflichtige Anteile sauber in der Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung.

• Dokumentieren Sie Fahrtzweck, Kilometer, Belege DSGVO-konform – und archivieren Sie alles mindestens 10 Jahre.

• Ergänzend lohnt sich ein Blick auf digitale Fahrtenbücher und Apps zur Vereinfachung.

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