EEL (elektronische Entgeltersatzleistung): Pflichten für Arbeitgeber, Lohnabrechnung und arbeitsrechtliche Grundlagen

Was ist die EEL (elektronische Entgeltersatzleistung)?

Das EEL-Verfahren dient der automatisierten Übermittlung von Entgeltdaten zwischen Arbeitgeber und den Leistungsträgern (z. B. Krankenkassen). Es wird eingesetzt, wenn Arbeitnehmer Anspruch auf Entgeltersatzleistungen haben, wie:

• Krankengeld,

• Kinderkrankengeld,

• Mutterschaftsgeld,

• Elterngeld,

• Übergangsgeld.

Die Meldungen erfolgen ausschließlich digital über die zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware des Arbeitgebers.

Arbeitsrechtliche Voraussetzungen

Arbeitgeber sind verpflichtet, am EEL-Verfahren teilzunehmen (§ 107 SGB IV). Wichtige Vorgaben:

• Automatisierte Datenübermittlung: Papiermeldungen sind nicht mehr zulässig.

• Pflicht zur Vollständigkeit: Arbeitgeber müssen alle für die Berechnung notwendigen Daten elektronisch übermitteln (z. B. Entgelt, Fehlzeiten, Beginn/Ende der Arbeitsunfähigkeit).

• Datenschutz: Die Datenübermittlung unterliegt strengen Anforderungen nach DSGVO und SGB.

• Mitwirkungspflicht: Arbeitnehmer müssen Arbeitgeber über den Leistungsantrag informieren, damit die elektronische Meldung ausgelöst werden kann.

Darstellung in der Lohnabrechnung

Die EEL-Meldung selbst erscheint nicht direkt auf der Gehaltsabrechnung, ist aber eng mit der Lohnabrechnung verknüpft:

• Lohnfortzahlung und Krankengeld: Arbeitgeber zahlen bei Krankheit bis zu 6 Wochen Entgeltfortzahlung, danach springt die Krankenkasse ein. Die Abrechnungssoftware übermittelt die erforderlichen Daten für die Berechnung des Krankengeldes.

• Mutterschaftsgeld & Zuschuss: Die Meldung umfasst Angaben zum regelmäßigen Bruttoentgelt, um die Höhe des Zuschusses korrekt zu berechnen.

• Elterngeld: Für die Ermittlung des Anspruchs sind Lohnabrechnungsdaten (Bruttolohn der letzten 12 Monate) entscheidend.

• Dokumentation: In der Lohnabrechnung wird kenntlich gemacht, ab wann der Arbeitgeber nicht mehr das volle Gehalt zahlt, sondern Entgeltersatzleistungen greifen.

Was Arbeitgeber beachten sollten

Damit das EEL-Verfahren reibungslos läuft, sollten Arbeitgeber:

• eine zertifizierte Lohnabrechnungssoftware einsetzen, die EEL-Meldungen unterstützt,

• interne Prozesse so gestalten, dass Meldungen rechtzeitig an die Krankenkassen gesendet werden,

• die Kommunikation mit Mitarbeitern sicherstellen, um alle erforderlichen Daten vorliegen zu haben,

• die gesetzlichen Meldefristen einhalten, um Verzögerungen bei der Auszahlung von Leistungen zu vermeiden.

✅ Fazit:

Das EEL-Verfahren ist seit Jahren Pflicht und sorgt für eine digitale, effiziente und rechtssichere Übermittlung von Daten zu Entgeltersatzleistungen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Lohnabrechnungssysteme EEL unterstützen und alle Meldungen korrekt und fristgerecht erfolgen.

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