Viele Geschäftsführer einer GmbH oder UG fragen sich: Besteht eigentlich ein Anspruch auf Urlaub? Die Antwort hängt entscheidend davon ab, ob der Geschäftsführer als Arbeitnehmer im arbeitsrechtlichen Sinne gilt – was insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern häufig nicht der Fall ist. Dennoch können auch sie vertraglich geregelte Urlaubsansprüche haben, die korrekt dokumentiert und abgerechnet werden müssen.
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) gilt nur für Personen, die Arbeitnehmer im Sinne des Gesetzes sind. Ein Gesellschafter-Geschäftsführer ist jedoch in vielen Fällen nicht weisungsgebunden, sondern organisatorisch und wirtschaftlich selbstständig. Damit entfällt der klassische Arbeitnehmerstatus – und somit auch der gesetzliche Urlaubsanspruch nach dem BUrlG.
Ausnahme: Besteht ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis, z. B. wenn der Geschäftsführer nicht oder nur gering beteiligt ist (unter 50 % der Gesellschaftsanteile) und weisungsgebunden gegenüber der Gesellschafterversammlung agiert, kann er als Arbeitnehmer gelten. In diesem Fall besteht ein gesetzlicher Anspruch auf bezahlten Urlaub, genauso wie bei regulären Angestellten (§ 1, 3 BUrlG).
In der Praxis wird der Urlaubsanspruch für Gesellschafter-Geschäftsführer meist vertraglich geregelt. Der Geschäftsführer-Anstellungsvertrag sollte klare Bestimmungen enthalten zu:
Fehlt eine explizite Regelung, besteht kein automatischer Anspruch auf Urlaub. In solchen Fällen kann der Geschäftsführer seine Abwesenheiten frei im Rahmen seiner Aufgabenverantwortung planen, ist aber nicht gesetzlich geschützt.
Für Gesellschafter-Geschäftsführer gelten besondere sozialversicherungsrechtliche Regeln:
Das während des Urlaubs gezahlte Entgelt – sofern vereinbart – ist steuer- und sozialversicherungspflichtig, wenn der Geschäftsführer pflichtversichert ist. Bei selbstständigen Geschäftsführern erfolgt die Vergütung im Rahmen der laufenden Bezüge, ohne gesonderte Urlaubsabrechnung.
Auch wenn kein gesetzlicher Anspruch besteht, sollten Urlaubszeiten von Geschäftsführern dokumentiert werden – insbesondere:
Arbeitgeber bzw. die Gesellschaft können hierzu eine Urlaubsübersicht oder digitale Abwesenheitsverwaltung nutzen. Mit TAXMARO lassen sich Urlaubstage, Vertretungen und Abwesenheiten zentral erfassen, genehmigen und automatisch in die vorbereitende Lohnabrechnung überführen – ideal auch für Geschäftsführer und leitende Angestellte.
Gesellschafter-Geschäftsführer haben nicht automatisch Anspruch auf Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz, da sie meist keine Arbeitnehmer sind. Ein Urlaubsanspruch entsteht nur, wenn dieser vertraglich vereinbart oder der Geschäftsführer weisungsgebunden beschäftigt ist. Arbeitgeber bzw. Gesellschafter sollten die Regelung klar im Vertrag festhalten und Urlaubszeiten dokumentieren, um Transparenz und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Mit TAXMARO gelingt das digital, effizient und prüfungssicher – egal ob für Mitarbeiter oder Geschäftsführer.
