Falsche Steuerklasse in der Lohnabrechnung: Folgen, Korrekturen und digitale Lösungen für Arbeitgeber

Wie kommt es zu Fehlern bei der Steuerklasse?

Die Ursachen für eine falsche Steuerklasse sind vielfältig:

• Unvollständige oder fehlerhafte Angaben des Arbeitnehmers bei Beginn des Arbeitsverhältnisses

• Nicht gemeldete Änderungen im Familienstand, etwa durch Heirat, Scheidung oder Geburt eines Kindes

• Falsche Eingaben im Abrechnungssystem oder fehlende Aktualisierungen nach Änderungen in den ELStAM-Daten

• Kommunikationsfehler zwischen Personalabteilung, Steuerberater und Arbeitnehmer

Gerade bei häufig wechselnden Beschäftigungsverhältnissen, Minijobbern oder Werkstudenten kommt es in der Praxis regelmäßig zu Abweichungen.

Steuerklasse prüfen: Pflicht des Arbeitgebers

Seit 2013 läuft die Übermittlung der Lohnsteuermerkmale ausschließlich über ELStAM (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale, § 39e EStG). Arbeitgeber müssen die Daten beim Finanzamt elektronisch abrufen. Dazu zählen:

• Steuerklasse

• Kinderfreibeträge

• Kirchensteuerabzug

👉 Tipp: Arbeitgeber sollten nicht nur zu Beginn des Arbeitsverhältnisses, sondern auch regelmäßig im laufenden Jahr die ELStAM-Daten prüfen, um Änderungen rechtzeitig zu übernehmen. Moderne Lohnabrechnungssysteme bieten oft eine automatisierte ELStAM-Abfrage, die Fehlerquellen minimiert.

Wer haftet bei einer falschen Abrechnung?

Die rechtliche Grundlage liefert § 42d EStG:

• Der Arbeitgeber haftet für die ordnungsgemäße Abführung der Lohnsteuer.

• Zu viel abgeführte Lohnsteuer kann sich der Arbeitnehmer über seine Einkommensteuererklärung zurückholen.

• Zu wenig abgeführte Lohnsteuer muss der Arbeitgeber nachzahlen – es sei denn, der Arbeitnehmer hat falsche Angaben vorsätzlich gemacht.

Damit ist klar: Arbeitgeber tragen in der Praxis fast immer das Risiko.

Nachträgliche Korrektur: Fristen und Verfahren

Lohnsteuer

• Stellt der Arbeitgeber den Fehler im laufenden Kalenderjahr fest, darf er die zu wenig abgeführte Steuer bei der nächsten Gehaltszahlung nachholen (§ 41c Abs. 1 Nr. 1 EStG).

• Nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist ein nachträglicher Einbehalt nicht mehr erlaubt. In diesem Fall muss der Arbeitgeber eine Anzeige beim Finanzamt machen (§ 41c Abs. 4 EStG). Das Finanzamt fordert die Differenz dann direkt beim Arbeitnehmer ein.

Sozialversicherung

• Beiträge müssen immer vollständig nachgezahlt werden.

• Arbeitnehmeranteile dürfen aber nur für die drei folgenden Abrechnungszeiträume einbehalten werden. Danach trägt der Arbeitgeber die Beiträge allein.

• Arbeitgeberanteile müssen immer in voller Höhe nachgezahlt werden – unabhängig vom Zeitpunkt der Fehlerentdeckung.

Verjährung

• Lohnsteuer: 4 Jahre (§ 169 AO), bei Steuerhinterziehung bis zu 10 Jahre.

• Sozialversicherung: 4 Jahre (§ 25 SGB IV), bei vorsätzlicher Hinterziehung bis zu 30 Jahre.

Wie lange darf der Arbeitgeber Nachforderungen vom Arbeitnehmer einbehalten?

• Lohnsteuer: Nur bis zum Ende des Kalenderjahres, solange die Lohnsteuerbescheinigung noch nicht übermittelt wurde. Danach ist ein Einbehalt ausgeschlossen.

• Sozialversicherungsbeiträge: Arbeitnehmeranteile maximal innerhalb von drei Abrechnungszeiträumen, Arbeitgeberanteile immer.

👉 Wer die Fristen verpasst, muss mit höheren Kosten und Verwaltungsaufwand rechnen.

Wie Entgeltabrechnungsprogramme helfen können

Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme unterstützen Arbeitgeber dabei, Fehler bei Steuerklassen und Abgaben zu vermeiden und Korrekturen effizient umzusetzen:

• Automatisierte ELStAM-Abfragen: Das System ruft Änderungen bei Steuerklasse, Freibeträgen oder Kirchensteuer automatisch ab und spielt sie in die Abrechnung ein.

• Prüfalgorithmen: Viele Systeme prüfen Plausibilität, z. B. ob ein verheirateter Arbeitnehmer ohne Kinder mit Steuerklasse I geführt wird.

• Korrekturfunktionen: Fehlerhafte Abrechnungen können über spezielle Korrekturassistenten schnell berichtigt werden.

• Dokumentation & Nachweise: Jede Änderung wird protokolliert, sodass Arbeitgeber bei Betriebsprüfungen belegen können, wann Fehler erkannt und korrigiert wurden.

• Integration in die Lohnbuchhaltung: Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger erfolgen automatisch im DEÜV- und ELStAM-Verfahren.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen sind solche Funktionen ein großer Vorteil, da sie das Risiko von Nachzahlungen und Bußgeldern erheblich reduzieren.

Fazit

Eine falsche Steuerklasse kann für Arbeitgeber teuer werden. Sie müssen in der Regel für die Nachzahlung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge einstehen – und nur in engen Fristen dürfen Beträge noch beim Arbeitnehmer nachträglich einbehalten werden. Während Lohnsteuer nur im laufenden Kalenderjahr korrigierbar ist, gilt für Sozialversicherungsbeiträge eine 3-Monats-Regel für den Arbeitnehmeranteil. Wer diese Fristen verpasst, trägt die Kosten allein.

Digitale Entgeltabrechnungsprogramme helfen dabei, Fehler von vornherein zu vermeiden, Änderungen automatisch zu berücksichtigen und Korrekturen transparent und rechtskonform durchzuführen. Für Arbeitgeber sind sie damit ein entscheidender Baustein für eine sichere und effiziente Lohnbuchhaltung.

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