Haben Werkstudenten Anspruch auf Urlaub? – Das müssen Arbeitgeber wissen

⚖️ Gesetzliche Grundlage: Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)

Nach § 1 und § 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) gilt der Urlaubsanspruch für alle Arbeitnehmer – unabhängig davon, ob sie in Vollzeit, Teilzeit oder als Werkstudent beschäftigt sind. Der Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche. Bei einer geringeren wöchentlichen Arbeitszeit wird der Anspruch anteilig berechnet.

Beispiel: Ein Werkstudent arbeitet an 3 Tagen pro Woche. Formel: 24 Tage × (3 Arbeitstage / 6 Werktage) = 12 Urlaubstage pro Jahr.

Der volle Urlaubsanspruch entsteht nach einer Beschäftigungsdauer von sechs Monaten (§ 4 BUrlG). Vorher besteht ein anteiliger Anspruch.

🧾 Sozialrechtliche Einordnung: Urlaub und Werkstudentenprivileg

Werkstudenten gelten sozialversicherungsrechtlich als ordentliche Studierende, solange sie während der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten. Der bezahlte Urlaub ändert daran grundsätzlich nichts, da dieser als bezahlte Freistellung zählt – also Arbeitszeit, nicht Freizeit im Sinne einer Beschäftigungspause.

Wichtig für Arbeitgeber: Das während des Urlaubs gezahlte Entgelt fließt in die 520-Euro-Grenze (bei Minijob-Werkstudenten) oder in das regelmäßige Monatsentgelt ein. Wird dadurch die 20-Stunden-Regel dauerhaft überschritten, kann die Werkstudentenregelung entfallen und volle Sozialversicherungspflicht entstehen.

💡 Praktisches Vorgehen: Urlaubsplanung und Vergütung

• Urlaubsantrag: Werkstudenten müssen – wie andere Arbeitnehmer – Urlaub rechtzeitig beantragen.

• Genehmigung: Der Arbeitgeber entscheidet nach betrieblichen Belangen, muss aber die Interessen des Werkstudenten berücksichtigen.

• Urlaubsentgelt: Während des Urlaubs besteht Anspruch auf bezahlte Freistellung (§ 11 BUrlG). Die Vergütung entspricht dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn.

• Übertragung: Nicht genommener Urlaub verfällt grundsätzlich am 31. Dezember, kann aber aus betrieblichen oder persönlichen Gründen bis 31. März des Folgejahres übertragen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

🗂️ Dokumentation: So sichern Arbeitgeber sich rechtlich ab

Nach dem Nachweisgesetz (NachwG) und den Aufbewahrungspflichten im Arbeitsrecht müssen Arbeitgeber Urlaubsansprüche und -zeiten nachvollziehbar dokumentieren. Dazu zählen:

• Anzahl der gewährten und verbleibenden Urlaubstage

• Datum und Dauer genehmigter Urlaube

• Nachweise über Antrag und Genehmigung

Digitale Systeme wie TAXMARO erleichtern diesen Prozess erheblich. Die Plattform bietet eine integrierte Urlaubsverwaltung, die automatisch Urlaubsansprüche berechnet, Anträge digital verarbeitet und alle Daten direkt in die vorbereitende Lohnabrechnung überführt – vollständig konform mit deutschem Arbeitsrecht.

✅ Fazit: Werkstudenten haben vollen Urlaubsanspruch

Werkstudenten sind keine Aushilfen zweiter Klasse – sie haben denselben Anspruch auf bezahlten Urlaub wie andere Arbeitnehmer. Arbeitgeber müssen Urlaube korrekt berechnen, genehmigen und dokumentieren. Mit digitalen Tools wie TAXMARO gelingt dies effizient, transparent und rechtssicher – und sichert Unternehmen gleichzeitig gegen mögliche Nachforderungen bei Prüfungen ab.

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