Geldwerter Vorteil 2025: Regeln, Grenzen & Lohnabrechnung für Arbeitgeber

Was ist ein geldwerter Vorteil?

Ein geldwerter Vorteil liegt immer dann vor, wenn Arbeitnehmer Sach- oder Zusatzleistungen erhalten, die nicht in Geld ausgezahlt werden, aber einen finanziellen Wert haben. Typische Beispiele:

• Firmenwagen zur privaten Nutzung

• Essensgutscheine oder Restaurantkarten

• Jobticket oder Fahrtkostenzuschüsse

• Betriebliche Gesundheits- oder Fitnessangebote

• Mitarbeiterrabatte auf Produkte oder Dienstleistungen

• Digitale Sachbezüge wie Gutscheinkarten

Welche Grenzen gelten 2025?

Was muss der Arbeitgeber beachten?

• Rechtssichere Dokumentation: Jeder geldwerte Vorteil muss erfasst und nachvollziehbar dokumentiert sein.

• Zweckbindung: Nur Sachbezüge, keine Bargeldauszahlungen.

• Fristen: Monatliche Freibeträge (z. B. 50 €) dürfen nicht angespart oder übertragen werden.

• Prüfung bei Betriebsprüfungen: Das Finanzamt kontrolliert besonders streng, ob Grenzen eingehalten wurden.

Wie ist der geldwerte Vorteil in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen?

• Geldwerte Vorteile müssen im Bruttolohn ausgewiesen werden.

• Steuerfreie Sachbezüge erscheinen separat als steuerfrei in der Lohnabrechnung.

• Steuerpflichtige Vorteile werden wie normaler Arbeitslohn behandelt und erhöhen das steuer- und beitragspflichtige Brutto.

• Digitale Tools wie Taxmaro ermöglichen eine automatische Erfassung und korrekte Verbuchung.

Was passiert, wenn der geldwerte Vorteil nicht berücksichtigt wird?

• Nachzahlungen: Bei einer Betriebsprüfung werden nicht korrekt erfasste Vorteile nachversteuert – oft rückwirkend für mehrere Jahre.

• Sozialversicherungsbeiträge: Arbeitgeber müssen die Beiträge nachzahlen, inklusive Säumniszuschlägen.

• Haftung: Arbeitgeber haften persönlich für fehlerhafte Abrechnungen (§ 42d EStG).

• Strafrechtliche Folgen: Bei vorsätzlicher Nichtberücksichtigung kann sogar Steuerhinterziehung vorliegen.

Fazit

Ein geldwerter Vorteil ist eine attraktive Form der Mitarbeiterbindung – steuerlich aber streng reguliert. Arbeitgeber müssen 2025 die aktuellen Freibeträge und Grenzen genau beachten, jeden Vorteil in der Lohnabrechnung korrekt erfassen und sauber dokumentieren. Wer diese Pflichten missachtet, riskiert hohe Nachzahlungen und rechtliche Konsequenzen. Mit einem digitalen HR-Tool wie Taxmaro gelingt die Umsetzung effizient, rechtssicher und transparent.

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